Welche Rollen sind entscheidend?
Während des Lebenszyklus eines föderalen IT-Standards sind naturgemäß verschiedene Rollen mit diesem befasst. Auf dieser Seite stellen wir sie Ihnen in der Reihenfolge ihres Auftretens vor.
Bedarfsträger
Bedarfsträger melden Standardisierungsbedarfe und stellen Umsetzungsteams. Ein Standardisierungsbedarf wird durch einen Bedarfsträger identifiziert und verantwortlich bearbeitet. Unterstützung erfährt er dabei durch das Standardisierungsboard, das zu diesem Zwecke durch ihn möglichst frühzeitig konsultiert wird.
Bedarfsträger sind beispielsweise
- für die Verwaltungsdigitalisierung zuständige Bundes- oder Landesministerien,
- das föderale IT-Architekturboard,
- das FITKO Architekturmanagement,
- das FITKO Produktmanagement
- oder auch beauftragte Dienstleister.
Dabei kann ein Bedarfsträger sowohl eine einzelne Organisation der öffentlichen Verwaltung sein als auch auch eine Gruppe. Im letztgenannten Fall übernimmt normalerweise eine der beteiligten Organisationen (die „treibende Kraft“) die Leitung.
Standardisierungsboard
Das Standardisierungsboard berät Bedarfsträger zum Lebenszyklus von föderalen IT-Standards. Es nimmt entsprechende Anmeldungen entgegen, prüft und bewertet diese und überwacht den Fortschritt des Projekts mithilfe entsprechender Tools.
Im Lebenszyklus eines föderalen IT-Standards hat das Standardisierungsboard folgende Aufgaben:
Umsetzungsteam
Mit der Aufnahme eines Standardisierungsbedarfs auf die Standardisierungsagenda startet die Lebenszyklusphase der Umsetzung. Der Bedarfsträger beauftragt ein Umsetzungsteam damit, den vom Standardisierungsboard freigegebenen Standardisierungsbedarf zu realisieren.
Die Umsetzung kann entweder mithilfe agiler, klassischer oder hybrider Vorgehensmodelle erfolgen (siehe auch PMflex). Wichtig ist, dass schon vor Beginn der Umsetzungsphase Einvernehmen darüber besteht, welche Methode eingesetzt wird. Erfahrungen aus anderen Projekten zeigen, dass agile oder hybride Methoden von vielen Umsetzungsteams bevorzugt werden.
Letztlich ist die Entscheidung jedoch vom Bedarfsträger und dem möglichen Umsetzungsteam zu treffen. Die gewählte Methode ist im Dokument Definition of Ready (DoR) zu benennen.
Bei klassischen und agilen Entwicklungsmethoden sind Meilensteine bzw. eine Roadmap für das Reporting zu planen. Diese fließen anschließend zur Sicherstellung der Transparenz in die geplante Informationsplattform für föderale IT-Standards ein.
Unabhängig davon, mit welcher Methode die Umsetzung erfolgt, ist die Benennung einer dedizierten Ansprechperson für die Umsetzungsphase nötig. Die Ansprechperson agiert als zentraler fachlicher Kontakt zum Standardisierungsboard. Das kann beispielsweise in einem agilen Team der Product Owner sein.
Für die erfolgreiche Umsetzung eines IT-Standards hat es sich bewährt, die richtigen Stakeholder frühzeitig zu identifizieren und einzubinden. Dies steigert die spätere Akzeptanz für einen neuen IT-Standard.
IT-Planungsrat (IT-PLR)
Der IT-Planungsrat ist das Gremium, welches fertig entwickelte IT-Standards prüft und genehmigt. Genehmigungen resultieren in verbindlichen oder empfohlenen IT-Standards.
Der IT-PLR trifft zudem einen Beschluss zur Finanzierung des Regelbetriebs.
Nach seiner Geschäftsordnung tagt der IT-Planungsrat üblicherweise in einem Rhythmus von 3 Sitzungen im Jahr (Frühjahr, Sommer, Herbst).
Betreiber
Der Betreiber überführt gemeinsam mit dem Umsetzungsteam einen föderalen IT-Standard in den Regelbetrieb und betreibt diesen anschließend.
Am Ende des Lebenszyklus und nach Genehmigung des IT-PLR führt der Betreiber die Dekommissionierung durch.
FITKO
Die FITKO führt die Standardisierungsagenda und entwickelt diese weiter.
Sie koordiniert außerdem das Zusammenwirken der genannten Rollen.