Leistungszuschnitt
Zur Identifikation von Leistungen nach der FIM-Methodik, müssen diese zunächst mit Hilfe der Normenanalyse "zugeschnitten" werden. Dazu wird die Handlungsgrundlage nach relevanten Objekten wie Beteiligten, Voraussetzungen und Aktionen durchsucht. Die daraus resultierende Ableitung von Leistungen schafft die Grundlage eines Eintrages im Leistungskatalog.
Zuschnittsindikatoren
Schritt 1: Handlungsgrundlagen
Bei einem Leistungszuschnitt müssen immer zuerst die relevanten Handlungsgrundlagen identifiziert werden. Dabei kann es sich nicht nur um Gesetze handeln, sondern auch beispielsweise um Verwaltungsvorschriften.
Durch die Eingrenzung, welches Fachrecht betroffen ist, ergibt sich in diesem Schritt die Leistungsgruppierung.
Im XRepository finden Sie eine Codeliste aller möglichen Arten von Handlungsgrundlagen.
Bei der Identifikation der Handlungsgrundlagen im Leistungszuschnitt werden auch Verwaltungsvorschriften mit berücksichtigt.
Im Leistungssteckbrief werden dagegen nur die Rechtsvorschriften bei den Handlungsgrundlagen aufgenommen.
Schritt 2: Regelungsgegenstand
Im nächsten Schritt wird analysiert, was in den zuvor identifizierten Handlungsgrundlagen geregelt wird. Dabei wird das höherrangige Recht zuerst betrachtet.
Der Regelungsgegenstand ergibt sich häufig schon aus der Inhaltsangabe des betrachteten Rechts. Da sich auf einen Regelungsgegenstand meistens mehrere FIM-Leistungen beziehen, wird er als weitere Gliederungsebene geführt – die Leistungskennung.
Innerhalb einer Rechtsgrundlage können auch mehrere Regelungsgegenstände identifiziert werden.
Schritt 3: Handlungsform/Verfahrensart
Nachdem der Regelungsgegenstand einer Leistung ermittelt wurde, wird das dazugehörige Verwaltungshandeln betrachtet.
In der Handlungsform wird am häufigsten zwischen Verwaltungsakt und Realakt unterschieden:
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Verwaltungsakt
Verwaltungsakte sind die häufigste Handlungsform, die im Rahmen des Leistungszuschnitts identifiziert wird. Ein Verwaltungsakt ist eine hoheitliche Maßnahme einer Behörde auf dem Gebiet des öffentlichen Rechts. Er betrifft die Regelung eines Einzelfalls und hat eine nach außen gerichtete Rechtswirkung.
Verwaltungsakte werden häufig durch einen "Antrag" ausgelöst.- Beispiele: Bewilligung von Sozialleistungen, Ausstellung eines Personalausweises
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Realakt
Der Realakt findet sich eher im Bereich des informellen Verwaltungshandelns und der Verwaltungspraxis wieder. Hierbei findet ein Handeln der Verwaltung statt, das keine rechtliche Regelung zum Ziel hat.- Beispiele: Auslösung einer Zahlung, Beseitigung eines Verkehrshindernisses, Erteilung einer Auskunft
Aus der Identifikation der Handlungsform lassen sich anschließend die zulässigen Verfahrensarten ableiten. Aus dem Zuschnitt der Handlungsform und Verwaltungsverfahrensart ergibt sich die Verrichtungskennung.
Im XRepository finden Sie Codelisten für alle Handlungsformen und Verfahrensarten.
Als Leitfaden für die Bestimmung der Handlungsform kann außerdem die Codeliste operatives Ziel genutzt werden.
Schritt 4: Varianten
Änderung der Lebenszyklusphase
Ein Regelungsgegenstand kann durch Änderung seiner Lebenszyklusphase zum Gegenstand einer weiteren Leistungsverrichtung werden.
- Anzeige Gewerbeanmeldung bearbeiten
- Anzeige Gewerbeummeldung bearbeiten
Änderung der Periodizität
Verwaltungsleistungen, die den gleichen Regelungsgegenstand betreffen, aber in unterschiedlichen Zeitintervallen durchgeführt werden, bekommen ebenfalls eigene Leistungsverrichtungen.
- Monatsstatistik erheben
- Jahresstatistik erheben
Änderung der Multiplizität
Eine neue Leistungsverrichtung wird ebenfalls vergeben, wenn eine Verwaltungsleistung sich auf das Mehrfache eines Sachverhaltes bezieht.
- Förderanträge (Liste) auswerten
- Förderantrag bearbeiten
Detaillierung einer Verrichtung
Wenn eine Leistung mehrere Ausprägungen annehmen kann, bei denen aber grundlegend der gleiche Prozess durchlaufen wird, dann können diese innerhalb einer Verrichtung im Verrichtungsdetail angelegt werden.
- Ausbildungsförderung Bewilligung für Schüler
- Ausbildungsförderung Bewilligung für Studierende
Bei verschiedenen Varianten einer Leistung muss immer geprüft werden, ob sich daraus eine Änderung im Verwaltungsverfahren ergibt. Nur wenn sich hierbei nichts Grundlegendes ändert, können diese Ausprägungen im Verrichtungsdetail spezifiziert werden.
Außerdem wird das Verrichtungsdetail nur angelegt, wenn eine Leistung in mehr als einer Ausprägung existiert. Daher kann es niemals nur ein Verrichtungsdetail zu einer Leistung geben.
Kommt es zu einer Änderung im Verwaltungsverfahren, dann wird eine neue Verrichtungskennung angelegt.
Musterformular Leistungszuschnitt
Bevor eine Leistung im Leistungskatalog angelegt wird, durchläuft sie einen Redaktionsprozess, bei dem der Leistungszuschnitt in Zusammenarbeit mit der Bundes- oder Landesredaktion, Verantwortlichen der Bausteine Leistungen und Prozesse sowie dem zuständigen Fachressort auf methodische und fachliche Richtigkeit geprüft wird.
Mit Hilfe des Musterformulars „Leistungszuschnitt“ wird es allen Beteiligten ermöglicht, in einem einheitlichen Format die entstandenen Bedarfe über das Ticketsystem zu übermitteln. In diesem Formular kann die Neuanlage einer Leistung beantragt werden, aber auch Änderungen oder Löschung, wenn sich beispielsweise Rechtsgrundlagen geändert haben.
Zusätzliche Hinweise und Hilfestellungen für das Ausfüllen des Musterformulars finden Sie auch in den Kommentaren der Spaltenköpfe und dem Tabellenblatt Beispiel.
Die Kennzeichnung als Pflichtfeld bedeutet nicht, dass dieses Feld bei einer Bedarfsmeldung mit ausgefüllt werden muss. Der Leistungszuschnitt durchläuft mehrere zuständige Stellen, die bestimmte Ergänzungen vornehmen.
Zum Beispiel ist der Leistungsschlüssel ein Pflichtfeld, wird aber erst von der Redaktion des Bausteins Leistungen befüllt.
Im Folgenden werden die einzelnen Felder des Musterformulars genauer betrachtet.
Leistungsschlüssel
Pflichtfeld: ja
Hier wird der Leistungsschlüssel der FIM-Leistung eingetragen, sofern dieser schon vorhanden ist.
Der Leistungsschlüssel ist eine 14-stellige Nummer, die jede Leistung eindeutig identifiziert. Er wird vom Redaktionssystem des Bausteins Leistungen erzeugt und bekommt dabei für Leistungen auf Bundesebene immer zu Beginn die Ziffern "99" als Instanz. Die restlichen Ziffern setzen sich aus Leistungsgruppierung, Leistungskennung, Verrichtungskennung und Verrichtungsdetail zusammen.
Wird ein Leistungsschlüssel dezentral von einer Landesredaktion vergeben, dann bekommt er als Instanz eine Ziffernfolge von "01" bis "16" gemäß dem amtlichen Gemeindeschlüssel zugeordnet.
OZG (Onlinezugangsgesetz)
OZG-Leistungen sind Leistungsbündel im OZG-Umsetzungskatalog, die eine Vielzahl von Leistungen aus dem Leistungskatalog umfassen können.
Diese Feldgruppe wird für Leistungen auf Bundes- und Landesebene nicht benötigt.
OZG-Schlüssel
Pflichtfeld: ja, wenn es sich um eine OZG-Leistung handelt
Sofern es sich um eine OZG-relevante Leistung handelt, wird hier entsprechend dem Leistungsschlüssel eine 14-stellige Nummer vergeben, die bei OZG-Leistungen mit den Ziffern "77" beginnt.
OZG-ID (Kennung)
Pflichtfeld: ja, wenn es sich um eine OZG-Leistung handelt
Hierbei handelt es sich um einen fünfstelligen, eindeutigen Schlüssel, der die OZG-Leistung identifiziert. Diese ID wird aus der Codeliste Codes für OZG-Leistungen zum Standard XZuFi ausgewählt.
OZG-Themenfeld
Pflichtfeld: nein
Im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes wurden OZG-Leistungen in 14 Themenfelder unterteilt. Das passende Themenfeld kann im Musterformular im Dropdown-Menü ausgewählt werden.
Sie finden die OZG-Themenfelder auch in der Codeliste Codes für Themenfelder im OZG zum Standard XZuFi.
OZG-Abstimmung
Pflichtfeld: nein
In diesem Feld kann bestätigt werden, dass der Bedarf mit dem themenfeldführenden Bundesland abgestimmt ist, falls die Bedarfsmeldung aus einem anderen Bundesland kommt.
Leistungsobjekt
Das Leistungsobjekt setzt sich aus der Leistungsgruppierung (LG) und der Leistungskennung (LK) zusammen.
Leistungsgruppierung
Pflichtfeld: ja
Leitfrage: "Welches Fachgebiet ist betroffen?"
Eine Leistung wird genau einem Fachgebiet der öffentlichen Verwaltung zugeordnet.
Die Leistungsgruppierung ist die oberste Gliederungsebene im Leistungskatalog und zeigt auf, zu welchem Fachrecht die Leistung gehört. Sie kann im Musterformular aus einer Dropdown-Liste und außerdem einer fertigen Codeliste für die Leistungsgruppierung ausgewählt werden.
Leistungskennung
Pflichtfeld: ja
Leitfrage: "Was wird in der Handlungsgrundlage geregelt?"
Die Leistungskennung beschreibt den Regelungsgegenstand der Leistung und muss sich zwingend aus der Rechtsgrundlage ergeben.
Bei der Leistungskennung für Leistungen aus dem Landesrecht sollten möglichst keine länderspezifischen Begriffe verwendet werden, um das Nachnutzungspotenzial für andere Bundesländer zu gewährleisten.
Die Leistungskennung ist in der Leistungsbezeichnung I enthalten.
Verrichtung
Der Abschnitt Verrichtung setzt sich aus der Verrichtungskennung (VK) und dem Verrichtungsdetail (VD) zusammen.
Verrichtungskennung
Pflichtfeld: ja, bei Leistungen des Detaillierungsgrads LOV und LOVD
Leitfrage: "Was macht die Verwaltung (mit der Leistungskennung)?"
Die Verrichtungskennung beschreibt das Verwaltungshandeln aus der Perspektive der Verwaltung.
Verrichtungskennungen werden standardisiert in Form von Substantivierungen vorgegeben. In der Regel wird die Verrichtungskennung als ein positives Ergebnis der Leistung (zum Beispiel: Bewilligung, Genehmigung, Entgegennahme) formuliert und hat sich am Wortlaut der Rechtsgrundlage zu orientieren.
Zu einem Regelungsgegenstand kann es mehrere Verrichtungen geben. Die Verrichtungskennung ist in der Leistungsbezeichnung I enthalten.
Im Musterformular kann sie aus einer Dropdown-Liste ausgewählt werden. Es steht aber auch eine vorgefertigte Codeliste für die Verrichtungskennung zur Verfügung.
Es ist nicht immer einfach, die richtige Verrichtungskennung für die jeweilige Verwaltung auszuwählen, da manche Einträge der Liste eine sehr ähnliche Bedeutung haben.
Im Abschnitt Querschnittliches finden sich im Kapitel zum Leistungszuschnitt einige Beispiele zur Orientierung.
Außerdem kann die Suchfunktion im Leistungskatalog genutzt werden, um Leistungen mit den jeweiligen Verrichtungskennungen zu finden, da diese immer Teil der Leistungsbezeichnung sind. Dabei wird schnell deutlich, dass aus der umfänglichen Liste an möglichen Verrichtungskennungen in den meisten Leistungen nur eine kleine Auswahl genutzt wird (zum Beispiel Bewilligung, Erteilung, Entgegennahme).
Verrichtungsdetail
Pflichtfeld: ja, wenn vorhanden (nur bei Leistungen des Detaillierungsgrads LOVD)
Leitfrage: "Welche Varianten kann es in den Verwaltungsverfahrensarten geben?"
Das Verrichtungsdetail ist nur anzugeben, wenn verschiedene Zielgruppen oder Ausnahmen innerhalb der Leistung existieren.
Das Verrichtungsdetail kann nur beantragt werden, wenn verschiedene Varianten des gleichen Stammprozesses genutzt werden können. Ändert sich der Prozess, dann muss eine neue Verrichtungskennung beantragt werden.
Zu einer Verrichtungskennung kann niemals nur ein einzelnes Verrichtungsdetail existieren. Wenn die Leistung in Verrichtungsdetails unterteilt werden muss, dann muss es immer mindestens zwei geben.
Leistungsbezeichnung II
Pflichtfeld: ja, bei Leistungen des Detaillierungsgrads LOV und LOVD
Leitfrage: "Wonach suchen oder was möchten die Nutzenden der Leistung?"
Die Leistungsbezeichnung II ist der Name der Leistung, wie er in Verwaltungsportalen veröffentlicht wird. Sie beschreibt die Leistung aus Sicht der Nutzenden.
Die Leistungsbezeichnung II ist möglichst bürgernah, aus der Perspektive eines Bürgers, einer Bürgerin oder eines Unternehmens zu formulieren. Außerdem soll sie auf einem Verb enden und keine Einschübe oder Nebensätze beinhalten.
Typisierung
Pflichtfeld: ja
Leitfrage: "Wo liegt die Regelungs- und Vollzugskompetenz der Leistung?"
Im Feld Typisierung wird mit den Leistungstypen 1 bis 5 die Regelungs- und Vollzugskompetenz für die Verwaltungsleistung angegeben. Zusätzlich gibt es die Typisierungen 6 bis 12, mit denen gleichartige Leistungen (beispielsweise verwaltungsinterne Leistungen) gruppiert werden.
Es ist möglich, eine Mehrfachtypisierung anzugeben.
Eine Auflistung der möglichen Typisierungen finden Sie im Tabellenblatt "Typisierung". Sie kann auch aus einer fertigen Codeliste für Typisierungen ausgewählt werden. Im Musterformular kann die Typisierung über ein Dropdown-Menü ausgewählt werden.
Handlungsgrundlagen
Pflichtfeld: ja
Die Handlungsgrundlagen müssen so spezifisch wie möglich, mit Paragrafen und Absätzen, angegeben werden. Außerdem wird der Name und Kurztitel jeder Handlungsgrundlage eingefügt und ein Link ergänzt.
Status Katalogeintrag
Pflichtfeld: nein
Wenn die Leistung bereits einen Eintrag im Leistungskatalog besitzt, kann an dieser Stelle der aktuelle Status des Eintrags angegeben werden.
Handlungsform
Pflichtfeld: ja
Die Handlungsform benennt aus Sicht des Verwaltungsrechts die jeweilige Handlungsform, die der Verwaltung zur Umsetzung des verfolgten operativen Ziels zur Verfügung steht und ergibt sich aus dem Verwaltungsrecht.
Die häufigsten Handlungsformen sind Verwaltungsakt und Realakt.
Nur bei Leistungen auf Verrichtungsebene (LOV oder LOVD) kann eine Handlungsform angegeben werden. Zu jeder Leistungsverrichtung gibt es genau eine Handlungsform.
Die Handlunsgform kann im Musterformular aus einer Drodown-Liste ausgewählt werden. Es steht zudem auch eine vorgefertigte Codeliste für die Handlungsform zur Verfügung.
Zur Bestimmung der Handlungsform kann die Codeliste operatives Ziel genutzt werden.
Verfahrensart
Pflichtfeld: ja
Die möglichen Verwaltungsverfahrensarten leiten sich aus der Handlungsform ab. Die Verfahrensart wird ebenfalls nur bei Leistungen auf Verrichtungsebene angegeben.
Die Verfahrensart kann im Musterformular aus einer Dropdown-Liste ausgewählt werden. Diese beinhaltet die Codeliste für die Verfahrensart.
Immer wenn sich die Handlungsform und die Verwaltungsverfahrensart ändern, muss ein neuer Katalogeintrag mit der entsprechenden Leistungsverrichtung angelegt werden.
Weitere Informationen
Ressort
Pflichtfeld: ja
Hier wird das Ressort angegeben, welches zur entsprechenden Leistung die Rechtsaufsicht innehat, zum Beispiel das zuständige Bundesministerium.
zuständige Stelle / Behörde
Pflichtfeld: ja
In diesem Feld wird die Stelle oder Behörde genannt, die für die Fachaufsicht verantwortlich ist.
Änderungsbedarf
Pflichtfeld: ja
Im Feld Änderungsbedarf gibt der Bedarfsmeldende an, welche Änderung mit dem Musterformular beantragt wird.
Hier kann angegeben werden, dass eine Leistung neu angelegt wird, wenn diese noch nicht im Leistungskatalog geführt wird.
Es können aber auch Änderungen oder Löschungen beantragt werden, wenn sich beispielsweise Rechtsgrundlagen geändert haben. Bei der Beantragung von Änderung oder Löschung sollte immer eine Begründung mitangegeben werden.
Ansprechperson Änderungsantrag
Pflichtfeld: ja
Die bedarfsmeldende Person muss an dieser Stelle eine Kontaktinformation wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für Rückfragen angeben.
Fachliche Ansprechperson
Pflichtfeld: nein
Falls es eine separate Ansprechperson für fachliche Rückfragen gibt, kann für diese eine Kontaktinformation angegeben werden.
Kontrolle/Qualitätssicherung
In den Feldern des Bereichs Kontrolle/Qualitätssicherung können die verschiedenen Beteiligten aus der Bundesredaktion, Landesredaktion und den Bausteinen Kommentare hinterlegen. Dies wird für den Austausch im Redaktionsprozess genutzt.
Außerdem ergänzt die Bundesredaktion hier den betreffenden SDG-Informationsbereich, sofern die Leistung SDG-relevant ist.
- Im Leistungszuschnitt wird die Handlungsgrundlage Schritt-für-Schritt analysiert.
- Aus der fachlichen Einordnung der Handlungsgrundlage ergibt sich die Leistungsgruppierung.
- Der Regelungsgegenstand beschreibt die Leistungskennung.
- Durch die Handlungsform und Verfahrensart der Verwaltung lässt sich die Verrichtungskennung ableiten.
- Weitere Variationen können entweder zusätzliche Verrichtungskennungen begründen oder im Verrichtungsdetail beschrieben werden, abhängig davon, ob sich der Prozess grundlegend ändert.
- Das "Musterformular Leistungszuschnitt" wird verwendet, um das Anlegen oder Ändern eines Eintrags im Leistungskatalog zu beantragen und dient auch zur Abstimmung zwischen den beteiligten Redaktionen.