Eine Sitzung nachbereiten

Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Schritte die FIT-SB-Geschäftsstelle während der Nachbereitung einer FIT-SB-Sitzung unternimmt und wie diese im Detail umgesetzt werden.

Hinweis

Wenn in der Spalte Ausführung keine abweichende Angabe steht, befinden wir uns beim Ausführen der Schritte in OpenProject im Projekt itPLR-24-024_FIT-SB.

Schritte	Ausführung
Formulieren Sie die während der Sitzung in den TOPs festgehaltenen Notizen detailliert aus.	Um das Notizfeld eines mit der Besprechung verknüpften Elements zu bearbeiten, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Benutzerfeld und wählen Sie Bearbeiten. Erfassen Sie dort Ihre Notizen (Bemerkungen, anfallende Aufgaben, getroffene Beschlüsse,...).
Dokumentieren Sie Beschlüsse in den jeweiligen Sitzungsthemen.	Beschlüsse werden zusätzlich im jeweiligen Sitzungsthema festgehalten. Öffnen Sie dazu das Sitzungsthema direkt aus der Besprechung, wechseln Sie im rechten Bildschirmbereich zum Register Besprechungen und dort auf das Unterregister Vergangen. Kopieren Sie den relevanten Textabschnitt zum Beschluss von hier in das Feld Beschluss oder passen Sie die Formulierung entsprechend an.
Erstellen Sie einen Protokollentwurf zur Weitergabe.	Übertragen Sie die in der Besprechung hinterlegten Notizen manuell in die Word-Protokollvorlage.
Senden Sie den Protokollentwurf mit der Sitzungsunterlage und Anlagen an die Sitzungsteilnehmer.	Exportieren Sie die Word-Datei als PDF und versenden Sie den Protokollentwurf über die Mailingliste. Fügen Sie der E-Mail den Protokollentwurf, die Sitzungsunterlage und gegebenenfalls weitere Anlagen bei.
Finalisieren Sie das Protokoll.	Falls die Sitzungsteilnehmer Einwände äußern, passen Sie den Protokollentwurf an, indem Sie sowohl die Notizen der Tagesordnungspunkte/Sitzungsthemen in der Besprechung als auch die übertragenen Einträge in der Word-Datei aktualisieren.
Senden Sie das finale Protokoll an die Sitzungsteilnehmer.	Exportieren Sie die Word-Datei erneut als PDF und versenden Sie das finale Protokoll über die Mailingliste. Fügen Sie der E-Mail ggfs. erneut die Sitzungsunterlage bzw. weitere Anlagen bei.
Bereinigen Sie die Sitzungsthemen.	Setzen Sie abgeschlossene Sitzungsthemen auf den Status Abgeschlossen, solche, die in der nächsten Besprechung erneut behandelt werden, auf Nächste Sitzung, und Themen, die später wieder aufgegriffen werden sollen, auf Themenspeicher.
Ordnen Sie die Sitzungsunterlagen.	Nextcloud: Erstellen Sie im Sitzungsordner einen neuen Unterordner namens Einzeldateien und verschieben Sie alle einzelnen Sitzungsunterlagen dorthin.
Lassen Sie die Sitzungsunterlage und das Protokoll veröffentlichen.	Leiten Sie die Sitzungsunterlage und das Protokoll zur Veröffentlichung auf der FITKO-Webseite an die dafür zuständige Abteilung weiter.

Hinweis

Informationen zu Fristen finden Sie hier.