Eine Sitzung durchführen

Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Schritte die FIT-SB-Geschäftsstelle zur Durchführung einer FIT-SB-Sitzung unternimmt und wie diese im Detail umgesetzt werden.

Hinweis

Wenn in der Spalte Ausführung keine abweichende Angabe steht, befinden wir uns beim Ausführen der Schritte in OpenProject im Projekt itPLR-24-024_FIT-SB.

Schritte	Ausführung
Präsentieren Sie die aktuelle Besprechung den Sitzungsteilnehmern.	Arbeiten Sie mit zwei Monitoren und teilen Sie die aktuelle Besprechung in OpenProject über einen Bildschirm (Monitor 1) mit den Sitzungsteilnehmern. Vor Ort: Nutzen Sie einen Beamer, um Ihren Bildschirm für die Teilnehmer sichtbar zu machen. Remote: Teilen Sie Ihren Bildschirm über Jitsi.
Bereiten Sie sich für parallele Aktivitäten vor.	Öffnen Sie die Besprechung parallel auf dem nicht geteilten Monitor (Monitor 2).
Besprechen Sie jeden Agendapunkt mit den Sitzungsteilnehmern.	Monitor 1: Rufen Sie nacheinander die mit der Besprechung verknüpften Sitzungsthemen oder Aufgaben des Agendapunktes auf.
Teilen Sie zugehörige Anhänge mit den Teilnehmern.	Monitor 2: Öffnen Sie zu Sitzungsthemen oder Aufgaben zugehörige Anhänge auf Ihrem nicht geteilten Monitor und verschieben Sie sie anschließend auf den geteilten Bildschirm, um sie mit den Teilnehmern zu teilen.
Machen Sie Notizen zu den Sitzungsthemen oder Aufgaben.	Monitor 2: Um das Notizfeld eines verknüpften Elements zu bearbeiten, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Benutzerfeld und wählen Sie Bearbeiten. Erfassen Sie dort Ihre Notizen (Bemerkungen, entstehende Aufgaben, Beschlüsse,...).
Zeigen Sie den aktuellen Inhalt der Agendapunkte.	Monitor 1: Nachdem Sie Änderungen in der Besprechung über den nicht geteilten Monitor vorgenommen haben, erscheint in OpenProject auf dem geteilten Bildschirm ein Hinweisfenster. Aktualisieren Sie anschließend die Seite.
Schliessen Sie die Sitzung ab.	Wenn die Zeit nicht ausreicht, um alle Agendapunkte zu besprechen, vereinbaren Sie den nächsten Termin vor dem Abschluss der Sitzung.