vertiefende Grundlagen

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Dieser Abschnitt geht vertiefend auf die Grundlagen ein, die es bei der Dokumentsteckbrief Erstellung zu beachten gilt. Da Dokumentsteckbriefe beantragt und nicht direkt erstellt werden, ist dieser Abschnitt nur für Interessierte wichtig. Die eigentliche Pflege erfolgt durch den Baustein.

Wie im Abschnitt über die Grundlagen erklärt wurde, beschreiben Dokumentsteckbriefe mit ausgewählten Metadten die Dokumente, die in der öffentlichen Verwaltung entstehen oder innerhalb von Verwaltungsprozessen benötigt werden. Diese Dokumente kann man gliedern in Dokumente, die innerhalb der Verwaltung und solche, die außerhalb entstehen.

Dokumente mit Ursprung innerhalb der Verwaltung

Diese kann man weiterhin untergliedern in spezifische Dokumente, d. h. solche, die explizit benannt werden können und solche, die nicht explizit benannt werden können.

• spezifische Dokumente

  • Dokumente, die man typischerweise in ihrer Rolle als Nachweis oder aus Leistungsbeschreibungen und Prozessen kennt, wie z. B. Reisepass, Führungszeugnis, Handwerkskarte, ...
  • Dokumente, die man typischerweise aus der Schemamodellierung kennt, wie z. B. Antrag Wohngeld Ersterteilung, Baubeginnsanzeige, ...

• unspezifische Dokumente

  • Dokumente, die sich nicht genau auf ein bestimmtes Dokument runterbrechen lassen, sondern manchmal ein ganzes Bündel an verschiedenen Dokumentoptionen bezeichnen, wie z. B. ein Identitätsnachweis, der innerhalb eines Verwaltungsverfahrens benötigt wird; was genau in diesem Verfahren als Identitätsnachweis definiert ist, wird durch die Fachlichkeit bestimmt, z. B. können Personalausweis, Reisepass, nicht aber die Aufenthaltskarte als Identitätsnachweis in einem speziellen Verfahren gefordert sein.

Seit XDatenfelder 3 kann man diese Unterscheidung zwischen spezifischem und unspezifischem Dokument direkt am Dokumentsteckbrief anzeigen. Dokumentsteckbriefe von unspezifischen Dokument haben das Attribut abstrakt. Dokumentsteckbriefe von spezifischen Dokumenten haben dieses Attribut nicht, sie gelten also als nicht abstrakt.

Dokumente mit Ursprung außerhalb der Verwaltung

Diese Dokumente entstehen nicht innerhalb der Verwaltung, aber sie werden in Verwaltungsverfahren benötigt. Es gibt sowohl Fälle, in denen in Handlungsgrundlagen genau beschrieben ist, wie dieses Dokument gestaltet sein muss, als auch Fälle, in denen dies nicht der Fall ist. Zudem können wir hier auch wir wieder von spezifischen und unspezifischen Dokumenten sprechen, die sich wieder mit dem Attribut nicht abstrakt bzw. abstrakt kennzeichnen lassen.

• spezifische Dokumente

  • Da sie außerhalb der Verwaltung entstehen, sind hier nur Dokumente gemeint, die man typischerweise in ihrer Rolle als Nachweis oder aus Leistungsbeschreibungen und Prozessen kennt. Man kann sie weiter untergliedern durch den Kontext, in dem diese benötigt werden.
  • Es gibt Dokumente, welche nur in einem abgegrenzten Kontext verwendbar sind, wie z. B. die Foto der griechischen Landschildkröte, die gemäß Bundesartenschutzverordnung Anlage 1 definiert zu erstellen sind und benötigt werden, um die Meldepflicht für besonders geschütze Arten zu erfüllen.
  • Dem gegenüber stehend gibt es auch Dokumente, die gemäß einer Handlungsgrundlage erstellt werden, aber in diversen Kontexten verwendet werden können. Wie z. B. der Sehtest nach DIN 58220-6, der nicht nur für das Führen von PKWs, sondern auch zum Führen von Sportbooten benötigt wird.

• unspezifische Dokumente

  • Auch hier sind Dokumente gemeint, die man typischerweise in ihrer Rolle als Nachweis oder aus Leistungsbeschreibungen und Prozessen kennt. Wie oben lassen sich diese Dokumente nicht auf ein bestimmtes Dokument runterbrechen und können durch verschieden Dokumentoptionen beschrieben werden.
  • Manchmal wird in einer Handlungsgrundlage ein Dokument beschrieben und es entsteht nur aufgrund dieses einen abgrenzbaren Kotextes, wie z. B. das Bestandsbuch zur Geflügelhaltung; dabei wird offen gelassen, wie das Dokument konkret aussieht, solange es die vorgeschriebenen Informationen enthält (Eingang, Abgang vom Geflügelbestand, Impfnachweise, ...). Etwaige Vorlagen für das Bestandsbuch können im Fachhandel erworben werden oder es können selbsständig Excellisten geführt werden, solange die Vorgaben erfüllt sind. Damit handelt es sich hierbei um ein abstraktes Dokument.
  • Dann gibt es noch eine Vielzahl an Dokumenten, die in verschiedener Ausprägung vorliegen können und gleichzeitig in viele diversen Kontexten verwendet werden. Ein gutes Beispiel dafür ist der Gehaltsnachweis; er wird in diversen Verwaltungsverfahren benötigt und wird stark unterschiedlich definiert.

Dokumentart

Dokumentsteckbriefe bilden verschiedene Dokumentarten (z. B. Antrag, Anzeige, Bescheid, …) ab. Diese Information findet sich im Metadatum Dokumentart wieder. Dazu passend ist wird die Codeliste auf dem XRepository Dokumentart - Art des Dokuments bereitgestellt. Die Dokumentart muss sowohl für nicht abstrakte, als auch für abstrakte Dokumentsteckbriefe gewählt werden. In der nachfolgenden Tabelle ist die entsprechende Codeliste abgebildet; die letzte Spalte Hilfestellung / Erläuterung soll dabei helfen die korrekte Dokumentart zu identifizieren.

Code	Dokumentart	Hilfestellung / Erläuterung
001	Antrag	Antrag um eine Verwaltungsleistung in Anspruch zu nehmen oder anzustoßen.
002	Anzeige	Eine Anzeige muss gemäß einer fachrechtlich bestimmten Anzeigepflicht gegenüber der Verwaltung abgegeben werden, um bestimmte Tatsachen aus dem Bereich der anzeigepflichtigen Person zur Kenntnis zu bringen.
003	Bericht	Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Prüfberichte von Sachverständigen, die das Treffen von verfahrensrelevanten Entscheidungen ermöglichen sollen.
004	Bescheid	Ergebnis im Rahmen des Verwaltungshandelns, wird z.B. nach Prüfung eines Antrags in Zustimmung oder Ablehnung seitens der Verwaltung gegenüber Antragstellenden Personen erteilt und kann auch den Gebührenbescheid enthalten.
005	Erklärung	Form eines Nachweises in dem Antragsstellende eine Erklärung abgeben müssen, z.B. dass sie keine Kenntnis über bestimmte Sachverhalte haben.
006	Kartenmaterial	Geodaten oder Kartenbezogene Spezialformate
007	Mitteilung	Information in Form einer Nachricht/Benachrichtigung
008	Multimedia	Bild, Video, Ton-Dokumente
009	Registeranfrage	Enthält Daten, die eine Registerabfrage anstoßen
010	Registerantwort	Enthält Daten, die aus einer Registerabfrage als Antwort seitens Register zurückfließen
011	Urkunde	Betrifft Zeugnisse, Befähigungsnachweise, Führerschein
012	Vertrag	Kaufvertrag, Mietvertrag, ect.
013	Vollmacht	Eine Vollmacht soll Bevollmächtitge berechtigen im Vertretungsfall tätig zu werden. Die Vollmacht enthält Angaben zum Zweck der Vollmacht, Vollmachtgeber:in, Daten zur bevollmächtigten Person
014	Willenserklärung	Eine Willenserklärung ist eine Willensäußerung im Rechtsverkehr, die auf die Herbeiführung einer privatrechtlichen Rechtsfolge gerichtet ist. Sie beinhaltet die Äußerung dieses Willens.
999	unbestimmt	Platzhalter, wenn keine Dokumentart zugewiesen werden kann