Leistungsmodule pro Zugangskanal (Online/Offline)

Hier wird der Use Case aus dem Monat Juni vorgestellt. Dabei handelt es sich nicht um den einzigen bereitgestellten Use Case, sondern um einen ausgewählten Use Case mit konkreten Beispielen aus der Praxis. Der Anwendungsfall soll die Vorteile der 2.3.1 Version ebenso verständlich beschreiben, wie die Herausforderungen, die sich eventuell bei dem Umstieg ergeben könnten.

Beschreibung des Use Cases

XZuFi 2.3.1 hat gegenüber der Version 2.2. Neuerungen bezüglich verschiedener Zugangsmöglichkeiten zu Verwaltungsleistungen.

Aus der XZuFi 2.3.1 Spezifikation:

• Neuer Code.Zugangskanal und neues Element Leistungsmodul.zugangskanal (Seite 63 + 64)
• Neue Codeliste für Zugangskanäle zur Bereitstellung von Informationen für Leistungen Link zur Codeliste

Die Erweiterungen von XZuFi um die Zugangskanäle "Online" und "Offline" ermöglichen es uns bestimmte Leistungsmodule spezifisch anzugeben. Mit der Auswahl des kombinierten Zugangskanals 000 = "Online/Offline" bleibt es weiterhin möglich die Informationen allgemein oder zusammengefasst zu pflegen. Bei der Auswahl von 100 = "Online" oder 200 = "Offline" sind spezifische Angaben pro Zugangskanal möglich.

Hinweis: Die Verwendung der Zugangskanäle ist neben ihrer Anwendung in der Zuständigkeitsfindung auch eine zentrale Komponente der EfA-Parametrisierung. Mit dem Anspruch möglichst vollständig realisierbare Anwendungsfälle vorzustellen, werden wir uns zunächst auf die Verwendung der Zugangskanäle in Portalen konzentrieren und die Aspekte der EfA-Parametrisierung zu einem geeigneten Zeitpunkt beleuchten.

Zielsetzung

Die Inanspruchnahme einer Leistung kann abhängig vom genutzten Zugangskanal (Online oder Offline) unterschiedlich aussehen. So könnte beispielsweise eine Leistung online vielleicht kostengünstiger erledigt werden, als persönlich im Amt. Auch die Angaben zum Verfahrensablauf können abhängig vom Zugangskanal variieren. Bisher wurden diese Unterschiede in einer gemeinsamen Angabe zusammengeführt. BürgerInnen und Organisationen konnten die Angaben lesen und die für sie relevanten Informationen herausfiltern.

Mit XZuFi 2.3.1 ist es möglich, die Informationen zu einer Leistung spezifisch für die Erledigung online oder offline zu pflegen. In Portalen sollen die Leistungsmodule ab Januar 2026 für die Nutzenden dann möglichst reduziert auf die zutreffenden Informationen pro Zugangskanal angezeigt werden. Für die Nutzenden der Portale führt dies zu einer höheren Treffsicherheit relevanter Informationen. Die Hervorhebung häufig bestehender Vorteile der Online-Erledigung könnte außerdem einen Beitrag zur erhöhten Nutzung von Online-Diensten leisten.

Beispiele

Insgesamt stellen wir hier drei unterschiedliche Umsetzungsvarianten der Anzeige unterschiedlicher Zugangskanäle vor:

1. Hamburg Service (Beispiel „Hund anmelden“)
2. Suchen & Finden (PVOG Such-Client) (Beispiel "Hund anmelden in Hamburg")
3. Bundesportal (Beschreibung der Umsetzung ab 01.01.2026)

1. Hamburg Service "Hund anmelden":

Während die Nutzer des Hamburger Service-Portals in der Beschreibung der Leistung jeweils die kombinierten Informationen zu beiden Zugangskanälen lesen können, ist die Ansicht auf der Seite des Online-Diensten zugeschnitten auf die spezifischen Informationen zu der Erledigung online.

• Das Leistungsmodul Beschreibung ist übergreifend für beide Zugangskanäle ("000") angegeben.
• Für den Online-Zugangskanal ("100") werden die reduzierten Kosten von 31 € angegeben (gegenüber 47 € für die Anmeldung persönlich im Amt).
• Der Hinweis "Das Mitbringen des Hundes ist nicht erforderlich. Hunde sind in den Dienststellen der Freien und Hansestadt Hamburg nicht erlaubt!" wird nur für den offline-Zugangskanal ("200") angegeben.

Ein Einblick in die Verwendung der unterschiedlichen Zugangskanäle, für die Leistung und den Online-Dienst, im "Hamburg Service" siehst du hier:

Kombinierte Informationen für beide Zugangskanäle im Hamburger Service-Portal: Auszug aus der Beschreibung zur Leistung vom 16.09.25

Spezifische Informationen für Online-Zugangskanal im Hamburger Service-Portal: Auszug aus der Beschreibung des Online-Dienstes vom 16.09.25

2. Suchen & Finden (PVOG Such-Client) "Hund anmelden in Hamburg":

In der Servicesuche des PVOG Such-Clients können die Nutzer anhand der Überschriften ("Digital (online)" und "Persönlich im Amt bzw. per Post (offline)") erkennen, für welchen spezifischen Zugangskanal die Informationen aus den Redaktionen jeweils geliefert wurden.

Auszug aus der Beschreibung des PVOG-Such-Client vom 29.09.25

3. Bundesportal (Beschreibung der Umsetzung ab 01.01.2026):

Die Nutzer des Bundesportals können bei Leistungen mit spezifischen Angaben eine Auswahl der Reiter "Online erledigen" oder "Vor Ort oder schriftlich erledigen" wählen und sehen dann jeweils alle kombinierten und spezifischen Informationen für den ausgewählten Zugangskanal dieser Leistung. Für Leistungen, die ausschließlich einen der beiden Zugangskanäle liefern, wird die Reiterauswahl nicht aktiv sein.

Spezialisierung der Leistungsmodule

Von den zentral bereitgestellten Leistungsbeschreibungen, die auf Stammtexten der Bundesredaktion basieren, kann auf Vollzugsebene des Landes oder auf Kommunalebene abgewichen werden. Dies erfolgt durch Spezialisierungen der Leistungsmodule, wie z.B. Kosten oder Fristen, die ergänzt oder ersetzt werden. Dies kann auch bei Nutzung der Zugangskanäle je Leistungsmodul erfolgen, so dass z.B. zentral bereitgestellte Module für Online/Offline in Online und Offline aufgeteilt und unterschiedlich ergänzt/ersetzt werden können. Hier ein Überblick über die verschiedenen Ausprägungen:

Offene Klärungspunkte

1. Sind 2 oder 3 Zugangskanäle erlaubt?

Der XZuFi 2.3.1 gibt vor, dass jeweils nur ein Leistungsmodul pro Zugangskanal angegeben werden darf. Technisch reden wir dabei von drei Zugangskanälen (000 = Online/Offline, 100 = Online und 200 = Offline). Da es sich bei dem ersten Zugangskanal lediglich um die Kombination der beiden Zugangskanäle handelt, könnte man in einer anderen Betrachtung von zwei Zugangskanälen sprechen. Im Sinne der angestrebten Funktion sollten Informationen für BürgerInnen und Organisationen möglichst spezifisch pro Zugangskanal angegeben werden. Ist dies nicht möglich, welche eine Information über 000 = Online/Offline möglich, die bei einer spezifischen Anzeige pro Zugangskanal in beiden Varianten angezeigt werden könnte. Grundsätzlich lässt XZuFi 2.3.1 zu, dass Angaben für alle drei Varianten gepflegt werden können. Die parallele Eingabe einer Information für einen einem spezifischen Zugangskanal (100 oder 200) und einer Information im kombinierten Zugangskanal (000) ist allerdings nicht sinnvoll.

Notwendige Klärung: Sollte der Standard dahingehend geändert werden, dass nur Angaben in spezifischen oder im kombinierten Zugangskanal pro Leistungsmodul zulässig sind? Ein entsprechender Validator könnte auf diese Fälle hinweisen, vor irreführenden Informationen warnen oder unsinnige Angaben per Fehlermodus zurückweisen.

Status: Es wurde ein Validator im Warnungsmodus eingerichtet (VAL00065), der darauf hinweist, wenn für ein Leistungsmodul einer Leistung sowohl der kombinierte, als auch ein spezifischer Zugangskanal gepflegt wurde. Die Anzahl der Validatorenmeldungen sollen im zweiten Halbjahr 2025 beobachtet werden, um in Q1 2026 eine Schärfung des Validators in den Fehlermodus prüfen zu können. (Stand 31.07.25)

2. Sollen Leistungen auf Knotenpunkten angezeigt werden?

Leistungen, deren Leistungsschlüssel auf Knotenpunkten liegen, werden aktuell im Bundesportal nicht angezeigt. Diese Knotenpunkte können entstehen, wenn eine Leistung im Leistungskatalog mit und ohne Verrichtungsdetails geführt wird. An unserem Beispiel "Hunde anmelden" wird es deutlich. Die Leistung "Hund anmelden" (Leistungsschlüssel = 99110009104000) wird durch eine andere Leistung zur Anmeldung eines Kampfhundes (Leistungsschlüssel = 99110009104001) mit dem Verrichtungsdetail "Kampfhund" zum Knotenpunkt. Die Leistung für die Anmeldung eines Hundes, dessen Rasse nicht gelistet ist, wird somit im Bundesportal nicht angezeigt, obwohl sie in der Suchfunktion des Portals viel öfter relevant wäre. Die Suchfunktion des Portals ist aus Sicht der Nutzer dann wertvoll, wenn die Suchergebnisse alle relevanten Einträge anzeigen und gleichzeitig möglichst auf die relevanten Einträge eingegrenzt werden. Während im FIM Baustein Leistung, die Struktur des Leistungskatalog maßgeblich verantwortet, werden hieraus keine Regeln zur Anzeige der FIM-Informationen in Portalen geben.

Zu bedenken: Um den Aufwand für die Pflege des Standards möglichst zum Nutzen für BürgerInnen und Unternehmen führen zu können, empfiehlt das Projekt eine einheitliche Vorgehensweise zwischen Datenpflege & Anzeige.

Eine Anzeige alle Knotenpunkte würde die Suchergebnisse im Portal um zahlreiche Einträge, die für die Suchenden nicht relevant sind erweitern.

Eine Umstrukturierung des LeiKa mit der Bereinigung relevanten Leistungen, die aktuell auf Knotenpunkten liegen, wäre wahrscheinlich sehr aufwändig für den FIM Baustein Leistungen und die Redaktionen.

Empfohlen: Die Einführung eines generalistischen Verrichtungsdetails, damit alle relevanten Leistungen auf der letzten Detailiierungsstufe angezeigt werden können. Die betroffenen Fälle sollen im LeiKa identifiziert werden. Als Ergebnis dieser Entscheidung und Analyse hätte man ein einheitliches Zielbild, dem man sich schrittweise nähern kann (z.B. wenn die anzupassenden Leistungen ohnehin angepasst werden würden).

Status: Dieses Thema scheint einige Beteiligte bereits seit Jahren zu begleiten. Im Rahmen des Projektes soll der erneute Versuch unternommen sich der Klärung mit Transparenz und Lösungsansätzen zu nähern. Eingebunden sind bisher Vertreter aus: FIM Baustein Leistung, Landesredaktion Hamburg, Bundesportal, PVOG, FITKO Produktmanagement. (Stand 31.07.25)

3. Wie werden Angaben zu zwei spezifischen Zugangskanälen eines Leistungsmoduls (einer Sprache) von Importen in XZuFi 2.3.1 zu Abrufen in XZuFi 2.2 konvertiert?

Bei der Aufwärtskonvertierung werden die unspezifischen Angaben aus importierten Daten in XZufi 2.2. vollständig und problemlos in den kombinierten Zugangskanal (000) der abgerufenen Daten in XZuFi 2.3.1 überführt. Bei der Abwärtskonvertierung von 2.3.1-Importen zu 2.2.-Abrufen gibt es ein Risiko für einen partiellen Informationsverlust. Um dieses Risiko etwas besser einschätzen zu können, ist es wichtig zu beachten, dass:

• Dieser Informationsverlust kann nur entstehen, wenn das Redaktionssystem 2.3.1 importiert und für ein Leistungsmodul beide spezifischen Zugangskanäle gepflegt hat und der Abruf der Daten in 2.2. erfolgt.
• Aktuell importiert ausschließlich das Bremer Redaktionssystem 2.3.1 Daten und nutzt die spezifischen Zugangskanäle bisher gar nicht.
• Gemäß der aktuellen Timeline (siehe Aktuelles zum Rollout > Timeline) sind die Konsumenten und werden die Konsumenten der PVOG Daten schneller auf 2.3.1 Abrufe umsteigen, als der Sammlerdienst Daten in 2.3.1. in die Redaktionssysteme importiert. Wir werden also wenige Fälle von Abwärtskonvertierung sehen.
• Bei Abwärtskonvertierung und der Angabe beider spezifischer Zugangskanäle, wird immer der Offline-Kanal angezeigt der erfahrungsgemäßg aktuell meist detaillierter beschrieben wird und die eher höheren Kosten angibt.
• Das PVOG arbeitet aktuell an zwei vorgeschlagenen Maßnahmen, die dieses Risko weiter reduziert und potentielle Verluste tranparenter macht.

Maßnahme in Bearbeitung: Messbarkeit der Konvertierungsverluste Um das verbleibene Restrisiko des Informationsverlustes im Blick behalten zu können wird aktuell beim PVOG ein Ticket umgesetzt, dass die Messbarkeit der absoluten Informationsverluste bei der Abwärtskonvertierung 2.3.1 zu 2.2 von zwei spezifischen Zugangskanälen zählt. Die Ergebnisse daraus werden wir hier sobald wie möglich monatlich veröffenlichen. (Stand 31.07.25)

Maßnahme in Prüfung: Verketten der Angaben zu zwei spezifischen Zugangskanälen Das Team des PVOG prüft aktuell eine Anforderungs aus unserem Projekt, die eine Verkettung der Angaben von zwei spezifischen Zugangskanälen bei der Konvertierung fordert. Dies ist wahrscheinlich nicht für alle betroffenen Leistungsmodule, aber für einige umsetzbar. Wir aktualisieren diesen Beitrag, sobald die Prüfung abgeschlossen wurde. (Stand 31.07.25)

Weitere Informationen

Interessant für Redaktionen

• In der Servicesuche des PVOG-Suchdienstes kann anhand der Überschriften bereits in der Preview-Umgebung getestet werden, wie die Daten aus dem Import pro Leistung aussehen könnten. Die jeweiligen Zusatzkanäle können an der Überschrift der Leistungsmodule erkannt werden (000 = kein Zusatz im Titel, 100 = Digital (online), 200 = Persönlich im Amt bzw. per Post (offline)).
• Importe von Leistungen, die Textmodule entweder mehr als einmal pro Zugangskanal führen oder sowohl für den kombinierten Zugangskanal, als auch einem spezifischen Zugangskanal führen, führen zu einer Warnung (siehe "Unterstützung aus dem PVOG").

Interessant für Konsumenten der Daten (z.B. Portale)

• Für die Umsetzung der spezifischen Anzeige haben wir eine allgemeine Anforderung formuliert, die wir als Grundlage für einen Anforderungsbeschreibung einzelnen Portalen gerne zur Verfügung stellen.

• Die Darstellung in Portalen wird unterschiedlich gelebt. Entweder werden Listen oder Tabs zur Darstellung der Unterschiede bei Online/Offline verwendet. Die Zusammenführung von Informationen (Standard, also wie offline/online) ist bei Listen einfacher. Wenn alle Infos gelten und man dann noch ersetzt, werden Daten redundant angezeigt, das ist bei mobiler Darstellung aus Platzgründen eher schlecht. Bei Darstellung im Tab hingegen braucht man die Daten. Heute wird oft der Ansatz „digital first“ und Informationenreduktion gelebt. Es wird also nur die jeweilige Information genutzt (online oder offline) und somit die ergänzende Info verarbeitet. Es sind also beide Wege denkbar und es liegt in der Hand der Portale, die aus ihrer Sicht beste Variante zu wählen.

Unterstützung aus dem PVOG

Das PVOG stellt einen Validatoren bereit, die Redaktionen dabei unterstützten können die Datenqualität bezüglich der Verwendung bestimmter Leistungsmodule pro Zugangskanal zu überprüfen:

Der Validator VAL0030 hatte schon vor der Erweiterung von XZuFi um die Zugangskanäle die Funktion, Doppelnennung von Textmodule pro Code in einer Leistung zu prüfen und als Fehler auszuweisen. Durch die XZuFi Erweiterung um die Zugangskanäle wurde dieser Validator nun so angepasst, dass Textmodule pro Code und Zugangskanal einmalig genannt werden können, ohne einen Fehler auszuweisen. Eine Nennung von Leistungsmodulen im kombinierten Zugangskanal 000 (Online/Offline) und einem oder zwei der spezifischen Zugangskanäle 100 (Online) und 200 (Offline) führt zum Fehler.

Der Validator VAL0065 liefert Warnungen für Leistungen bei denen bestimmte Leistungsmodule für einen Zugangskanal mehrfach angegeben werden oder Leistungsmodule für den kombinierten Zugangskanal 000 (Online/Offline) und einem oder zwei der spezifischen Zugangskanäle 100 (Online) und 200 (Offline) angegeben wurden. Ausgenommen von der Prüfung des VAL0065 sind die Leistungsmodule "Textmodul(Individuell) und "ModulFachlicheFreigabe".

(technische) Details

Wenn wir von den Leistungsmodulen sprechen, die pro Zugangskanal gepflegt werden können, sind die folgenden XZuFi-Elemente gemeint:

• Textmodul (pro Typ/Code) modulText Leistungsbezeichnung / 02, Leistungsbezeichnung II / 03, Kurztext / 05, Volltext / 06, Volltext / 06, Handlungsgrundlage(n) / 07, Voraussetzungen / 09, Verfahrensablauf / 11, Formulare / 14, weiterführende Informationen / 15, Hinweise (Besonderheiten) / 16, Urheber / 18, zuständige Stelle / 22, Ansprechpunkt / 23, Teaser / 24, Rechtsbehelf / 25
• TextmodulIndividuell (pro Typ/Code) modulTextIndividuell
• Fristmodul modulFrist
• Bearbeitungsdauermodul modulBearbeitungsdauer
• Kostenmodul modulKosten
• Dokumentmodul modulDokument
• BegriffImKontextModul modulBegriffImKontext
• FachlicheFreigabeModul modulFachlicheFreigabe
• Auskunftshinweismodul modulAuskunftshinweis
• UrsprungsportalModul modulUrsprungsportal