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Aktivitätengruppen (Teilprozesse)

Abbildung Aktivitätengruppe

Namenskonventionen​

  1. Der Name muss verständlich, sprachlich fehlerfrei und (zu)treffend sein. Jede Aktivitätengruppe muss nach einem einheitlichen Schema „Objekt“ + „Verrichtung“ bezeichnet werden (Tätigkeitsbeschreibung):
  • z. B. „Wohngeld-Bewilligungsbescheid erstellen“ oder „Stellungnahme einholen“.
  1. Die Bezeichnung der Aktivitätengruppe muss aus Sicht der Verwaltung formuliert werden:
  • z. B. „Antrag entgegennehmen“ statt „Antrag stellen“
  1. Die Bezeichnung der Aktivitätengruppe soll keinen Prozessteilnehmer enthalten:
  • z. B. „Empfangsbescheinigung Gewerbeanmeldung übermitteln“ statt „Empfangsbescheinigung Gewerbeanmeldung an Anzeigenden übermitteln“
  1. Der Name beginnt stets mit einem Großbuchstaben:
  • z. B. „Über Erhebung einer Geldbuße entscheiden“ statt „über Erhebung einer Geldbuße entscheiden“

Modellierungskonventionen​

  • Die Aktivitätengruppe muss durch das BPMN-Element „Teilprozess“ dargestellt werden.
  • Jede Aktivitätengruppe soll nur einen eingehenden und einen ausgehenden Kontrollfluss haben. Für Verzweigungen und Zusammenführungen sind Gateways zu nutzen.
  • Jede Aktivitätengruppe muss einem Referenzaktivitätengruppen-Typ aus dem FIM-Prozessbaukasten zugeordnet werden, es sei denn, es handelt sich um einen Strukturierungs-Teilprozess.
  • Prüfung auf Rechtmäßigkeit: Auf eine Prüfung deutet zum Beispiel eine in der Rechtsnorm formulierte Bedingung hin, welche oftmals eine Darlegungs- und Beweislast nach sich zieht.(Vgl. Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Handbuch der Rechtsförmlichkeit, 3. Auflage, 2008, Nr. 86 & 89)
    • „WENN / FALLS“ (uneingeschränkte Bedingung für Eintritt/ Ausschluss einer Rechtsfolge)
    • „SOFERN / SOLANGE / SOWEIT“ bzw. „IN DEM Maß, WIE“ (eingeschränkte Bedingung für den Umfang einer Rechtsfolge)

Für die Modellierung der Prüfung auf Rechtmäßigkeit (Prüf-Aktivität) stehen im FIM-Prozessbaukasten die folgenden Referenzaktivitätengruppen zur Verfügung:

  • Sachverhalt formell prüfen

  • Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum

  • Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit Spielraum (Beurteilungs- bzw. Ermessensspielraum)

  • Trennung von Aktivitäten-Typen: Die unterschiedlichen Aktivitäten-Typen sollen nicht miteinander vermischt werden. Abbildung Trennung

  • Darstellung von „impliziten Aktivitäten“: Wird durch die Rechtsnorm im Verfahrensablauf ein Prozessschritt nicht beschrieben, welcher sich aber aus dem Verfahrensablauf ergeben würde, ist dieser „implizite“ Prozessschritt darzustellen und als Platzhalter mit zwei Fragezeichen „??“ zu markieren. Die fachliche Richtigkeit dieser impliziten Aktivitäten ist mit der zuständigen Fachrechtsbehörde zu klären. Der Stammprozess sollte bei der fachlichen Freigabe durch die Fachrechtsbehörde keine impliziten Aktivitäten mehr enthalten, es sei denn, diese „impliziten“ Aktivitäten verweisen auf konkretisierende Rechtsnormen / Ausführungsvorschriften, welche von der nächsttieferen Verwaltungsebene erlassen werden.

Abbildung Implizit

Information empfangen​

  1. Die Referenzaktivitätengruppe „Information empfangen“ soll durch einen Teilprozess mit einem eingehenden Nachrichtenfluss dargestellt werden.
  • Ausnahme: Sofern das Vorgängerelement ein Nachrichten-Startereignis oder Nachrichten-Zwischenereignis ist, kann diese Referenzaktivitätengruppe ohne einen eingehenden Nachrichtenfluss modelliert werden. In diesem Fall werden alle möglichen Dokumentsteckbriefe (!) nicht im typspezifischen Metadatum „Empfangene Daten“ erfasst, sondern im Kern-Metadatum „Eingehende Daten“.

Abbildung NachrichtenflussAusnahmen

  1. Die Referenzaktivitätengruppe „Information empfangen“ darf nur dann mehr als einen Prozessteilnehmer als Absender aufnehmen, wenn die Informationen der anderen Absender die gleiche Dokumentsteckbrief-ID haben. Dies gilt auch für die Referenzaktivitätengruppen „Beteiligung durchführen“ und „Information bereitstellen“.

Information bereitstellen​

  1. Die Referenzaktivitätengruppe „Information bereitstellen“ muss durch einen Teilprozess mit mindestens einem ausgehenden Nachrichtenfluss dargestellt werden.
  2. Die Referenzaktivitätengruppe „Information bereitstellen“ darf nur dann mehrere Empfänger adressieren, wenn die Informationen an die Empfänger die gleiche Dokumentsteckbrief-ID haben. Dies gilt auch für die Referenzaktivitätengruppen „Beteiligung durchführen“ und „Information empfangen“.

Sachverhalt formell prüfen​

  1. Die Referenzaktivitätengruppe „Sachverhalt formell prüfen“ muss durch einen Teilprozess dargestellt werden, auf welchem eine Verzweigung folgt
  2. Die Referenzaktivitätengruppe „Sachverhalt formell prüfen“ stellt genau eine Art der formellen Prüfung dar (Zuständigkeit, Verfahren, Form). Sofern sich die Art der formellen Prüfung ändert, ist eine neue Aktivitätengruppe zu modellieren, z. B. sind Prüfung der Zuständigkeit und die Prüfung der Fristen jeweils gesondert zu modellieren.
  • Die Arten der Zuständigkeitsprüfung (sachlich, örtlich, instanziell) können in einer Aktivitätengruppe zusammengefasst werden.
  • Sofern die Antragsteller-Eigenschaft eingeschränkt ist, d. h. es darf nur ein eingeschränkter Personenkreis den Antrag stellen, muss die Prüfung der Antragsberechtigung modelliert wer-den.
  • Sofern eine Schriftformerfordernis vorliegt, muss die Prüfung auf Einhaltung der Schriftform modelliert werden.
  • Sofern ein Identitätsnachweis erforderlich ist, muss die Prüfung der Identität modelliert werden.
  • Die Prüfung der Zuständigkeit und die Prüfung auf Vollständigkeit (der Unterlagen beziehungsweise der Angaben) sollen immer modelliert werden.

Abbildung FormellePrüfung

  1. Bei der Prüfung auf Vollständigkeit werden die erforderlichen Unterlagen (z. B. Nachweise) nicht im Metadatum „Eingehende Daten“ erfasst. Stattdessen sollen bereits die einzureichenden Unterlagen in der RAG „Information empfangen“, z. B. in der ersten Aktivitätengruppe „Unterlagen entgegennehmen“, erfasst werden. Jeder Nachweis ist zudem noch einmal gesondert bei der dazugehörigen Prüf-Aktivität im Metadatum „Eingehende Daten“ anzugeben, z. B. der jeweilige Identitätsnachweis bei der Prüf-Aktivität „Identität prüfen“.

Abbildung Vollständigkeit

  1. Die formelle Prüfung, wer im Verfahren zu beteiligen ist, soll nicht gesondert modelliert werden.
  • Ausnahme: Wenn Entscheidungsspielraum bezüglich der Durchführung einer Beteiligung besteht, z. B. ob ein Register im Rahmen der Sachverhaltsermittlung abgefragt werden soll oder nicht, soll die Referenzaktivitätengruppe „Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit Spielraum“ verwendet werden.
  1. Die formelle Prüfung, ob Formvorschriften für die Erstellung der Daten eines Sachverhaltes bestehen, wird nicht gesondert modelliert. Mögliche Formvorschriften werden direkt in der Referenzaktivitätengruppe „Daten zum Sachverhalt bearbeiten“ erfasst, zum Beispiel:
  • Ist der Verwaltungsakt schriftlich zu erlassen?
  • Ist eine Begründung oder eine Rechtsbehelfsbelehrung erforderlich?
  1. Die formelle Prüfung darf keinen eingehenden oder ausgehenden Nachrichtenfluss enthalten.

Fristenmodellierung​

Die Fristenprüfung wird in einer Aktivitätengruppe zusammengefasst. Wenn die Frist eingetreten ist, folgt die Aktivitätengruppe „Bearbeitung beschleunigen“, da unklar wodurch, wie Bearbeitung beschleunigt wird. Dafür wird der RAG-Typ „*(Joker)“ verwendet.

Abbildung Fristenmodellierung

Es wird empfohlen, dass der regulärer ausgehender Pfad aus der Fristenüberwachung direkt in ein Endereignis endet, da dies verständlicher ist. Die Lesbarkeit kann verbessert, indem Endereignisse am Ende einer Aktivitätengruppe / eines thematischen Blocks gut sichtbar modelliert werden. Außerdem sollten Zwischenereignisse zu Fristen weicher formulieren („kurz vor Ablauf Frist …“), damit die Maßnahme zur Beschleunigungüberhaupt noch Sinn macht.

Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum​

  1. Die Referenzaktivitätengruppe „Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum“ muss durch einen Teilprozess dargestellt werden, auf welchem eine Verzweigung folgt.

Abbildung ohneSpielraum

  1. Das der Prüfung möglicherweise zugrundeliegende Regelwerk ist nicht gesondert zu modellieren. Dieses kann über Entscheidungstabellen oder anderen Diagrammtypen wie der Decision Model and Notation (DMN) formalisiert werden.
  2. Der Name der Referenzaktivitätengruppe „Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum“ kann das Verb „prüfen“ enthalten und soll nicht die Verben „beurteilen“ oder „entscheiden“ enthalten, da diese im Regelfall bei der RAG „Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit Spielraum“ verwendet werden sollen.
  3. Die Referenzaktivitätengruppe „Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum“ darf keinen eingehenden oder ausgehenden Nachrichtenfluss enthalten.

Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit Spielraum​

  1. Die Referenzaktivitätengruppe „Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit Spielraum“ muss durch einen Teilprozess dargestellt werden, auf welchem eine Verzweigung folgt.

Abbildung mitSpielraum

  1. Diese Konvention gilt nicht für den Fall, wenn das Wort „können“ im Sinne von „in der Lage sein“ oder „etwas beherrschen“ verwendet wird.
  2. Das einer Entscheidung möglicherweise zugrundeliegende Regelwerk ist nicht gesondert zu modellieren. Dieses kann über Entscheidungstabellen oder anderen Diagrammtypen wie DMN formalisiert werden.
  3. Bei einem Ermessensverwaltungsakt muss die Entscheidung über die Genehmigung/Bewilligung/Erteilung/Gewährung gesondert modelliert werden.
  • z. B. „Die Genehmigung kann erteilt werden (=Ermessensakt), wenn berechtigtes Interesse (=Beurteilungsspielraum) vorliegt.“
  1. Ein Durchführungsverwaltungsakt (gebundener Verwaltungsakt) darf keine Entscheidung über die Genehmigung/Bewilligung/Erteilung/Gewährung enthalten.
  • z. B. „Die Genehmigung ist zu erteilen (kein Ermessensakt, sondern Durchführungsakt bzw. gebundener Verwaltungsakt), wenn berechtigtes Interesse (=Beurteilungsspielraum) vorliegt.“
  1. Sofern es sich um Beurteilungsspielraum handelt, soll im Namen der Aktivitätengruppe das Verb „beurteilen“ vorkommen. Sofern es sich um Ermessensspielraum handelt, soll im Namen das Verb „entscheiden“ verwendet werden. Das Verb „prüfen“ hingegen soll im Regelfall bei Aktivitätengruppen des RAG-Typs „Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum“ genutzt werden.
  2. Die Referenzaktivitätengruppe „Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit Spielraum“ darf keinen eingehenden oder ausgehenden Nachrichtenfluss enthalten.

Beteiligung durchführen​

  1. Eine Beteiligung muss durch einen Teilprozess mit einem ausgehenden und einem eingehenden Nachrichtenfluss dargestellt werden.
  2. Vor-Ort-Interaktion: Nimmt eine Behörde vor Ort eine Prüfung vor und bezieht dabei einen Prozessteilnehmer ein, ist der Aktivitäten-Typ „Beteiligung durchführen“ zu verwenden.

Abbildung Vor_Ort

  1. Standard-Beteiligung: Mitwirkungsleistungen, welche von einem Prozessteilnehmer gebündelt für mehrere Verwaltungen fachübergreifend erbracht werden, werden als Aktivitätengruppe vom Typ „Beteiligung durchführen“ dargestellt17. Typische Beispiele sind Registerabfragen. Um der besonderen fachübergreifenden Eigenschaft Rechnung zu tragen, wird die Standard-Beteiligung als Aufruf-Aktivität (dick umrandet) modelliert. Diese Art der Darstellung ist nicht zu verwechseln mit der Modellierung einer Schnittstelle zu einem separaten Prozess: der separate Prozess wird nicht typisiert.

Abbildung Standard-Beteiligung

  1. Sofern es sich bei der Beteiligung um eine Registerabfrage bzw. -auskunft handelt, wird das Register im Metadatum „Fachverfahren“ nur bei der Beteiligung erfasst, bei welcher der Datenspeicher auch dargestellt worden ist. Anhand des Namens der jeweiligen Beteiligungs-Aktivitätengruppe soll erkenntlich sein, um welche Art von Daten es sich handelt bzw. welchem Zweck die Registerabfrage dient.
  2. Sofern eine Beteiligung auch die Auswertung der Rückmeldung umfasst, kann eine Verzweigung auf die Beteiligung folgen. Alternativ können im Rahmen der Sachverhaltsermittlung die erforderlichen Registerabfragen durchgeführt werden und im Anschluss folgt eine „zusammenfassende“ Verzweigung z. B. mit der Fragestellung „Voraussetzungen erfüllt?“.

Abbildung BeteiligungMitAuswertung

  1. Die Referenzaktivitätengruppe „Beteiligung durchführen“ darf nur (dann) mehr als einen Prozessteilnehmer adressieren, wenn die mit den Prozessteilnehmern ausgetauschten Nachrichten die gleiche Dokumentsteckbrief-ID haben. Dies gilt auch für die Referenzaktivitätengruppen „Information bereitstellen“ und „Information empfangen“.

Abbildung MehrereProzessteilnehmer

Daten zum Sachverhalt bearbeiten​

  1. Die Referenzaktivitätengruppe „Daten zum Sachverhalt bearbeiten“ stellt genau eine Bearbeitungsart dar, d. h. sie darf nicht mehrere Bearbeitungsarten zusammenfassen.
  2. Die Referenzaktivitätengruppe „Daten zum Sachverhalt bearbeiten“ darf keinen eingehenden oder ausgehenden Nachrichtenfluss enthalten.
  3. Im Metadatum „Ausgehende Daten“ soll der relevante Dokumentsteckbrief angegeben werden.
  • z. B.: In der Aktivitätengruppe „Empfangsbescheinigung der Gewerbeanmeldung erstellen“ wird die Dokumentsteckbrief-ID für die Empfangsbescheinigung angegeben.

Sonstige Aktivität durchführen​

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