Die Finanzierung eines föderalen IT-Standards
Die Finanzierung eines föderalen IT-Standards variiert in den unterschiedlichen Lebenszyklusphasen.
Bedarfsmeldung
Die initialen Schritte zur Meldung eines Standardisierungsbedarfs erfolgen beim Bedarfsträger, der diese Idee einbringt. In der Lebenszyklusphase Bedarfsmeldung trägt der Bedarfsträger seine eigenen Aufwände.
Prüfung, Bewertung und Aufnahme
Die Aufwände, die während der Prüfung, Bewertung und Aufnahme entstehen, werden von den Beteiligten (Bedarfsträger und Standardisierungsboard) selbst getragen.
Umsetzung
Während der Umsetzungsphase stellt der Bedarfsträger das Umsetzungsteam bereit und verantwortet die erfolgreiche Umsetzung des IT-Standards. Die Aufwände für das Umsetzungsteam werden vom Bedarfsträger getragen. In bestimmten Fällen können die Aufwände aus dem Budget des IT-Planungsrats für föderale Digitalisierungsprojekte finanziert werden. Ein Projektantrag ist in diesem Fall gesondert zu stellen.
Daher ist es wichtig, die Kostenübernahme bereits in der Phase zwischen Bedarfsmeldung und Freigabe zur Umsetzung zu klären und im Dokument Definition of Ready (DoR) zu dokumentieren.
Betriebsüberführung
Für die Überführung in den Regelbetrieb gelten folgende Voraussetzungen:
- Das erforderliche Budget für die Betriebskosten wurde ein Kalenderjahr im Voraus bei der FITKO zur Aufnahme in den Wirtschaftsplan beantragt.
- Die Genehmigung durch den IT-Planungsrat und weiteren Instanzen wie Haushaltskommission oder Finanzministerkonferenz ist erfolgt.
- Die Betriebsorganisation wird von der FITKO mit der Übernahme des Regelbetriebs beauftragt.
In dieser Phase agieren Umsetzungsteam und Betreiber gemeinsam.
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, werden die Aufwände des Betreibers für die Betriebsüberführung durch den IT-Planungsrat getragen.
Die Aufwände des Umsetzungsteams während der Betriebsüberführung werden aus seinem eigenen Budget finanziert.
Wenn ein föderaler IT-Standard in Betrieb genommen werden soll, obwohl die Grundvoraussetzungen nicht erfüllt sind, so kann der Betrieb übergangsweise durch das Umsetzungsteam übernommen werden. Die entstehenden Aufwände des Umsetzungsteams sind in diesem Fall durch den Bedarfsträger zu finanzieren.
Regelbetrieb
Der Betrieb des IT-Standards wird bis zur Stilllegung oder Ablösung durch den IT-Planungsrat über das Stammbudget der FITKO finanziert, sofern Betriebskosten entstehen. Die Beauftragung des Betriebs erfolgt durch die FITKO.
In diesem Zusammenhang ist es unbedingt erforderlich, die entstehenden Finanzbedarfe frühzeitig einzuplanen. Budgetbedarfe sind spätestens ein Kalenderjahr vor der Inbetriebnahme an die FITKO zu melden.
Beispiel: Soll etwa ein IT-Standard ab 01.01.2025 in Betrieb genommen werden, so ist dieser Bedarf für den Betrieb bis 01.01.2024 anzumelden.
Das Gleiche gilt für Mehraufwände, die im laufenden Betrieb entstehen. Auch hier ist ein Kalenderjahr im Voraus eine Kostenprognose zu erstellen und mit der FITKO abzustimmen.
Von der Dekommissionierungsempfehlung bis zur Dekommissionierung
Die Dekommissionierung erfolgt im Rahmen der Beauftragungen des Regelbetriebs und ist somit über das Budget für die Betriebskosten abgedeckt.
Sollte durch die Dekommissionierung Aufwände bei den Nutzern entstehen, so sind diese im Regelfall selbst zu tragen.