Zum Hauptinhalt springen

Sitzungen aus Sicht der Geschäftsstelle

Die FIT-SB-Geschäftsstelle ist für die erfolgreiche Organisation und Durchführung der Gremiensitzungen verantwortlich. Der gesamte Prozess gliedert sich in drei wesentliche Phasen, die jeweils spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfassen:

Sitzungsvorbereitung​

In der Vorbereitungsphase werden alle notwendigen Schritte unternommen, um eine strukturierte und effiziente Sitzung zu gewährleisten. Dies beinhaltet unter anderem:

  • Terminierung und Einladungsmanagement
  • Erstellung und Abstimmung der Agenda
  • Koordination der Sitzungsunterlagen
  • Technische und organisatorische Vorbereitung

Sitzungsdurchführung​

Während der Durchführung der Sitzung liegt der Fokus auf:

  • Präsentation der Agenda und Moderation
  • Dokumentation der Diskussionen und Beschlüsse
  • Technische Unterstützung bei der Durchführung
  • Koordination von Redebeiträgen und Abstimmungen

Sitzungsnachbereitung​

Die Nachbereitung umfasst wichtige administrative und dokumentarische Aufgaben:

  • Erstellung und Abstimmung des Protokolls
  • Nachverfolgung von Beschlüssen und Aufgaben
  • Verwaltung und Archivierung der Unterlagen
  • Vorbereitung der Veröffentlichung

In diesem Bereich finden Sie detaillierte Informationen und Anleitungen zu allen drei Phasen aus Sicht der FIT-SB-Geschäftsstelle. Die Prozesse sind dabei so gestaltet, dass sie sowohl für Präsenz- als auch für Online-Sitzungen anwendbar sind.

Die Geschäftsstelle nutzt für die Organisation und Durchführung der Sitzungen primär OpenProject als zentrales Werkzeug. Die einzelnen Arbeitsschritte werden in den verlinkten Unterseiten im Detail beschrieben.