Zustellpunkte
Zustellpunkte erstellen
Um Einreichungen (Anträge) über FIT-Connect zu empfangen, muss ein Zustellpunkt angelegt (konfiguriert) sein. Das Anlegen eines Zustellpunktes erfolgt über das Self-Service-Portal (SSP).
Self-Service-Portal
Das SSP kann über den Link Self-Service-Portal oben rechts auf dieser Seite geöffnet werden. Anschließend muss die FIT-Connect-Umgebung ausgewählt werden, für die der Zustellpunkt angelegt werden soll (zum Beispiel Test-Umgebung (TEST)).
Die Anmeldung zum SSP beschreibt die Seite Accountregistrierung und Zugangsdaten-Verwaltung.
Zustellpunkt anlegen
Ein Zustellpunkt ist ein eindeutig adressierbarer Endpunkt (eine Webadresse) zur Einreichung von Anträgen an die Verwaltung über FIT-Connect. Zustellpunkte werden vom FIT-Connect-Zustelldienst bereitgestellt. Auf der Seite FIT-Connect findet sich eine Beschreibung des Zustelldienstes. Über die Zustellpunktverwaltung im Self-Service-Portal (SSP) können neue Zustellpunkte in einem Zustelldienst angelegt werden. Zudem können hier bestehende Zustellpunkte geändert oder gelöscht werden. Eine Zwischenspeicherung ist möglich, wenn ein Name für den Zustellpunkt vergeben wurde.
Bei der Anlage der Zustellpunkte im Self-Service-Portal sollte beachtet werden, dass insgesamt 5.000 Zustellpunkte pro Zugangsdaten angelegt werden können. Mit Hilfe der Destination API ist eine automatisierte Anlage möglich.
Im Video wird die Zustellpunktanlegung dargestellt.
Einführung in Zustellpunkte
Ein Zustellpunkt dient als zentrale Schnittstelle, über die Anträge und Informationen zwischen Onlinediensten und Verwaltungssystemen ausgetauscht werden können. Die Struktur eines Zustellpunkts hängt von mehreren Faktoren ab, wie der Anzahl der Behörden, der genutzten Verwaltungssysteme und den regionalen Zuständigkeiten.
Wichtig: Pro Verwaltungssystem ist jeweils ein eigener Zustellpunkt erforderlich, da ein Zustellpunkt nur von einem einzigen Verwaltungssystem abgerufen werden kann.
Szenarien der Zustellpunkterstellung
A. Einfaches Szenario (1:1-Beziehung)
- Beteiligte Akteure:
- Eine Behörde oder Abteilung
- Ein Zugangsdaten (Client-ID)
- Ein Zustellpunkt (Destination-ID)
- Ablauf:
- Der Onlinedienst reicht Anträge über einen definierten Zugangsdaten ein.
- Die Anträge werden anhand der Destination-ID korrekt an den Zustellpunkt geroutet.
- Das Verwaltungssystem ruft die Anträge aus dem Zustellpunkt ab.
- Die Behörde bearbeitet die Anträge.
B. Szenario mit mehreren Leistungen und Regionen
- Beschreibung: Ein Zustellpunkt kann mehrere Leistungen (z. B. LeiKa-Einträge) und Regionen (z. B. Regionalschlüssel) umfassen.
- Voraussetzung: Alle Leistungen und Regionen müssen über dasselbe Verwaltungssystem abgerufen werden.
- Struktur:
- Ein Onlinedienst -> Mehrere Zugangsdaten -> Ein Zustellpunkt -> Verwaltungssystem
C. Szenario mit mehreren Behörden (maximale Ausbaustufe)
- Beschreibung: Mehrere Behörden können sich einen Zustellpunkt teilen, wenn sie dasselbe Verwaltungssystem verwenden.
- Einschränkung: Für jedes zusätzliche Verwaltungssystem ist ein separater Zustellpunkt notwendig.
- Beispiele:
- Behörde A und B nutzen dasselbe System -> Ein Zustellpunkt
- Behörde C nutzt ein anderes System -> Zweiter Zustellpunkt erforderlich.
Besonderheiten und Einschränkungen
- Teilung von Zustellpunkten: Nur möglich, wenn alle beteiligten Behörden dasselbe Verwaltungssystem nutzen.
- Beziehung zwischen Zugangsdaten und Zustellpunkten:
- Ein Zugangsdaten kann Anträge an mehrere Zustellpunkte einreichen.
- Ein Zustellpunkt kann jedoch nur von einem Verwaltungssystem abgerufen werden.
Praktische Hinweise
- Planung: Vor der Erstellung eines Zustellpunkts sollten alle beteiligten Akteure und Systeme klar definiert werden.
- Testing: Eine frühzeitige Testphase mit exemplarischen Anträgen wird empfohlen, um Routing und Datenfluss zu überprüfen.
- Erweiterbarkeit: Zustellpunkte können flexibel an unterschiedliche Anforderungen angepasst werden, jedoch immer unter Berücksichtigung der oben genannten Einschränkungen.
Verwendung der Destination API
Bei der Erstellung und Verwaltung von Zustellpunkten ist die Verwendung der Destination API empfehlenswert. Mit Hilfe der Destination API können u.a. eigene Zustellpunkte aufgelistet, angelegt, abgefragt, gespeichert und auch gelöscht werden. Ebenso können Destination-Limits abgefragt und deren Änderung beantragt werden. Darüberhinaus bietet die Destination API eine Reihe weiterer Optionen zur Arbeit mit Zustellpunkten. Weitere Informationen hierzu sind auf der Seite Destination API verfügbar. Besonders zeitsparend ist die Möglichkeit, eine große Anzahl von Zustellpunkten geleichzeitig anzulegen und zu verwalten.
Warum sehe ich nicht die Option „Zustellpunkt erstellen“?
Die Option zum Erstellen eines Zustellpunkts ist nur sichtbar, wenn:
- der SSP-Zugang per Mein Unternehmenskonto-Zertifikat durchgeführt wird (Login über Mein Unternehmenskonto),
- oder dem Nutzer eine schreibberechtigte Rolle von dem Owner erhalten hat (bei Login über Mein Unternehmenskonto (User)).
Zum Zugriff auf „Zustellpunkt erstellen“ muss sichergestellt sein:
- dass der User über die richtige Loginmethode eingeloggt ist,
- und dessen Rolle entsprechend konfiguriert wurde.
Hinweis: Schreibrechte werden im Rahmen der Teamfunktionalität durch deine zentrale Verwaltungsstelle vergeben.
Zustellpunktverwaltung
Im Self-Service-Portal wird durch Linksklick auf den Menüpunkt Zustellpunkte in der Navigation auf der linken Seite, die Zustellpunktverwaltung aufgerufen.
Durch Klick auf die Schaltfläche + Zustellpunkt anlegen, wird ein neuer Zustellpunkt erstellt.
Im Video zeigen wird die Zustellpunktverwaltung erläutert.
Name des Zustellpunktes
Die Anlage eines Zustellpunktes benötigt einige Informationen. Eine dieser Informationen ist der Name des Zustellpunktes. Hierbei ist zu beachten, dass dieser frei gewählt werden kann, dabei aber nicht öffentlich ist. Das bedeutet, er ist nur im Rahmen der Liste aller Zustellpunkte sinnvoll und dient lediglich der besseren Wiederauffindbarkeit des Zustellpunktes im Rahmen des Self-Service-Portals.
Im Video wird die Eingabe des Namens dargestellt.
Status
Das Self-Service-Portal zeigt hier den Status des neuen Zustellpunktes an: created.
Zunächst sind diese Einstellungen nicht zu ändern. Auf der Seite Zustellpunkte findet sich eine Beschreibung der Zustände (Status) eines Zustellpunktes.
Im Video zeigen wird die Eingabe des Status dargestellt.
Einstellungen für den Status
-
created: Der Zustellpunkt ist angelegt. Er kann jedoch noch keine Anträge empfangen. Die Konfiguration des neuen Zustellpunktes muss abgeschlossen und diesem neuen Zustellpunkt Zugangsdaten des Typs Onlinedienst zugeordnet werden. Im SSP können Zugangsdaten des Typs Onlinedienst angelegt werden. Eine Beschreibung dazu finden sich im Absatz Zugangsdaten des Typs Onlinedienst anlegen. Danach sollte der Status für die Nutzung aufAktivgesetzt. -
Aktiv: Der Zustellpunkt ist ab jetzt aktiv und kann Anträge annehmen.
Abrufen von Einreichungen
In diesem Bereich des Self-Service-Portals (SSP) wird entweder das Polling oder der Callback konfiguriert:
Im Video wird das Abrufen von Einreichungen gezeigt.
Polling
Beim Polling fragt das Verwaltungssystem laufend beim Zustellpunkt nach, ob Einreichungen vorliegen. Soll Polling genutz werden, ist auf die Schaltfläche "Polling" zu klicken. Damit ist dieses Verfahren für den Zustellpunkt eingestellt (konfiguriert).
Im Video wird Ihnen das Polling dargestellt.
Callback
Soll dagegen Callback genutzt werden, ist auf die Schaltfläche "Callback" zu klicken. Das SSP zeigt nun die folgende Ansicht an:
Im Video wird der Callback erklärt.
Eine Callback ist eine Webadresse Ihres Verwaltungssystems, die der Zustellpunkt aufruft, um das Verwaltungssystem über Ereignisse zu informieren. Die Seite Vorhandensein neuer Einreichungen prüfen enthält eine Beschreibung der Callbacks.
Durch Klick auf das Pluszeichen oben rechts.
wird die folgende Ansicht wird angezeigt:
Hier ist die Callback-URL und ein Callback-Secret einzutragen,
die das Verwaltungssystem nutzen wird.
Die Callback-URL ist die Webadresse des Verwaltungssystem,
die aufgerufen wird, wenn eine neue Einreichung vorliegt.
Das Callback-Secret ist eine geheime Ziffern- oder Buchstabenfolge,
die nur dem Verwaltungssystem und dem Zustellpunkt bekannt ist.
In den Bildschirmfotos auf dieser Seite sind oft Beispiele für Werte eingetragen, im Bild oben etwa der Beginn eines Callback-Secrets. Die tatsächlichen Werte bei einem konkreten Zustellpunkt müssen gemeinsam mit den Verantwortlichen, mit den Entwicklerteams des Verwaltungssystems und gegebenenfalls auch mit den Entwickler:innen des Onlinedienstes abgestimmt werden. Für die Anbindung von FIT-Connect müssen sich alle Beteiligten abstimmen. Die Seite Überblick enthält eine Beschreibung dazu.
Im Video zeigen wird die Konfiguration des Callbacks dargestellt.
Kontaktdaten
In diesem Bereich des SSPs werden die Kontaktdaten zu Ansprechpartnern angegeben, die benachrichtigt werden können, falls Fehler auftreten. Hier können auch generische Informationen eintragen werden, also die Team-/Organisationsdaten, sodass alle Mitarbeiter in dieser Organisation die Informationen erhalten.
Im Video zeigen wird die Eingabe der Kontaktdaten dargestellt.
Versionen des Metadatenschemas
In diesem Bereich des Self-Service-Portals wird angegeben, welche Schemas (Formate) die Metadaten der Einreichungen haben können, die über den neuen Zustellpunkt an das nachgelagerte Verwaltungssystem gesendet werden. Das folgende Bildschirmfoto stammt von einem Zustellpunkt, der nur das Metadatenschema mit der Version 1.0.0 verarbeiten kann. Die Seite Metadatenschema beschreibt die Metadaten.
Hier wird über das Auswählen der Kästchen vor der jeweiligen Option festgelegt, welche dieser Optionen dem Antragsteller angeboten werden soll. Es muss mindestens eine Option ausgewählt sein. Es können aber auch mehrere Optionen zur Verfügung gestellt werden (die eingereichten Anträge müssen dann mit einem dieser Metadatenschemas erstellt sein).
Im Video wird die Eingabe des Metadatenschemas gezeigt.
Sicherheit
Fügen sind einen Schlüssel zum Verschlüsseln und einen Schlüssel für die Signatur ein:
Beide Schlüssel müssen im JSON-Format vorliegen und den Anforderungen aus den Vorgaben für kryptographische Verfahren entsprechen.
Um Schlüssel für die Test-Umgebung von Fit-Connect zu erstellen,
kann ein Tool verwendet werden,
das auf der Seite Zertifikate umwandeln beschrieben ist.
Wird ein Zustellpunkt für die Stage-Umgebung (STAGE) oder Produktiv-Umgebung (PROD) angelegt, wird auch ein V-PKI-Zertifikat, das von der Verwaltungs-PKI für Ihr Verwaltungssystem ausgestellt wurde benötigt. Die Seite Zertifikate beantragen enthält eine Beschreibung zur Beantragung eines Zertifikats der Verwaltungs-PKI. Von diesem Zertifikat werden dann Dateien abgeleitet, die Schlüssel zum Verschlüsseln und für die Signatur enthalten. Die Seite Zertifikate umwandeln beschreibt, wie aus einem V-Zertifikat Schlüssel zum Verschlüsseln und Signieren gewonnen werden.
In diesem Bereich dürfen nur die öffentlichen Schlüssel Ihres Verwaltungssystems hochgeladen werden.
Die privaten Schlüssel des Verwaltungssystems dürfen niemals an ein drittes System weitergegeben werden.
Wird das oben genannte Tool zur Erstellung von JSON Web Keys genutzt,
sind die öffentlichen Schlüssel an den Dateinamen publicKey_encryption.jwk.json (öffentlicher Verschlüsselungsschlüssel) und publicKey_signature_verification.jwk.json (öffentlicher Signaturschlüssel) zu erkennen.
Im Video wird die Eingabe der Sicherheitskonfiguration beschrieben.
Unterstützte Verwaltungsleistungen
In diesem Bereich ist anzugeben, für welche Verwaltungsleistung Anträge an den neuen Zustellpunkt für das Verwaltungssystem gesendet werden können:
Bietet das Verwaltungssystem mehr als eine Leistung an, wird durch Klicken auf das Plus-Zeichen bei "Verwaltungsleistung" eine weitere Verwaltungsleistung eingefügt:
Die Ansicht für eine Verwaltungsleistung läßt sich durch Klicken Sie auf das kleine Dreieck vor dieser Leistung minimieren. Sind zwei oder mehr Verwaltungsleistungen eingetragen, ist es möglich, Verwaltungsleistungen zu entfernen. Um eine Leistung zu löschen, ist bei dieser Leistung auf das Symbol mit der Tonne zu klicken.
Eine Verwaltungsleistung eintragen
Bei "URN der Leistung" ist die URN (Uniform Resource Name) der Leistung einzutragen,
die über den neuen Zustellpunkt beantragbar sein soll.
Sind zwei oder mehr Leistungen eingetragen,
sind jeweils die URN dieser Leistungen einzufügen.
Der folgende Link führt zu einer Webseite,
auf der nach der URN einer Verwaltungsleistung gesucht werden kann.
Die URN einer Leistung besitzt eine bestimmte Form,
zum Beispiel urn:de:fim:leika:leistung:99001001000000.
Der Leistungsschlüssel (LeiKa-Schlüssel) ist nicht einzutragen,
hier im Beispiel 99001001000000.
Hierzu ist auch das folgende Video zu beachten:
Im Video wird die Eingabe der LeiKa dargestellt.
Zugeordnete Regionen
Bei "Region" ist der Amtliche Regionalschlüssel (ARS) der Region einzutragen, für die diese Verwaltungsleistung angeboten wird. Das Kürzel "DE" wird automatisch eingefügt:
Nach dem Regionalschlüssel kann auch gesucht werden,
indem bei "Ortssuche" der Namen des Ortes eingetragen wird,
für den die Leistung zur Verfügung gestellt werden soll.
Durch Klick auf einen Namen in der Ergebnisliste,
wird der Regionalschlüssel dieses Namens übernommen.
Bietet das Verwaltungssystem diese Leistung für mehr als eine Region an,
kann eine weitere Region eingefügt werden, indem auf das Plus-Zeichen (siehe Bild oben) geklickt wird.
Für jede weitere Region muss ein Regionalschlüssel hinzugefügt werden.
Der zwölfstellige Amtliche Regionalschlüssel (ARS) kann in FIT-Connect aus zwei, drei, fünf, neun oder zwölf Ziffern bestehen. In FIT-Connect kann die gekürzte ARS verwendet werden. Dies erleichtert die Eingabe zusammengehörender ARS.
Unterstützte Schemata der Verwaltungsleistung
Im Feld "URI" muss die URI (Uniform Resource Identifier) für das Fachdatenschemas dieser Verwaltungsleistung, wie im folgenden Bild, eingetragen werden.
Das Fachdatenschema der Verwaltungsleistung beschreibt die Form,
in der die Anträge für eine Verwaltungsleistung vorliegen müssen.
Bei FIT-Connect werden die Fachdaten (Antragsdaten) immer maschinenlesbar übermittelt
und folgen einem definierten Schema, das Inhalte und Struktur der übermittelten Daten definiert.
Ein Fachdatenschema legt fest,
welche Daten und Datentypen (Datenformate) in einem Antrag für diese Verwaltungsleistung zu verwenden sind.
Die Seite Fachdaten erläutert die Fachdatenschemas.
Beispiel einer URI
Durch Tippen in das Eingabefeld unter "URI" wird ein Beispiel für eine URI eines Fachdatenschemas wie im folgenen Bild zu sehen, angezeigt.
Das Self-Service-Portal (SSP) zeigt nun als Beispiel das Schema für den Mutterschutz an: "https://schema.fim.fitko.net/immutable/schemas/S00000096V1.0_2024-01-22-1705941843575.schema.json".
Format
Bei "Format" ist das Format (XML oder JSON) dieses Fachdatenschemas auszuwählen. Im Beispiel oben für den Mutterschutz ist "JSON" zu selektieren.
Angebotene Rückkanäle der Verwaltungsleistung
Hier ist einzutragen,
wie der Zustellpunkt (und das nachgelagerte Verwaltungssystem) Bescheide zu den eingereichten Anträgen zustellen kann.
Hier ist die Option auszuwählen, die Antragstellern angeboten werden sollen.
Es können mehrere Optionen ausgewählt werden.
Wird keine Option ausgewählt,
wird das Verwaltungssystem Bescheide auf dem Postweg zustellen.
Dies gilt auch für Fragen, die zu den eingereichten Anträgen auftreten sollten:
Wird FIT-Connect als Rückkanal gewählt, sind hier der oder die Prozessstandards anzugeben:
Eine Beschreibung dazu findet sich auf der Seite Übersicht zu den Rückkanälen.
Im Video zeigen wir Ihnen die Eingabe der Rückkanäle.
Region
Hier ist der Amtliche Regionalschlüssel (ARS) für die oben eingetragene Verwaltungsleistung einzutragen, wenn das nachgelagerte Verwaltungssystem für diese Verwaltungsleistung räumlich zuständig ist. Dem ARS ist das Kürzel für Deutschland "DE" voranzustellen, zum Beispiel "DE02000000" für Hamburg. Der durch den ARS abgelöste Amtliche Gemeindeschlüssel (AGS) darf hier nicht eintragen werden.
Amtlicher Regionalschlüssel (ARS)
Der Amtliche Regionalschlüssel beschreibt eine Systematik zur Identifizierung der verwaltungspolitischen Gebiete in Deutschland,
der Gemeinden, Kreise, Regierungsbezirke und Bundesländer.
Im Artikel Amtlicher Regionalschlüssel (ARS) findet sich eine Erläuterung zum ARS.
Ein ARS kann in FIT-Connect aus zwei, drei, fünf, neun oder zwölf Ziffern bestehen.
Der ARS 081 zum Beispiel steht in FIT-Connect für den Regierungsbezirk Stuttgart und schließt den darunterliegenden Stadtkreis Stuttgart (08111)
sowie weitere Landkreise, Städte und Gemeinden, wie etwa die Stadt Böblingen (ARS: 081150003003),
im Regierungsbezirk mit ein.
Dies erläutert die Seite Amtlicher Regionalschlüssel (ARS).
Im Video zeigen wir Ihnen die Eingabe des ARS.
Unterstützte Schemas der Verwaltungsleistung
Hier ist anzugeben, welches Fachdatenschema (Format) das Verwaltungssystem, das dem neuen Zustellpunkt nachgelagert ist, bei dieser Verwaltungsleistung verarbeiten kann. Es können mehr als ein Fachdatenschema eingetragen werden, wenn das Verwaltungssystem mehr als ein Fachdatenschema lesen und verarbeiten kann. Auf der Seite Fachdaten finden Sie eine Erläuterung zu den Fachdatenschemas.
Fachdatenschema-URI
Hier wird der URI (Uniform Resource Identifier) des Fachdatenschemas eingetragen,
zum Beispiel https://schema.fim.fitko.net/immutable/schemas/S00000096V1.0_2024-01-22-1705941843575.schema.json.
Die Bezeichnung des Fachdatenschemas muss die Vorgaben erfüllen,
die auf der Seite Fachdaten beschrieben sind.
Hier ist zudem auszuwählen,
in welchem Format dieses Schema definiert ist (JSON oder XML),
hier im Beispiel JSON.
Das Fachdatenschema definiert das Format der zu sendenden Fachdaten,
sodass das nachgelagerte Verwaltungssystem die Fachdaten richtig lesen und verarbeiten kann.
Die Einträge in diesem Bereich müssen zwischen dem Verantwortlichen für die Umsetzung und den Entwickler:innen des sendenden und empfangenden Systems abstimmt werden.
Im Video wird die Eingabe des Fachdatenschemas gezeigt.
Angaben speichern
Durch Klick auf die Schaltfläche Speichern werden die Angaben gesichert. Wurden alle Angaben in korrekter Form übergeben, wird der neue Zustellpunkt erstellt.
Nach der Erstellung besitzt der neue Zustellpunkt den Status created und ist für sendende Systeme weder sichtbar noch adressierbar.
Hiermit soll verhindert werden, dass Einreichungen an den Zustellpunkt gesendet werden,
ohne dass ein empfangsbereites System (Zugangsdaten des Typs Verwaltungssystem) vorliegt,
das die Einreichungen (Anträge) für diesen Zustellpunkt abrufen kann.
Daher ist es zwingend erforderlich,
dass Sie vor der Aktivierung des neuen Zustellpunktes Zugangsdaten des Typs Verwaltungssystem anlegen
und den neuen Zustellpunkt diesem Zugangsdaten zuweisen (nächster Abschnitt).
Anschließend können Sie den neuen Zustellpunkt aktivieren,
in den Status active setzen.
Um einen Zustellpunkt mithilfe der Routing API zu finden, müssen die Adressierungsinformationen in einem Redaktionssystem hinterlegt sein. Weitere Informationen hierzu finden sich im Artikel Antragsrouting konfigurieren.
Zugriff auf Zustellpunkt einrichten
Der neue Zustellpunkt muss den Zugangsdaten des Typs Verwaltungssysteme zugeordnet werden. Dann können Zugangsdaten auf Einreichungen zugreifen, die an den neuen Zustellpunkt gesendet wurden. Der neue Zustellpunkt kann bereits vorhandenen Zugangsdaten des Typs Verwaltungssystem zugeordnet, oder neue Zugangsdaten angelegt werden.
Zugangsdaten des Typs Verwaltungssysteme anlegen
Zugangsdaten des Typs Verwaltungssystems wird durch klicken auf den Menüpunkt Zugangsdaten und dann auf die Schaltfläche + Zugangsdaten anlegen erstellt.
Nach Klick auf die Schaltfläche Verwaltungssystem anlegen.
zeigt das SSP folgende Ansicht:
Eine Beschreibung für das Anlegen von Zugangsdaten des Typs Verwaltungssysteme findet sich auf der Seite Accountregistrierung und Zugangsdaten-Verwaltung.
Im Beispiel oben ist der Zustellpunkt TestZustellpunkt den Zugangsdaten noch nicht zugeordnet, siehe Erlaubte Zustellpunkte.
Durch Aktivierung des Kästchen vor dem Zustellpunkt, wird diesen Zugangsdaten erlaubt, auf den Zustellpunkt TestZustellpunkt zuzugreifen.
Aktivieren eines Zustellpunktes
Ist das empfangende System bereit Einreichungen zu empfangen,
kann nun der neue Zustellpunkt aktiviert werden.
Erst nach der Aktivierung ist es möglich,
Einreichungen an diesen Zustellpunkt zu senden.
Der Status des Zustellpunktes muss von Erstellt auf Aktiv geändert
und die Änderung gespeichert werden. Siehe dazu Einstellungen für den Status.
Weitere Informationen zu den möglichen Status sind unter
Statusmodell eines Zustellpunktes aufrufbar.
Im Video wird die Aktivierung dargestellt.