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Sitzungen aus Sicht der Mitglieder

Prozess-Summary​

FIT-SB-Sitzungen werden überwiegend über openDesk (OpenProject) organisiert.

Diese Plattform ermöglicht es, Informationen wie die Tagesordnung, Protokolle sowie verknüpfte Aufgaben und Verantwortlichkeiten übersichtlich und leicht zugänglich für alle FIT-SB-Mitglieder bereitzustellen. Diskussionen und Beschlüsse werden transparent festgehalten und dokumentiert.

Die folgende Darstellung zeigt den Prozessablauf einer FIT-SB-Sitzung mit den dazugehörigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten (in Klammer).

Klicken Sie zur Navigation auf das Element in der Grafik, zu dem Sie Informationen wünschen oder verwenden Sie das Menü in der linken Seitenleiste (auf kleinen Bildschirmen öffnen Sie zunächst das Menü durch Anklicken des ☰-Symbols).

Zeit tThemen-sammlung•Sitzungsthemeneinreichen(Mitglieder)•Sitzungsthemensammeln(Geschäftsstelle)Vorbereitung•Tagesordnungsentwurfabstimmen(Vorsitz)•Tagesordnungsentwurfverteilen(Geschäftsstelle)•Gäste einladen lassen(Mitglieder u. Vertreter)•Sitzungsunterlagenbereitstellen(Referenten)•Finale Tagesordnungverteilen(Geschäftsstelle)Durchführung•Sitzung leiten(Vorsitz)•Sitzungsthemenbesprechen(Alle Teilnehmer)•Protokoll führen(Geschäftsstelle)Nachbereitung•Aufgaben anlegen(Geschäftsstelle)•Protokollentwurfverteilen(Geschäftsstelle)••Finales Protokollverteilen(Geschäftsstelle)Protokoll einsehen undggf. Einwände erheben(Alle Teilnehmer)
ZeittThemensammlung•Sitzungsthemeneinreichen(Mitglieder)•Sitzungsthemensammeln(Geschäftsstelle)Vorbereitung•Tagesordnungsentwurfabstimmen(Vorsitz)•Tagesordnungsentwurfverteilen(Geschäftsstelle)•Gäste einladen lassen(Mitglieder u. Vertreter)•Sitzungsunterlagenbereitstellen(Referenten)•Finale Tagesordnungverteilen(Geschäftsstelle)Durchführung•Sitzung leiten(Vorsitz)•Sitzungsthemenbesprechen(Alle Teilnehmer)•Protokoll führen(Geschäftsstelle)Nachbereitung•Aufgaben anlegen(Geschäftsstelle)•Protokollentwurfverteilen(Geschäftsstelle)•Protokoll einsehen und(Alle Teilnehmer)ggf. Einwände erheben•Finales Protokollverteilen(Geschäftsstelle)

Fristen​

Im Prozessablauf sind die verschiedenen Aufgaben dargestellt, von denen einige an spezifische Fristen gebunden sind. Diese Fristen finden Sie in der nachfolgenden Tabelle.

PhaseAufgabeFrist
ThemensammlungSitzungsthemen einreichenbis 3-4 Wochen vor der nächsten Sitzung
VorbereitungTagesordnungsentwurf verteilenmind. 3 Wochen vor einer regulären Sitzung
Sitzungsunterlagen bereitstellen1 Woche vor der Sitzung
Finale Tagesordnung verteilenbis 1 Woche vor der Sitzung
NachbereitungProtokollentwurf verteilen1 Woche nach der Sitzung
Protokoll einsehen und ggf. Einwände erhebenInnerhalb von 2 Wochen
(erfolgen innerhalb dieses Zeitraums keine Einwände, gilt das Protokoll als genehmigt)
Finales Protokoll verteilenVeröffentlichung frühestens 3 Wochen nach der Sitzung

Prozessablauf​

Themensammlung​

Sitzungsthemen einreichen​

FIT-SB-Mitglieder reichen Sitzungsthemen ein. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie hier.

Sitzungsthemen sammeln​

Die FIT-SB-Geschäftsstelle sammelt weitere Themen, die von außen an das FIT-SB herangetragen werden.

Vorbereitung​

Tagesordnungsentwurf abstimmen​

Der FIT-SB-Vorsitz stimmt den Tagesordnungsentwurf mit der FIT-SB-GS ab.

Tagesordnungsentwurf verteilen​

Die FIT-SB-GS verteilt den Tagesordnungsentwurf über die FIT-SB-Mailingliste.

Gäste einladen lassen​

Mitglieder und Vertreter können Gäste zur Sitzung einladen lassen, indem sie eine E-Mail an it-standards@fitko.de senden.

Sitzungsunterlagen bereitstellen​

Referenten stellen Ihre Sitzungsunterlagen auf der Kollaborationsplattform zur Verfügung. Weitere Informationen, wie Sitzungsunterlagen bereitgestellt werden können, finden sich unter Sitzungsunterlagen hinzufügen.

Finale Tagesordnung verteilen​

Die FIT-SB-GS verteilt die finale Tagesordnung über die FIT-SB-Mailingliste und an Gäste.

Durchführung​

Sitzung leiten​

Der FIT-SB-Vorsitz leitet die Sitzung.

Sitzungsthemen besprechen​

Alle Teilnehmer behandeln die in der FIT-SB-Sitzung geplanten Sitzungsthemen und fassen ggf. einen Beschluss.

Protokoll führen​

Die FIT-SB-GS führt Protokoll und dokumentiert Beschlüsse.

Nachbereitung​

Aufgaben anlegen​

Die FIT-SB-GS erstellt Aufgaben, die sich aus der Sitzung ergeben, und ordnet sie den zuständigen Personen zu.

Protokollentwurf verteilen​

Die FIT-SB-GS erstellt einen Protokollentwurf und stellt diesen bereit.

Protokoll einsehen und ggf. Einwände erheben​

Sitzungsprotokolle sind im Besprechungsmodul von openDesk einsehbar und als PDF-Datei in der Dateiablage (Nextcloud) abgelegt. Alle Teilnehmer haben die Möglichkeit die Protokolle einzusehen und ggf. innerhalb der vorgegebenen Frist Einwände zu erheben.

Finales Protokoll verteilen​

Die FIT-SB-GS sendet den Link zum finalen Protokoll über die Mailingliste und an Gäste. Des Weiteren wird das finale Protokoll auf der Webseite des Föderalen IT-Standardisierungsboards veröffentlicht.