Reportingstruktur

Worum geht es?

Das Reporting der Standardisierungsagenda visualisiert den Projektstatus aller in der Umsetzungsphase befindlichen Standardisierungsbedarfe in übersichtlicher Form.
So wird dem Standardisierungsboard ein Überblick über den Stand und den Fortgang von Standardisierungsvorhaben ermöglicht.

Das Reporting bietet außerdem der Projektleitung und weiteren beteiligten Stakeholdern einen zeitnahen Überblick über Projektfortschritte und Hindernisse. Insbesondere für die Projektleitung ist dies von entscheidender Bedeutung, um auf dieser Basis Entscheidungen zu treffen.

Aus welchem Komponenten besteht das Reporting?

Standardisierungsboard-Reporting auf Projektebene

Projektstatusbericht

Die Basis der Berichtstruktur bilden Statusberichte der Standardisierungsvorhaben.
Ein Projektstatusbericht enthält Informationen über den Erreichungsgrad des anstehenden Meilensteins Definition of Done (DoD) sowie Einzelinformationen zu den Kriterien des DoD.

 

Die Informationen in den Zeilen des Projektstatusberichts sind in der folgenden Tabelle erläutert:

Zeilennr.	Bezeichnung	Bedeutung
1	Bezeichnung des Standardisierungsbedarfs
3	Stand	Erstellungsdatum des Statusberichts
4	Leitung des Vorhabens	Bezeichnung des Bedarfsträgers, ggf. Name des Projektleiters
5	Projektstart	Datum des Projektstarts
6	Vorauss. Fertigstellung Umsetzung	Voraussichtliches Ende des Umsetzungsprozesses (Datum)
7	Vorauss. Genehmigung IT-PLR	Voraussichtliches Datum der Genehmigung des Standards durch den IT-Planungsrat
8	Regelbetrieb geplant ab	Voraussichtlicher Beginn (Datum) des Regelbetriebs
12	Zielerreichung	Grad der Zielerreichung des Gesamtprojekts in Prozent
13	Testspezifikation	Wie weit ist die Testspezifikation fertiggestellt?
14	Testumgebung	Welchen Stand hat die Einrichtung einer Testumgebung erreicht?
15	Testdurchführung	Wie weit sind die Tests vorangeschritten?
16	Referenzimplementierung	Wie weit ist die Referenzimplementierung fortgeschritten?
17	Spezifikation des Standards*	Zu welchem Grad ist der Standard spezifiziert?
18	Nutzerdokumentation*	Inwieweit ist die Nutzerdokumentation fertig gestellt?
19	Betriebskonzept*	Inwieweit ist das Betriebskonzept fertig gestellt?
20	Transitionsplan*	Inwieweit ist ein Transitionsplan fertig gestellt?
21	Stakeholdereinbindung*	Inwieweit fand eine Abstimmung mit den Interessensgruppen/Anspruchsgruppen statt?

^* Pflichtangaben

Die Spalten der Haupttabelle des Statusberichts (Zeile 9ff.) haben folgende Bedeutung:

Spalte	Bezeichnung	Bedeutung/Inhalt
A	DoD-Element	Korrespondierendes Informationselement gem. DoD
C	Gepl. Fertigstellung	Datum der Fertigstellung gemäß der aktuellen Abschätzung
D	Akt. Erreichungsgrad IST [%]	Aktueller Erreichungsgrad des betreffenden DoD-Elements in Prozent
E	Soll [%]	Soll-Erreichungsgrad gemäß Projektplan in Prozent
F	Begründung f. Abweichung	Begründung einer möglichen Abweichung
G	Link zum Ergebnis/Arbeitsstand	Verweis auf ein Dokument, das den gegenwärtigen Stand des DoD-Elements darstellt.

 

Die Projekte (Standardisierungsbedarfe in der Umsetzungsphase) übermitteln regelmäßig ihren jeweils aktuellen Projektstatusbericht an das Standardisierungsboard.
Eine entsprechende Vorlage steht im Downloadbereich zur Verfügung.

Feedback im Projektstatusbericht

Innerhalb eines Projektstatusberichts werden Umsetzungsteam und Bedarfsträger bereits frühzeitig durch eine farbliche Hervorhebung des IST-Wertes über den Entwicklungsstand informiert. Die Farbe der Hervorhebung ist dabei abhängig von der Differenz der Inhalte in der IST- beziehungsweise SOLL-Spalte. Hierfür gilt folgende Definition:

Schriftfarbe	Bedeutung	Bemerkungen
Dunkelgrau	Keine Hervorhebung: es ist kein Wert vorhanden oder der eingegebene Wert entspricht dem planmäßigen Fortschritt.
Gelb	Fortschritt teilweise kritisch	In der aktuellen Version ist dies der Fall, wenn der IST-Wert den jeweiligen SOLL-Wert um mehr als 10 %* unterschreitet.
Rot	Fortschritt kritisch	In der aktuellen Version ist dies der Fall, wenn der IST-Wert den jeweiligen SOLL-Wert um mehr als 20 %* unterschreitet.
Grün	Ziel erreicht	Der Wert in der IST-Spalte beträgt 100 %

^* Die angegebenen Werte (10 %, 20 %) beziehen sich auf die Version zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Dokumentation. Sie können sich daher ändern.

Einzelabstimmungen zwischen Bedarfsträgern und Umsetzungsteams

In größeren Zeitintervallen (zum Beispiel bei Erreichen eines Meilensteins) erfolgt eine Einzelabstimmung des Projekts zwischen Umsetzungsteam und Bedarfsträger. Die Standardisierungsagenda stellt zu diesem Zweck eine entsprechende Vorlage (Template) zur Verfügung. Die Vorlage hat folgenden Aufbau:

 

Die Vorlage für die Einzelabstimmung kann im Downloadbereich heruntergeladen werden.

Topologie des Berichtswesens

Die Teams, die einzelne Standardisierungsvorhaben umsetzen (Umsetzungsteams) berichten an das Standardisierungsboard.
Es wird davon ausgegangen, dass der Bedarfsträger in das Umsetzungsteam eingebunden ist und damit einen eigenen Berichtsweg etabliert.

Die Projektstatusberichte aller Standardisierungsbedarfe, die sich in der Umsetzungsphase befinden, werden nach ihrer Erstellung an das Standardisierungsboard übermittelt. Im Ergebnis liegen dort also die Statusberichte für alle in der Realisierung befindlichen Standardisierungsbedarfe in chronologischer Reihenfolge vor.

Die berichteten Informationen werden regelmäßig mit möglichst geringem Aufwand konsistent aufbereitet, verdichtet und bewertet. Aus diesen Berichten wird also durch Extrahieren und Konsolidieren der darin enthaltenen Informationen die Darstellungen des Reportings auf Ebene des Standardisierungsboards erzeugt. Die folgende Grafik vermittelt einen Überblick über die beschriebenen Zusammenhänge.

Die Darstellungen auf Ebene des Standardisierungsboards sind nachfolgend beschrieben.

Reporting auf Ebene des Standardisierungsboards (STDB)

STDB-Dashboard

Das STDB-Dashboard hat folgenden Aufbau:

Nachfolgend sind die Elemente des STDB-Dashboards beschrieben.

Tabelle Zielerreichung

Die Tabelle Zielerreichung enthält für jeden Standardisierungsbedarf, der sich in der Umsetzungsphase befindet, genau eine Zeile.
Jede dieser Zeilen hat folgenden Aufbau:

Pos.	Bedeutung	Herleitung
1	Bezeichnung des Standardisierungsbedarfs	Aus Zeile 1 des zugehörigen Projektstatusberichts
2	Status des Standardisierungsbedarfs: Grün - Realisierung erfolgt planmäßig Gelb - Realisierung teilweise kritisch Rot - Realisierung kritisch	Gemäß Status aus Zeile 10 des Projektstatusberichts
3	Trend Grüner Pfeil, steigend: Status hat sich verbessert Grauer Pfeil, waagerecht: keine Veränderung Roter Pfeil, fallend: Status hat sich verschlechtert	Aus dem Vergleich des Status im aktuellen Projektstatusbericht und dem des vorangehenden Berichts.
4	Aktueller Wert der Zielerreichung in Prozent	IST-Stand Zielerreichung (aus Zeile 10 des Projektstatusberichts)
5	Balkendarstellung der Zielerreichung	Korrespondierend zu Prozentwert

 

Oberer Bereich des STDB-Dashboards

Der obere Bereich des STDB-Dashboards bietet einen Gesamtüberblick über alle in der Umsetzungsphase befindlichen Standardisierungsbedarfe.

Die folgende Tabelle enthält die Beschreibung der einzelnen Elemente des Gesamtüberblicks.

Pos.	Bedeutung	Herleitung
1	Gesamt-Trend Grüner Pfeil, steigend: Trend hat sich verbessert Grauer Pfeil, waagerecht: keine Veränderung Roter Pfeil, fallend: Trend hat sich verschlechtert	Anzahl der Bedarfe in den verschiedenen Status im Vergleich zu den Status aus den jeweils vorangehenden Projektstatusberichten. Bei der Ermittlung des Werts werden nur solche Projekte berücksichtigt, für die ein vorangehender Projektstatusbericht vorliegt (gilt ebenso für alle nachfolgenden Trend-Werte).
2	Trend der Anzahl Projekte, die planmäßig realisiert werden. Bedeutung der Symbole wie in Pos. 1.	Vergleich der Anzahl der Bedarfe im Status planmäßig in aktuellen Projektstatusberichten gegenüber dem sich ergebenden Wert aus den jeweils vorhergehenden Projektstatusberichten.
3	Anzahl der Projekte, deren Realisierung derzeit planmäßig erfolgt.	Summe der Anzahl Projekte im Status planmäßig aus Tabelle Zielerreichung.
4	Trend der Anzahl Projekte, deren Realisierung teilweise kritisch ist. Bedeutung der Symbole wie in Pos. 1.	Vergleich der Anzahl der Bedarfe im Status teilweise kritisch in aktuellen Projektstatusberichten gegenüber dem sich ergebenden Wert aus den jeweils vorhergehenden Projektstatusberichten.
5	Anzahl der Projekte, deren Realisierung derzeit teilweise kritisch ist.	Summe der Anzahl Projekte im Status teilweise kritisch aus Tabelle Zielerreichung.
6	Trend der Anzahl Projekte, deren Realisierung kritisch ist. Bedeutung der Symbole wie in Pos. 1.	Vergleich der Anzahl der Bedarfe im Status kritisch in aktuellen Projektstatusberichten gegenüber dem sich ergebenden Wert aus den jeweils vorhergehenden Projektstatusberichten.
7	Anzahl der Projekte, deren Realisierung derzeit kritisch ist.	Summe der Anzahl Projekte im Status kritisch aus Tabelle Zielerreichung.

 

STDB-Statusbericht Projekte

Die Status der Umsetzungsprojekte zu den Standardisierungsbedarfen werden zusammenfassend dargestellt im STDB-Statusbericht Projekte.

Dieser Bericht konsolidiert die Statusberichte der Umsetzungsteams. Pro Standardisierungsbedarf in der Umsetzungsphase werden folgende Daten aufgeführt:

• Bezeichnung des Standardisierungsbedarfs
• Datum des Projektstarts
• Geplante Fertigstellung der Umsetzung
• IT-PLR-Sitzung, bei welcher der neue IT-Standard voraussichtlich genehmigt wird
• Datum, ab dem sich der IT-Standard voraussichtlich im Regelbetrieb befinden wird
• Status des Projekts (gemäß Status aus Tabelle Zielerreichung im Dashboard)
• Trend (entsprechend korrespondierendem Feld in Tabelle Zielerreichung im Dashboard)
• Grad der Zielerreichung angegeben in Prozent und als Fortschrittsbalken (entsprechend korrespondierendem Feld in Tabelle Zielerreichung im Dashboard)
• Auflistung der DoD-Elemente, die sich im Status „kritisch“ befinden
• Auflistung der DoD-Elemente, die sich im Status „teilweise kritisch“ befinden

Ausblick

Aktuell haben die hier beschriebenen Reportingstrukturen Konzeptstatus. Sie werden vorgestellt, um Rückmeldungen einzuholen.

Abhängig von den Rückmeldungen wird über die Weiterentwicklung zu einem ersten minimal funktionsfähigen Produkt (MVP) entschieden.
Dieses könnte etwa dazu dienen, die vorgestellten Reports automatisisert zu erstellen und bereitzustellen.