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Referenzaktivitätengruppen

Im Stammprozess werden für die Darstellung der einzelnen Prozessschritte bestimmte Vorlagen aus dem Prozessbaukasten verwendet. Diese Vorlagen bestehen aus vordefinierten, verwaltungstypischen Prozesschritten, den sogenannten Referenzaktivitätengruppen (RAG). Die RAGs haben einen einheitlichen Detaillierungsgrad und bündeln thematisch zusammengehörige Prozess-Elemente, wie z. B. feingliedrigere Aufgaben.

Das Ziel der Entwicklung von RAGs bestand einerseits darin, eine hinreichend genaue Modellierung eines fachlichen Ablaufes zu ermöglichen. Das bedeutet, dass trotz Bündelung von z. B. feingliedrigen Aufgaben der Informationsgehalt weitestgehend angemessen für die Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit des fachlichen Ablaufes sein sollte. Zum anderen musste ein Detaillierungsgrad der Modellierung gefunden werden, welcher von der Vielfältigkeit bestehender Lokalprozesse noch abstrahieren kann und diese folglich nicht in Frage stellt.

Die FIM-Methodik stellt im Ergebnis 7 RAGs als Vorlagen zur Verfügung. Sie werden durch das BPMN-Element „Teilprozess“ abgebildet. Der jeweilige Typ wird durch ein zusätzliches Piktogramm rechts oben am Element „Teilprozess“ veranschaulicht. Eine 8. RAG kann für Prozessschritte genutzt werden, die sich nicht aus den vorhandenen 7 RAGs ableiten lassen. Es ist insbesondere im Rahmen der Qualitätssicherung darauf zu achten, dass die universelle (achte) RAG nur in Ausnahmefällen zum Einsatz kommt.

Abbildung Referenzaktivitätengruppen

SchlüsselNameBescheibungBeispielSymbol
1Information empfangen„Information empfangen“ beschreibt den Eingang von Informationen. Dies kann z. B. der Eingang eines Antragsformulars oder die telefonische Anfrage durch einen Bürger sein.Dies kann z. B. der Eingang eines Antragsformulars oder die telefonische Anfrage durch einen Bürger sein.Abbildung Empfangen
2Information bereitstellen„Information bereitstellen“ beschreibt den Ausgang von Informationen an Dritte (andere Behörden, Unternehmen, Bürger). Dies kann z. B. die Zustellung eines Bescheides beschreiben oder die telefonische Auskunft durch die Verwaltung.Dies kann z. B. die Zustellung eines Bescheides beschreiben oder die telefonische Auskunft durch die Verwaltung.Abbildung Bereitstellen
3Sachverhalt formell prüfen„Sachverhalt formell prüfen“ umfasst die formelle Prüfung eines Sachverhaltes, wie der Vollständigkeit, Fristeinhaltung und/oder Zuständigkeit. Beispiele:
- Örtliche Zuständigkeit prüfen
- Einhaltung der Fristen oder Termine prüfen
- Antragsberechtigung prüfen
- Angaben auf Vollständigkeit prüfen
- Schriftform prüfen
- Identität prüfen		Örtliche Zuständigkeit prüfen, Einhaltung der Fristen oder Termine prüfen, Antragsberechtigung prüfen, Angaben auf Vollständigkeit prüfen, Schriftform prüfen, Identität prüfenAbbildung Formell
4Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum„Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum“ beschreibt die Prüfung eines Sachverhaltes auf die inhaltliche Richtigkeit, Plausibilität der Angaben sowie Rechtmäßigkeit hinsichtlich der Handlungsgrundlagen. Beispiele:
- Anspruch prüfen
- Höhe des Wohngeldes ermitteln
Achtung: Sofern Beurteilungsspielraum oder eine Ermessensentscheidung vorliegen, ist die Referenzaktivitätengruppe „Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit Spielraum“ zu verwenden.		Anspruch prüfen, Höhe des Wohngeldes ermittelnAbbildung Ohne Spiel
5Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit SpielraumSachverhalt beurteilen/entscheiden ist eine inhaltliche Prüfung mit Beurteilungs- bzw. Ermessensspielraum. Beispiele:
- Berechtigtes Interesse beurteilen
- Eignung beurteilen
- Über Genehmigung entscheiden
- Über (die Ergänzung von) Nebenbestimmungen entscheiden (sofern Ermessensspielraum besteht)		Berechtigtes Interesse beurteilen, Eignung beurteilen, Über Genehmigung entscheiden, Über (die Ergänzung von) Nebenbestimmungen entscheiden (sofern Ermessensspielraum besteht)Abbildung MitSpiel
6Daten zum Sachverhalt bearbeiten„Daten zum Sachverhalt bearbeiten“ beinhaltet Aufgaben, in denen Daten oder Informationen erstellt, aktualisiert, archiviert, gelöscht bzw. ausgesondert werden. Beispiele:
- Bescheid erstellen
- Angaben zur Person aktualisieren
- Statistikdaten zusammenstellen
- Wohngeldnummer löschen
- Grad der Behinderung bemessen
- Einkommensunterschiedsbetrag ermitteln
- Nebenbestimmungen ergänzen		Bescheid erstellen, Angaben zur Person aktualisieren, Statistikdaten zusammenstellen, Wohngeldnummer löschen, Grad der Behinderung bemessen, Einkommensunterschiedsbetrag ermitteln, Nebenbestimmungen ergänzenAbbildung Bearbeiten
7Beteiligung durchführen„Beteiligung durchführen“ beschreibt die Beteiligung von Dritten (andere Behörden, Unternehmen, Bürger/innen) zum Austausch von Informationen, z. B. im Rahmen einer Abstimmung, Anhörung, Stellungnahme oder Vor-Ort-Mitwirkung durch Dritte. Beispiele:
- Stellungnahme einholen
- Registerdaten abfragen
- Jemanden durchsuchen		Stellungnahme einholen, Registerdaten abfragen, Jemanden durchsuchenAbbildung Beteiligung
8Sonstige Aktivität durchführen„Sonstige Aktivität durchführen“ darf nur dann genutzt werden, wenn keine der anderen Typen für die Abbildung dieser Aktivität geeignet ist.Abbildung Sonstige

Die Attribute der RAGs ermöglichen es, detailliertere Informationen zu den Prozessschritten zu dokumentieren. Diese Attribute unterteilen sich in Kernattribute, die allen RAGs zugeordnet sind, sowie RAG-spezifische Attribute.

Kernattribute​

RAG-Typ (Kardinalität: 1)

Die Angaben umfassen zu jeder Referenzaktivitätengruppe den festen Schlüssel, den Namen sowie eine Beschreibung. Der RAG-Typ wird über eine Codeliste spezifiziert. Diese Codeliste befindet sich im XRepository.

RAG-Versionsnummer (Kardinalität: 1)

Versionsnummer zur Nachverfolgung von Änderungen an der Referenzaktivitätengruppe. Die Umbenennung der Referenzaktivitätengruppe „Sachverhalt materiell prüfen“ in „Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum“ sowie „Sachverhalt entscheiden“ in „Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit Spielraum“ führte zu einer Anhebung der Versionsnummer.

ID (Kardinalität: 1)

Eindeutige ID der Aktivitätengruppe innerhalb eines Prozessmodells bzw. Teilprozessmodells. Es wird empfohlen, die IDs für die Durchnummerierung der Aktivitätengruppen innerhalb eines Prozessmodells zu verwenden (Angabe der Reihenfolge). Dabei sollen die Aktivitätengruppen des Gutfalls (Happy Path/Standardfall) zuerst durchnummeriert werden und anschließend die Ausnahmen von links nach rechts. Die Durchnummerierung der Aktivitätengruppen innerhalb eines Teilprozessmodells kann wieder mit „01“ beginnen.

Name (Kardinalität: 1)

Die Benennung der Aktivitätengruppe erfolgt in aktiver Form durch Objekt mit Verrichtung,

Beschreibung (Kardinalität: 0..1)

Ermöglicht eine kurze textuelle Beschreibung der wesentlichen Tätigkeit(en) innerhalb der Aktivitätengruppe. Des Weiteren können zusätzliche Empfehlungen/Erläuterungen der fachlich freigebenden Stelle (z. B. als Auszug der Gesetzesbegründung) in diesem Metadatum aufgenommen werden.

Handlungsgrundlage (Kardinalität: 0..n)

Benennt die Bezüge zu einschlägigen Rechtsnormen, Urteilen und anderen begründenden Vorhaben (z. B. Standards, Normen). Die Angaben umfassen den Namen der Handlungsgrundlage, die Art der Handlungsgrundlage (z. B. Rechtsverordnung) sowie ggf. eine URI zum Verweis auf die Handlungsgrundlage inkl. konkreter Fassung (Version). Die Handlungsgrundlagenart wird über eine Codeliste spezifiziert. Diese Codeliste befindet sich im XRepository. Die Absätze werden in Klammern angegeben, die Rechts- und Verwaltungsvorschriften werden abgekürzt.

Eingegende Daten (Kardinalität: 0..n)

Ermöglicht die Nennung der in dieser Aktivitätengruppe verarbeiteten Daten (Input):

  • Verweis durch sukzessive Angabe von:
    • Dokumentsteckbrief
    • Stammdatenschema
    • Datenfeldgruppen bzw. Datenfelder
  • Textuelle Angabe

Dieses Metadatum kann relevant sein, wenn es sich um neue Daten handelt, die im Prozessschritt erstmalig verarbeitet werden.

Ausgehende Daten (Kardinalität: 0..n)

Ermöglicht die Nennung der in dieser Aktivitätengruppe erzeugten Daten (Outputput):

  • Verweis durch sukzessive Angabe von:
    • Dokumentsteckbrief
    • Stammdatenschema
    • Datenfeldgruppen bzw. Datenfelder
  • Textuelle Angabe

Dieses Attribut kann relevant sein, wenn es sich um neue Daten handelt, die im Prozessschritt erstmalig erzeugt werden.

Fachverfahren (Kardinalität: 0..n)

Ermöglicht die Nennung der für die Prozessausführung relevanten E-Government Komponenten, Register, zentralen IT-Lösungen. Bei Verwendung dieser Aktivitätengruppe in Referenz- oder Lokalprozessen könnte in diesem Metadatum auch ein konkretes Software-Produkt angegeben werden.

Bearbeitungszeit (Kardinalität: 0..1) NOCH NICHT FREIGEGEBEN

Ermöglicht die Angabe der Bearbeitungszeit für den jeweiligen Prozessschritt, z. B. als Grundlage für eine Folgekostenabschätzung von z. B. Änderungen an Gesetzen, Rechtsverordnungen oder Verwaltungsvorschriften.

Typspezifische Attribute​

Information empfangen​

„Information empfangen“ beschreibt den Eingang von Informationen. Dies kann z. B. der Eingang eines Antragsformulars oder die telefonische Anfrage durch einen Bürger sein.

Empfangende Daten (Kardinalität: 1..n)

Ermöglicht die Nennung der in dieser Aktivitätengruppe über einen Nachrichtenfluss empfangenen Daten durch

  • Angabe
    • des zugeordneten Dokumentsteckbriefs oder
    • einer textuellen Beschreibung, wenn es sich z. B. um eine allgemeine mündliche Mitteilung handelt.
  • Angabe der vorgegebenen Übermittlungsart als Mehrfachauswahl. Die Übermittlungsart wird über eine Codeliste spezifiziert.
  • Angabe des Absenders der empfangenen Information, wie beispielsweise eine andere Behörde, ein Bürger oder ein Unternehmen

Sofern keine bestimmte Übermittlungsart durch die Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgeschrieben ist, soll „keine Vorgabe“ als Übermittlungsart ausgewählt werden.

Information bereitstellen​

„Information bereitstellen“ beschreibt den Ausgang von Informationen an Dritte (andere Behörden, Unternehmen, Bürger). Dies kann z. B. die Zustellung eines Bescheides beschreiben oder die telefonische Auskunft durch die Verwaltung.

Bereitgestellte Daten (Kardinalität: 1..n)

Ermöglicht die Nennung der in dieser Aktivitätengruppe über einen Nachrichtenfluss bereitgestellten Daten durch

  • Angabe
    • der zugeordneten Dokumentsteckbriefs oder
    • einer textuellen Beschreibung, wenn es sich z. B. um eine allgemeine Nachforderung von Unterlagen im Rahmen der Vollständigkeitsprüfung handelt.
  • Angabe der vorgegebenen Übermittlungsart als Mehrfachauswahl. Die Übermittlungsart wird über eine Codeliste spezifiziert.
  • Angabe des Empfängers der bereitgestellten Information, wie beispielsweise eine andere Behörde, ein Bürger oder ein Unternehmen.

Sofern keine bestimmte Übermittlungsart durch die Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgeschrieben ist, soll „keine Vorgabe“ als Übermittlungsart ausgewählt werden.

Sachverhalt formell prüfen​

„Sachverhalt formell prüfen“ umfasst die formelle Prüfung eines Sachverhaltes, wie der Vollständigkeit, Fristeinhaltung und/oder Zuständigkeit. Beispiele:

  • Örtliche Zuständigkeit prüfen
  • Einhaltung der Fristen oder Termine prüfen
  • Antragsberechtigung prüfen
  • Angaben auf Vollständigkeit prüfen
  • Schriftform prüfen
  • Identität prüfen
Art der formellen Prüfung (Kardinalität: 1..n)

Die Art der formellen Prüfung ist ein Pflichtattribut und wird über eine Codeliste spezifiziert. Diese Codeliste befindet sich im XRepository. Die Mehrfachauswahl ist möglich.

Prüfung der Zuständigkeit:

  • Ist die Behörde sachlich zuständig (betrifft den gegenständlichen Tätigkeitsbereich)?
  • Ist die Behörde örtlich zuständig (betrifft den räumlichen Tätigkeitsbereich)? Ist die Behörde institutionell zuständig (betrifft die Verwaltungsebene)?

Prüfung der formellen Einhaltung der Verfahrensvorschriften (Verfahren), z. B.:

  • Sind die Unterlagen vollständig?
  • Sind die Fristen oder Termine eingehalten worden?
  • Liegt Antragsberechtigung vor? Wurde die Identität bestätigt?

Prüfung von Formvorschriften (Form), z. B.:

  • Ist der Antrag schriftlich zu stellen? (Schriftform)

Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum​

„Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum“ beschreibt die Prüfung eines Sachverhaltes auf die inhaltliche Richtigkeit, Plausibilität der Angaben sowie Rechtmäßigkeit hinsichtlich der Handlungsgrundlagen. Sofern Beurteilungsspielraum oder eine Ermessensentscheidung vorliegen, ist die Referenzaktivitätengruppe „Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit Spielraum“ zu verwenden. Beispiele:

  • Anspruch prüfen
  • Höhe des Wohngeldes ermitteln (Achtung: In diesem Beispiel folgt eine Verzweigung, ob eine Mindesthöhe erreicht worden ist. Beim Elterngeld hingegen gibt es z. B. keine Mindesthöhe, d. h. die Berechnung der Elterngeldhöhe enthält keine Prüfung und führt daher auch nicht zur Fallunterscheidung. Die Berechnung der Elterngeldhöhe wird deshalb der RAG „Daten zum Sachverhalt bearbeiten“ zugeordnet)
  • etwas durchsuchen (bei Beteiligung von Personen muss die Referenzaktivitätengruppe „Beteiligung durchführen“ verwendet werden)
Hilfsmittel (Kardinalität: 1)

Textuelle Beschreibung der Checklisten, Regelwerke, Formeln, Entscheidungsregeln.

Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit Spielraum​

Sachverhalt beurteilen/entscheiden ist eine inhaltliche Prüfung mit Beurteilungs- bzw. Ermessensspielraum.

  • Berechtigtes Interesse beurteilen
  • Eignung beurteilen
  • Über Genehmigung entscheiden
  • Über (die Ergänzung von) Nebenbestimmungen entscheiden (sofern Ermessensspielraum besteht)
Hilfsmittel (Kardinalität: 1)

Textuelle Beschreibung der Vorschläge für Entscheidungsmöglichkeiten, z.B. Erfahrungswerte.

Entscheidungsart (Kardinalität: 1)

Es sind generell drei Arten unterscheiden:

  • Beurteilungsspielraum
  • Entschließungsermessen
  • Auswahlermessen

Beurteilungsspielraum liegt vor, wenn Tatbestandsmerkmale/-voraussetzungen inhaltlich nicht eindeutig bestimmt sind (z. B. öffentliches Interesse, Gemeinwohl, wichtiger Grund, Verkehrsinteressen, Zuverlässigkeit, Eignung, Bedürfnis, besonderer Härtefall) und die Behörde diese im konkreten Fall auslegen soll (Anwendung unbestimmter Rechtsbegriffe im konkreten Fall). Ermessensentscheidungen liegen vor, wenn die Rechtsnorm der Behörde bei gegebenen Tatbestandsvoraussetzungen die Wahl zwischen mehreren Rechtsfolgen lässt (gesetzl. Formulierungen, wie z. B. „KANN“, „IST BERECHTIGT“, „DARF“). Das Ermessen ermöglicht der Behörde, die Besonderheiten des Einzelfalls zu berücksichtigen und eine für den Einzelfall sachgerechte Lösung zu finden.(Vgl. Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Handbuch der Rechtsförmlichkeit, 3. Auflage, 2008, Nr. 82)

  • Entschließungsermessen: Die Behörde kann entscheiden, ob sie tätig wird oder untätig bleibt
  • Auswahlermessen: Die Behörde kann entscheiden, auf welche Art und Weise sie tätig werden möchte.

Die Entscheidungsart wird über eine Codeliste spezifiziert. Diese Codeliste befindet sich im XRepository.

Beteiligung durchführen​

„Beteiligung durchführen“ beschreibt die Beteiligung von Dritten (andere Behörden, Unternehmen, Bürger/innen) zum Austausch von Informationen, z. B. im Rahmen einer Abstimmung, Anhörung, Stellungnahme oder Vor-Ort-Mitwirkung durch Dritte.

Beispiele:

  • Stellungnahme einholen
  • Registerdaten abfragen
  • Jemanden durchsuchen
Bereitgestellte Daten (Kardinalität: 1..n)

Ermöglicht die Nennung der in dieser Aktivitätengruppe über einen Nachrichtenfluss bereitgestellten Daten durch

  • Angabe
    • der zugeordneten Dokumentsteckbriefs oder
    • einer textuellen Beschreibung, wenn es sich z. B. um eine allgemeine Nachforderung von Unterlagen im Rahmen der Vollständigkeitsprüfung handelt.
  • Angabe der vorgegebenen Übermittlungsart als Mehrfachauswahl. Die Übermittlungsart wird über eine Codeliste spezifiziert.
  • Angabe des Empfängers der bereitgestellten Information, wie beispielsweise eine andere Behörde, ein Bürger oder ein Unternehmen.

Sofern keine bestimmte Übermittlungsart durch die Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgeschrieben ist, soll „keine Vorgabe“ als Übermittlungsart ausgewählt werden.

Empfangende Daten (Kardinalität: 1..n)

Ermöglicht die Nennung der in dieser Aktivitätengruppe über einen Nachrichtenfluss empfangenen Daten durch

  • Angabe
    • des zugeordneten Dokumentsteckbriefs oder
    • einer textuellen Beschreibung, wenn es sich z. B. um eine allgemeine Auskunft im Rahmen der Vollständigkeitsprüfung handelt.
  • Angabe der vorgegebenen Übermittlungsart als Mehrfachauswahl. Die Übermittlungsart wird über eine Codeliste spezifiziert. Angabe des Absenders der empfangenen Information, wie beispielsweise eine andere Behörde, ein Bürger oder ein Unternehmen.

Sofern keine bestimmte Übermittlungsart durch die Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgeschrieben ist, soll „keine Vorgabe“ als Übermittlungsart ausgewählt werden.

Beteiligungsform (Kardinalität: 0..1)

Ermöglicht die Nennung der Art und Weise, in der die Beteiligung des mitwirkenden Prozessteilnehmers erfolgt. Die Beteiligungsform wird über eine Codeliste spezifiziert. Diese Codeliste befindet sich im XRepository.

Mitwirkungspflicht (Kardinalität: 1)

Ermöglicht die Angabe, ob für den zu beteiligenden Prozessteilnehmer eine Pflicht zur Mitwirkung besteht. Auswahl:

  • Ja
  • Nein

Daten zum Sachverhalt bearbeiten​

„Daten zum Sachverhalt bearbeiten“ beinhaltet Aufgaben, in denen Daten oder Informationen erstellt, aktualisiert, archiviert, gelöscht bzw. ausgesondert werden. Beispiele:

  • Bescheid erstellen
  • Angaben zur Person aktualisieren
  • Statistikdaten zusammenstellen
  • Wohngeldnummer löschen
  • Grad der Behinderung bemessen
  • Einkommensunterschiedsbetrag ermitteln
  • Nebenbestimmungen ergänzen
Bearbeitungsart (Kardinalität: 1)

Art und Weise der Bearbeitung Die Bearbeitungsart wird über eine Codeliste spezifiziert. Diese Codeliste befindet sich im XRepository.

Sonstige Aktivität durchführen​

„Sonstige Aktivität durchführen“ darf nur dann genutzt werden, wenn keine der anderen Typen für die Abbildung dieser Aktivität geeignet ist.

Beschreibung (Kardinalität: 1)

Freies Textfeld

#Aktivitätengruppe als Instanz einer RAG

Wird eine Aktivitätengruppe in einem Stammprozess modelliert, ist deren Struktur, d. h. die Liste der zu befüllenden Attribute, von der zugrundeliegenden Referenzaktivitätengruppe vorgegeben, aber nicht der Inhalt dieser Attribute. Abbildung AktivitätengruppeAlsInstanz