FIM-BPMN

Pool

Namenskonventionen

Die Bezeichnung des Pools wird direkt aus den Rechts- Verwaltungsvorschriften übernommen. Abkürzungen können in Klammern am Ende ergänzt werden, z. B. „Bundesverwaltungsamt (BVA)“.

• Bei der Verwendung von Rollen für z. B. Funktionen (z. B. „Schwerbehindertenbeauftragte/-r“) ist entweder explizit die weibliche und männliche Form oder eine geschlechtsneutrale oder eine geeignete geschlechtergerechte Bezeichnung zu verwenden, wenn nicht nur ein Geschlecht gemeint ist.

Modellierungskonventionen

1. Es müssen im Stammprozessmodell alle Prozessteilnehmer, mit denen Informationen ausgetauscht werden können, dargestellt werden.
2. Sofern ein Prozessteilnehmer eine Vielzahl von möglichen Behörden oder Kommunikationspartnern umfasst, müssen diese aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht im Pool-Namen aufgezählt werden. Es ist ausreichend, wenn diese separat im Prozesssteckbrief erfasst werden, z. B.

• „Antragsteller/-in“: Mögliche Konkretisierungen wie z. B. „Eigentümer/-in“, „Bauherr/-in“, „Architekt/-in“ können alternativ im Prozesssteckbrief als Prozessteilnehmer in der Rolle „Initiator“ erfasst werden. Der Pool-Name würde in diesem Fall nur aus „Antrag-steller/-in“ bestehen.

3. Der Informationsaustausch zwischen der öffentlichen Verwaltung und anderen Prozessteilnehmern (z. B. Unternehmen) wird wie folgt im Stammprozess modelliert: Der Prozessteilnehmer, welcher nicht der öffentlichen Verwaltung zugehörig ist, wird als zugeklappter Pool dargestellt. Wie dieser Prozessteilnehmer die Information oder Mitwirkung erbringt, wird nicht im Stammprozessmodell abgebildet.
4. Der Initiator und der Ergebnisempfänger sollen links abgebildet werden, der Hauptakteur in der Mitte und die Mitwirkenden auf der rechten Seite.

Schwimmbahn (Lane)

Namenskonventionen

1. Eine Schwimmbahn soll die Bezeichnung einer Rolle erhalten.

• Bei der Verwendung von Rollen für z. B. Funktionen (z. B. „Schwerbehindertenbeauftragte/-r“) ist entweder explizit die weibliche und männliche Form oder eine geschlechtsneutrale oder eine geeignete geschlechtergerechte Bezeichnung zu verwenden, wenn nicht nur ein Geschlecht gemeint ist.

2. Eine Schwimmbahn darf nicht identisch zum Pool bezeichnet werden.

Modellierungskonventionen

1. Die Schwimmbahn unterteilt den Pool in weitere Verantwortlichkeiten. Die Schwimmbahn darf nicht zur Darstellung der funktionalen Organisationshierarchie verwendet werden, sondern muss eine von der Organisationshierarchie abstrahierte Rolle abbilden.
2. Die Verschachtelung mittels Schwimmbahnen soll inklusive Pool nicht mehr als 3 Ebenen beinhalten.

Strukturierungs-Teilprozess

Zur Strukturierung des Stammprozessmodells können Prozess-Elemente auch durch nicht-typisierte Teilprozesse (Strukturierungs-Teilprozesse) zusammengefasst werden. Diese müssen aber in ihrer tiefsten Detaillierungsebene ausschließlich aus Referenzaktivitätengruppen und entsprechenden FIM-BPMN-Elementen bestehen.

Namenskonvention

1. Der Name muss verständlich, sprachlich fehlerfrei und (zu)treffend sein. Jeder Strukturierungs-Teilprozess muss nach einem einheitlichen Schema „Objekt“ + „Verrichtung“ bezeichnet werden (Tätigkeitsbeschreibung).
2. Die Bezeichnung der des Strukturierungs-Teilprozesses ist aus Sicht der Verwaltung zu formulieren.

Modellierungskonvention

1. Der Strukturierungs-Teilprozess wird durch das BPMN-Element „Teilprozess“ dargestellt.
2. Jeder Strukturierungs-Teilprozess soll nur einen eingehenden und einen ausgehenden Kontrollfluss haben. Für Verzweigungen und Zusammenführungen sind Gateways zu nutzen.
3. Auf einen Strukturierungs-Teilprozess, der eine Prüfung oder Entscheidung enthält, soll eine Verzweigung folgen.

4. Die Durchnummerierung der Aktivitätengruppen innerhalb des Strukturierungs-Teilprozesses kann wieder mit „01“ beginnen. Sofern es sich um einen wiederverwendbaren Strukturierungs-Teilprozess handelt (dick-umrandet), muss die Durchnummerierung mit „01“ beginnen.

Gateway (Verzweigung/ Zusammenführung)

Element	Beschreibung	Symbol
Exklusive datenbasierte Verzweigung	Es handelt sich bei dieser Verzweigung um eine datenbasierte Fallunterscheidung. Abhängig von den bestehenden Prozessdaten wird der Prozessfluss an genau einem Pfad weitergeleitet. Vor der exklusiven Verzweigung ist stets eine entsprechende FIM-RAG zu modellieren, die zu einer Fallunterscheidung führt. Die Bedingungsfrage wird dann direkt an der Verzweigung platziert. Bei der Zusammenführung wird auf einen der eingehenden Pfade gewartet, um den Prozessfluss fortzuführen.
Exklusive ereignisbasierte Verzweigung	Für die Modellierung einer ereignisbasierten Fallunterscheidung wird diese Verzweigung gewählt. In der Regel folgen dieser Verzweigung zwei oder mehr eintretende Zwischenereignisse. Es wird genau der nachfolgende Pfad ausgeführt, bei dem das nachfolgende Zwischenereignis zeitlich zuerst eintritt.
Parallele Verzweigung	Bei dieser Verzweigung werden sämtliche nachfolgenden Pfade gleichzeitig ausgeführt. Bei der Zusammenführung wird auf alle eingehenden Pfade gewartet, bevor der Prozessfluss fortgesetzt wird.
Inklusive datenbasierte Verzweigung	Die inklusive Verzweigung leitet den Prozessfluss in Abhängigkeit von den bestehenden Prozessdaten an mindestens einen Pfad weiter. Es können auch mehrere nachfolgende Pfade gleichzeitig ausgeführt werden. Bei der Zusammenführung wird auf alle eingehenden aktiven Pfade gewartet.

Namenskonvention

1. Der Name der exklusiven datenbasierten sowie der inklusiven Verzweigung muss eine Frage enthalten, welche möglichst positiv zu formulieren ist (z. B. Antrag vollständig? statt Antrag unvollständig?) und zur Prüfung passen muss.
2. Die ausgehenden Kontrollflüsse einer exklusiven datenbasierten sowie einer inklusiven Verzweigung sollen eindeutig bezeichnet werden. Die Bezeichnungen sollen zu der bei der Verzweigung gestellten Frage passen.
3. Die exklusive datenbasierte sowie die inklusive Zusammenführung dürfen nicht beschriftet werden.
4. Das ereignisbasierte Gateway und das parallele Gateway dürfen nicht beschriftet werden.

Modellierungskonvention

1. Für das exklusive datenbasierte Gateway muss folgende Darstellungsart verwendet werden:
2. Das Gateway muss für die Abbildung einer Verzweigung oder Zusammenführung von Kontrollflüssen verwendet werden.
3. Das Gateway darf nicht gleichzeitig Verzweigung und Zusammenführung sein.
4. Jede Verzweigung des Kontrollflusses soll mit demselben Gateway-Typ wieder zusammengeführt werden.

• Ausnahme: Die ausgehenden Kontrollflüsse einer exklusiven ereignisbasierten Verzweigung werden mit einem exklusiven datenbasierten Gateway zusammengeführt.

5. Die Zusammenführung soll mit der dazugehörigen Verzweigung vertikal gleich angeordnet sein.
6. Vor einer exklusiven datenbasierten sowie einer inklusiven Verzweigung muss eine Prüf-Aktivität (formell prüfen, Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum, Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit Spielraum) oder eine Beteiligung modelliert werden. Letzteres trifft insbesondere dann zu, wenn die Beteiligungsform ein Einvernehmen ist und im Anschluss die Weiche folgt, ob ein Einvernehmen hergestellt werden konnte oder nicht. Die Klärung bzw. das Herbeiführen des Einvernehmens erfolgt bereits in der Beteiligung, so dass eine anschließende Prüfung nicht mehr erforderlich ist. Die Verzweigung muss im Übrigen nicht zwingend das direkte Nachfolgeelement sein, sondern kann wenige Schritte weiter erscheinen. Dennoch gilt: Die exklusive datenbasierte Verzweigung sowie die inklusive Verzweigung dürfen nicht ohne eine vorherige Prüf-Aktivität oder Beteiligung modelliert werden.
7. Kumulative Aufzählung:

Die kumulative Aufzählung wird über eine parallele Verzweigung dargestellt. Auf die Modellierung einer parallelen Verzweigung weisen in den Rechts- und Verwaltungsvorschriften die Wörter „und“ bzw. „sowie“ hin. Hierbei kann es sich auch um eine Aufzählung handeln, welche vor dem letzten Aufzählungsglied „und“ oder „sowie“ enthält.(Vgl. Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Handbuch der Rechtsförmlichkeit, 3. Auflage, 2008, Nr. 90) 8. Alternative Aufzählung:

Die alternative Aufzählung wird mit der exklusiven oder inklusiven Verzweigung dargestellt. Auf die Modellierung einer exklusiven Verzweigung (im Bild links) weist in den Rechts- und Verwaltungsvorschriften das Wort „oder“ hin. Falls mehrere Alternativen zutreffen können und diese sich nicht gegenseitig ausschließen, ist eine inklusive Verzweigung zu verwenden. (Vgl. Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Handbuch der Rechtsförmlichkeit, 3. Auflage, 2008, Nr. 91)

Startereignis

Das Startereignis initiiert den Prozessfluss durch eine nicht näher beschriebene Auslösebedingung.

Element	Beschreibung	Symbol
Nachrichten- Startereignis	Das Nachrichten-Startereignis löst den Prozessfluss genau dann aus, wenn eine Nachricht eintrifft. - Beispiel: „Antrag erhalten“
Zeit- Startereignis	Das Zeit-Startereignis initiiert den Prozessfluss, wenn periodi-sche, zeitliche Ereignisse, Zeitpunkte, Zeitspannen oder Zeit-überschreitungen stattfinden. - Beispiel: „monatlich“

Namenskonvention

1. Jedes Ereignis (Start-, Zwischen-, Endereignis) muss einen Zustand (Status) beschreiben, der eingetreten ist bzw. ausgelöst wurde.

• Das Ereignis soll mit einem Verb im Partizip Perfekt beschrieben werden (z. B. Dokument erhalten).
• Das Zeit-Startereignis kann ohne Verb benannt werden (z. B. 2 Stunden; jeden Dienstag).

Modellierungskonvention

1. Die FIM-BPMN erlaubt zwei Typisierungen von Startereignissen:

• Nachrichten-Startereignis
• Zeit-Startereignis

2. Das Startereignis vom Typ „Nachricht“ muss einen eingehenden Nachrichtfluss haben. Als Nachfolgeaktivität muss entweder die Aktivitätengruppe „Information empfangen“ oder der Strukturierungs-Teilprozess modelliert werden.

3. Das Startereignis soll immer genau einen ausgehenden Kontrollfluss haben. Eine Verzweigung muss durch ein Gateway explizit abgebildet werden.

4. Mehrere Startereignisse müssen mit einem passenden Gateway zusammengeführt werden. Es gilt zu beachten, dass jedes Startereignis eine neue Prozessinstanz auslöst. Eine parallele Zusammenführung der Startereignisse würde demzufolge zu einer Verklemmung führen, d.h. der Prozessfluss stoppt bei der parallelen Zusammenführung und wartet vergebens innerhalb seiner Prozessinstanz auf den anderen Prozessfluss (BPMN-Syntax-Regel).

Zwischenereignis / Randereignis

Namenskonvention

1. Jedes Ereignis (Start-, Zwischen-, Endereignis) muss einen Zustand (Status) beschreiben, der eingetreten ist bzw. ausgelöst wurde.

• Das Ereignis soll mit einem Verb im Partizip Perfekt beschrieben werden (z. B. Dokument erhalten).
• Das Zeit-Zwischenereignis kann ohne Verb benannt werden (z. B. 2 Stunden; jeden Dienstag)

Modellierungskonvention

1. Die FIM-BPMN erlaubt die folgenden zwei Typisierungen von Zwischenereignissen:

• Zeit-Zwischenereignis
• Nachrichten-Zwischenereignis

2. Das Zwischenereignis muss genau einen ein- und einen ausgehenden Kontrollfluss haben.

• Ausnahme: angeheftetes Zwischenereignis (Randereignis), siehe nächstes Qualitätskriterium.

3. Das Randereignis als angeheftetes Zwischenereignis darf keinen eingehenden Kontrollfluss haben, dafür aber zwingend einen ausgehenden Kontrollfluss. In der FIM-BPMN darf nur das Zeit-Zwischenereignis als Randereignis verwendet werden.

4. Das Nachrichten-Zwischenereignis darf nur als Nachfolgeelement einer exklusiven ereignisbasierten Verzweigung modelliert werden.

Endereignis

Das Endereignis steht für das Ende eines Pfades in einem Stammprozess (Endzustand).

Namenskonvention

1. Jedes Ereignis (Start-, Zwischen-, Endereignis) muss einen Zustand (Status) beschreiben, der eingetreten ist bzw. ausgelöst wurde.

• Das Ereignis soll mit einem Verb im Partizip Perfekt beschrieben werden (z. B. Dokument zugestellt).

Modellierungskonvention

1. Im Prozessmodell sind die möglichen Endzustände zu modellieren, zum Beispiel

• „in die Handwerksrolle eingetragen“ (Endzustand: begünstigender Verwaltungsakt: bestandskräftig)
• „Abrissgebot untersagt“, „Leistung/ Bewilligung/ Erlaubnis/ Genehmigung abgelehnt“, „Eintragung in die Handwerksrolle abgelehnt“ (Endzustand: belastender Verwaltungsakt)

2. Die FIM-BPMN erlaubt keine Typisierungen von Endereignissen.

Kontrollfluss

Ein Kontrollfluss verbindet in einem Pool die Elemente untereinander, um festzulegen, in welcher Reihenfolge die Elemente auszuführen sind.

Modellierungskonvention

1. Sich überschneidende Nachrichten- und Kontrollflüsse sollen vermieden werden.
2. Der Kontrollfluss soll vertikal bzw. horizontal modelliert werden. Diagonale Kontrollflüsse sollen vermieden werden.
3. An den Kontrollflüssen, welche von einer inklusiven, exklusiven datenbasierten oder exklusiven ereignisbasierten Verzweigung ausgehen, können Eintrittswahrscheinlichkeiten hinterlegt werden.

Nachrichtenfluss

Ein Nachrichtenfluss wird verwendet, um einen Informationsaustausch mit einer anderen ausführenden Behörde (aufgeklappter Pool) oder einem Bürger oder einem Unternehmen (zugeklappter Pool) zu veranschaulichen.

Namenskonvention

1. Der Nachrichtenfluss muss mit der Art der Information beschriftet sein. Sofern der Nachrichtenfluss ein Dokument umfasst, soll der offizielle Name des Dokumentsteckbriefs im Nachrichtenfluss stehen. Sofern der Nachrichtenfluss mehrere Nachweise/ beizubringende Dokumente beinhaltet, reicht die Bezeichnung „Nachweise“ am Nachrichtenfluss. Die einzelnen Nachweise werden dann in den entsprechenden Metadaten der Aktivitätengruppen erfasst. Für jeden Nachweis muss folglich ein entsprechender Dokumentsteckbrief im FIM-Baustein Datenfelder angelegt werden.
2. Optionale Dokumente müssen durch „ggfs.“ gekennzeichnet werden.
3. Alternative Dokumente müssen durch „/“ gekennzeichnet werden.

Modellierungskonvention

1. Die Bezeichnung des Nachrichtenflusses soll zwischen den Pools platziert werden.
2. Sich überschneidende Nachrichten- und Kontrollflüsse sollen vermieden werden.
3. Der Nachrichtenfluss soll vertikal bzw. horizontal modelliert werden. Diagonale Nachrichtenflüssen sollen vermieden werden.
4. Es soll maximal nur ein Nachrichtenfluss zu einem Ereignis oder einer Aktivitätengruppe führen, da dieser i. d. R. einen spezifischen Dokumentsteckbrief darstellt. Mehrere Nachrichtenflüsse, z. B. von unterschiedlichen Prozessteilnehmern, dürfen nur zu derselben Aktivitätengruppe führen, wenn es sich um denselben Nachrichteninhalt handelt. Ebenfalls dürfen mehrere Nachrichtenflüsse nur von einer Aktivitätengruppe zu anderen Prozessteilnehmern führen, wenn die Nachrichtenflüsse denselben Inhalt haben.

Datenspeicher

Der Datenspeicher ermöglicht dem Prozess das Lesen oder dauerhafte Speichern von Daten. Er existiert unabhängig von der Lebensdauer der Prozessinstanz, z.B. eine Datenbank oder ein Aktenschrank.

Namenskonvention

1. Die Bezeichnung soll im Stammprozessmodell produktneutral erfolgen, z. B. „Wohngeld-Fachverfahren“.
2. Die Abkürzung soll vorangestellt werden, z. B. „AZR Ausländerzentralregister“.

Modellierungskonvention

1. Der Datenspeicher soll für IT-Verfahren und Register verwendet werden.

Textanmerkung

Jedes Objekt kann durch eine Textanmerkung kommentiert werden.

Modellierungskonvention

1. Zusätzlich erforderliche Informationen, die zum besseren Verständnis des Modells beitragen, sollen als Kommentar eingebunden werden.