Leitfaden „FIM-Zuschnittsindikatoren“
FIM-Stamminformationen werden im Rahmen der sogenannten Normenanalyse identifiziert. Der vorliegende Leitfaden „FIM-Zuschnittsindikatoren – Ein bausteinübergreifender Leitfaden für die Identifikation von Verwaltungsleistungen und Prozessen im Rahmen der Normenanalyse“ ist eine kurze Einführung in die Normenanalyse. Er beginnt mit einer bausteinübergreifenden Definition des FIM-Leistungsbegriffes und beschreibt im weiteren Verlauf wie die 4 Gliederungsebenen Leistungsgruppierung, Leistungskennung, Verrichtungskennung und (ggf.) Verrichtungsdetail im Rahmen der Normenanalyse identifiziert, zugeschnitten bzw. voneinander abgrenzt werden können. Dabei kommen auch die Zuschnittsindikatoren des FIM-Bausteins Prozesse zur Anwendung.
Der Leitfaden soll zum einen bei der Identifikation von neuen, d.h. noch nicht in FIM katalogisierten, Verwaltungsleistungen und –prozessen helfen. Zum anderen soll er aber auch bei der Anpassung bereits bestehender Katalogeinträge, die z. B. aufgrund von Novellierungen erforderlich sein können, unterstützen.
Richtig angewendet, hilft er dabei, verlässliche Erkenntnisse über den Zuschnitt bzw. die Abgrenzung von Verwaltungsleistungen und -prozessen zu gewinnen und diese den Leistungsebenen sicher zuzuordnen.
Mit der Bereitstellung werden die folgenden Ziele verfolgt:
- Die einheitliche Bildung von Leistungssteckbriefen im Leistungskatalog und Prozessklassen im Prozesskatalog.
- Die Vermeidung bzw. Minimierung von Fehlern/Irrtümern bei der Identifikation von Leistungs- bzw. Prozesszuschnitten und bei der Erstellung von FIM-Stamminformationen (Stammtext, Stammprozess, Stammdatenschema)
- Minimierung des Pflegeaufwands in den FIM-Katalogen.
Definition
Eine FIM-Leistung bezieht sich auf eine Verwaltungsleistung, die in der Regel ein Ergebnis eines Verwaltungsprozesses ist und deren Erbringung aus Sicht des Ergebnisempfängers meistens positiv formuliert wird (z. B. Wohngeld Bewilligung, Fahrerlaubnis Erteilung, Einbürgerung Genehmigung). Die Art der Leistungsverrichtung richtet sich nach Vorgaben des FIM-Stammprozesses.
FIM-Stammprozesse beschreiben die Art und Weise der Verrichtung einer FIM-Leistung. Sie sind Verwaltungsabläufe, die von bestimmten Personen(gruppen) in einer sich wiederholenden Reihenfolge unter bestimmten Vorgaben (z. B. Gesetze, Verwaltungsvorschriften, etc.) und unter Nutzung von Hilfsmitteln (z. B. IT-Unterstützung, Formulare, etc.) bearbeitet werden. Damit wird eine bestimmte Aufgabe erfüllt – das Ergebnis ist eine FIM-Leistung, die nicht nur positiv, sondern auch negativ aus Sicht des Ergebnisempfängers sein kann (Ablehnung, Versagung). Der Stammprozess ist also ergebnisneutral; er bildet alle möglichen Endzustände ab. In Betracht kommen sowohl verwaltungsinterne Prozesse als auch solche mit Bürgerinnen und Bürgern oder Unternehmen als Adressaten/Prozessteilnehmer. Der Begriff des Verwaltungsablaufs ist auch im übergeordneten, verwaltungswissenschaftlichen Sinn zu verstehen. Er umfasst Verwaltungsverfahrensarten des allgemeinen Verwaltungsrechts (§ 9 VwVfG), des Sozialrechts (SGB X) und des Steuerrechts (Abgabenordnung).
Die FIM-Leistungen und FIM-Stammprozessen werden in den FIM-Katalogen bundeseinheitlich katalogisiert. Die Katalogeinträge heißen „Leistungssteckbrief“ und „Prozessklasse“. Zu jeder Prozessklasse im Prozesskatalog gibt es genau einen Leistungssteckbrief im Leistungskatalog.
Leistungstypen
Der FIM-Baustein Leistungen katalogisiert und beschreibt hauptsächlich FIM-Leistungen, die der o.g. Definition entsprechen – sprich sie sind Ergebnisse von Verwaltungsabläufen, die durch spezielle Verwaltungsverfahren vordefiniert sind. Dennoch gibt es immer mal wieder ad hoc den Bedarf, Leistungssteckbriefe für Leistungen mit reinem informativen Charakter aufzunehmen (siehe Typ 6, 7, 9 in der nachfolgenden Abbildung). Diese werden nicht im Rahmen der sogenannten Normenanalyse identifiziert und sind daher nicht Bestandteil dieses Leitfadens.
Normenanalye
Die Grundlage für die FIM-konforme Erstellung von FIM-Stamminformationen ist ein methodisch richtiger Zuschnitt der in den Handlungsgrundlagen identifizierten Leistungen und Stammprozesse. FIM stellt deshalb bausteinübergreifend sogenannte Zuschnittsindikatoren bereit. Die Zuschnittsindikatoren sind für den Zuschnitt von FIM-Leistungen und FIM-Stammprozessen verbindlich anzuwenden. Im Folgenden werden die bestehenden einzelnen Zuschnittsindikatoren in eine Schritt-für-Schritt-Anleitung eingebettet, die bei der Identifizierung und beim Zuschnitt von FIM-Leistungen und FIM-Stammprozessen im Rahmen der Normenanalyse helfen soll.
Kurzanleitung: Wo stecken die FIM-Leistungen und FIM-Stammprozesse?
Die FIM-Methodenexperten sollten dazu in der Lage sein, FIM-Stamminformationen in den Handlungsgrundlagen zuerst einmal zumindest grob zu identifizieren und dann anschließend gemeinsam mit der Fachseite methodisch sauber zuzuschneiden. Die Identifikation erfolgt meistens nach demselben Muster:
- Schritt: Welche Handlungsgrundlagen sind relevant? Welches Fachrecht ist betroffen? Leistungsebene: Leistungsgruppierung
- Schritt: Was wird in den Handlungsgrundlagen geregelt (Regelungsgegenstände)? Leistungsebene: Leistungskennung
- Schritt: Welche Handlungsformen & Verwaltungsverfahrensarten sind beim Regelungsgegenstand zulässig? Leistungsebene: Verrichtung (entspricht einer Prozessklasse)
- Schritt: Welche Varianten kann es in den Verwaltungsverfahrensarten geben? Leistungsebene: Verrichtungsdetail