Die Umsetzungsphase
In der Umsetzungsphase wird ein Föderaler IT-Standard durch einen Umsetzungsungsverantwortlichen zur Implementierung vorbereitet.
Der Umsetzungsprozess
Hier zunächst ein grafischer Überblick über den Umsetzungsprozess und die dabei entstehenden Artefakte:
Begriffserklärungen
Die in der Grafik verwendeten Begriffe haben folgende Bedeutung:
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Planungszyklus | Ein Planungszyklus besteht aus mehreren Umsetzungszyklen. Die Dauer eines Planungszyklus ergibt sich aus der Summe seiner Umsetzungszyklen. |
| Umsetzungszyklus | Ein Umsetzungszyklus hat eine Dauer von zwei bis vier Wochen. Am Ende eines Umsetzungszyklus erfolgt eine Statuserhebung zu den bereits umgesetzten Teilaufgaben. |
| Roadmap | Die Roadmap stellt die Grobplanung des Gesamtprojektes dar. |
| Einzelabstimmung | Nach dem Ende eines Planungszyklus berichtet das Umsetzungsteams den Fortschritt an die Stakeholder des Bedarfsträgers und das Föderale IT-Standardisierungsboard (FIT-SB). |
Ablauf
Der Umsetzungsprozess läuft wie folgt ab:
- Der Standardisierungsbedarf wird auf Basis der Vorgaben der Definition of Ready von dem benannten Umsetzungsteam bearbeitet.
- Das Umsetzungsteam arbeitet selbstorganisiert entweder mithilfe agiler oder klassischer Vorgehensmodelle.
- Regelmäßig, etwa alle vier Wochen meldet das Umsetzungsteam dem Bedarfsträger und dem FIT-SB den Projektfortschritt zurück.
Dieses Feedback ermöglicht
- eine effizientere Steuerung
- Kurskorrekturen
- unvorhergesehene Aufgabenerweiterungen
- Für das Feedback stellt die Standardisierungsagenda im Downloadbereich die strukturierte Vorlage eines Projektstatusberichts zur Verfügung.
- Das FIT-SB überwacht den Fortschritt des Projekts mithilfe entsprechender Tools.
- Der erste Planungszyklus startet mit dem darin enthaltenen ersten Umsetzungszyklus. Mehrere aufeinander folgende Umsetzungszyklen führen iterativ zum erwünschten Ergebnis.
- Im letzten Umsetzungszyklus eines Planungszyklus wird die Feinspezifikation für den nächsten Planungszyklus erstellt.
- Am Ende eines Planungszyklus erfolgt eine Einzelabstimmung zwischen dem Projektteam und dem Bedarfsträger. Die Standardisierungsagenda bietet zu diesem Zweck einen Gesprächsleitfaden als Hilfsmittel an.
- Im Prozessframework schließt die Standardisierungsaufgabe mit der Definition of Done (DoD) durch das Umsetzungsteam ab. Dazu steht im Downloadbereich ebenfalls eine Vorlage bereit.
- Das DoD ist die Basis für den Übergang in die nächste Phase, die Betriebsüberführung.
Ergebnisse in der Umsetzungsphase
In der Umsetzungsphase bereitet das Projektteam alle Artefakte vor, die für die künftige Nutzung und den Regelbetrieb des Föderalen IT-Standards benötigt werden:
- Das Team beschreibt in einer IT-Spezifikation den Föderalen IT-Standard so, dass dieser von Nutzern implementiert werden kann.
- In einer Referenzimplementierung erstellt das Projektteam während der Umsetzungsphase eine konkrete Umsetzung des Föderalen IT-Standards, die als Machbarkeitsnachweis dient.
- Es wird eine Testumgebung realisiert, damit Nutzer des Föderalen IT-Standards ihre Implementierungen zuverlässig testen und Änderungen am Föderalen IT-Standard prüfen können.
- In der Umsetzungsphase wird eine Nutzerdokumentation erstellt, um die Anwendung des Föderalen IT-Standards zu erklären.
- Damit der Föderalen IT-Standard nach seiner Fertigstellung aktiv genutzt werden kann, muss dieser für den Regelbetrieb vorbereitet werden. Dazu wird ein Betriebskonzept erstellt, mit dem ein Betreiber den Föderalen IT-Standard zur Verfügung stellen kann. Dazu steht im Downloadbereich eine Vorlage bereit.
- Parallel sondiert das Umsetzungsteam, welche Institution als Betreiber in Frage kommen kann und stimmt sich mit geeigneten Kandidaten ab.
- Im Prozessframework schließt das Umsetzungsteam die Standardisierungsaufgabe mit der Definition of Done (DoD) ab.
- Die DoD bildet die Voraussetzung dafür, dass der IT-Planungsrat der Überführung in den produktiven Regelbetrieb zustimmt und den Föderalen IT-Standard als verbindlich oder empfehlenswert erklärt.
Wie lange dauert die Erstellung eines neuen Föderalen IT-Standards?
Erwartungsgemäß können keine allgemeingültigen Aussagen dazu getroffen werden, welcher Zeitraum erforderlich ist, um einen neuen Föderalen IT-Standard von der Bedarfsmeldung bis zur Betriebsüberführung fertigzustellen.
Auf Basis der nachfolgenden Faktoren können bei einem konkreten Standardisierungsbedarf näherungsweise Vorhersagen zur Umsetzungsdauer getroffen werden:
- In welchem Reifegrad befindet sich die Idee für einen neuen Föderalen IT-Standard?
- Ist der beantragte Standard völlig neu oder setzt er auf vorhandenen Strukturen (z. B. Industriestandards) auf?
- Wie viele Schnittstellen, IT-Systeme oder Anwendungen werden durch den neuen Föderalen IT-Standard betroffen?
- Können Stakeholder kurzfristig für Entscheidungen einbezogen werden?
- Wurden Umsetzungsteam und Stakeholder bereits frühzeitig in die Überlegungen zur Erstellung eines neuen Föderalen IT-Standards einbezogen?
Umsetzungsprozesse aus Sicht des FIT-SB
Ein weiterer Aspekt im Kontext der Umsetzungsphase ist der Blick auf mehrere Standardisierungsprojekte, die sich parallel in der Umsetzung befinden. Das entspricht der Sicht des FIT-SB auf die Standardisierungsprojekte.
Wie man in der Grafik gut erkennen kann, laufen die verschiedenen Standardisierungsprojekte zeitlich komplett unabhängig voneinander ab.
Alle entstehenden Projektstatusberichte werden zeitnah an das FIT-SB übermittelt. Dieses verdichtet die darin enthaltenen Informationen und generiert daraus entsprechende Reports. Ferner werden die verdichteten Daten auf einem Dashboard angezeigt.