Produktmanagement-Modell FIM (PM-Modell)

Redaktioneller Hinweis

Diese Seite befindet sich noch im Aufbau. Weitere Inhalte zur FIM-Gremienstruktur nach dem PM-Modell werden stetig ergänzt.

Das Föderale Informationsmanagement (FIM) verfolgt das Ziel, die Verwaltung moderner und strukturierter aufzustellen, damit Verwaltungsleistungen für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und die Verwaltung selbst besser beschreibbar werden. Um diese Wirkung langfristig zu sichern, braucht es neben durchdachter fachlicher Inhalte auch klare Strukturen. Dafür ist es essenziell festzulegen, wer was entscheidet, wer wofür zuständig ist und wie alle Beteiligten effektiv zusammenarbeiten.

Hinweis

Mit dem Beschluss 2024/51 der 45. Sitzung des IT-Planungsrats wurde das Produktmanagement-Modell (PM-Modell) als neue Steuerungs- und Governancestruktur für FIM eingeführt. Es schafft eine Balance zwischen operativer Entscheidungsfähigkeit und der föderalen Einbindung aller Länder.

Hintergrund

Bestehende Unklarheiten in der Steuerung und den Strukturen von FIM gefährdeten die langfristige Wirksamkeit des Vorhabens im föderalen IT-Ökosystem. Das PM-Modell soll strukturierte Antworten auf Fragen zur strategischen Entscheidungsebene, Verantwortlichkeiten und operativen Umsetzung geben.

Aus den drei Steuerungsansätzen des PM-Modells wurde für FIM Steuerungsansatz 2 gewählt, in welchem die FITKO die Verantwortung mit Servicepartnern teilt. Das bindet vorhandene Expertise dauerhaft ein, klärt Zuständigkeiten und schafft eine handlungsfähige Verbindung zwischen strategischer Steuerung und operativer Umsetzung.

Gremienstruktur

Die Gremienstruktur des PM-Modells FIM gliedert sich in drei Ebenen:

Ebene	Gremien	Kernfunktion
Strategisch	Produktboard, Produktbeirat	Entscheiden und beraten
Koordinierend	Produktteam, Servicepartner	Steuern und umsetzen
Operativ	Operative Arbeitsgruppen, Communitys	Entwickeln und austauschen

Ebenen

Strategische Ebene

Produktboard

Steckbrief

Besetzung: Bund, Länder, FITKO, Bausteine
Stimmberechtigt: Bund, Länder (je eine Stimme)
Turnus: 3-4-mal jährlich
Hervorgegangen aus: Fachgruppe FIM (gemeinsam mit dem Produktbeirat)

Das Produktboard ist das zentrale Entscheidungsgremium für strategisch bedeutsame Vorhaben. Diese haben in der Regel einen Umsetzungshorizont von mehreren Monaten bis Jahren. Die strategischen Schwerpunkte und Vorgaben des IT-Planungsrats werden bei der Entscheidungsfindung stets berücksichtigt.

Aufgaben des Produktboards

• Produktstrategie und FIM-Methodik festlegen.
• Passung mit den strategischen Schwerpunkten des IT-Planungsrats sicherstellen.
• Gesamtsteuerung, Budgetbewirtschaftung und strategisches Risikomanagement verantworten.
• Strategische Initiativen priorisieren und Entscheidungen für den IT-Planungsrat vorbereiten.
• Zielverfolgung und Monitoring (z. B. OKR, KPI) sicherstellen.
• Als Eskalationsinstanz für das Produktteam fungieren.

Beteiligte Länder

Mit dem Beschluss 2026/01-AL aus der 44. Sitzung der AL-Runde setzt sich das Produktboard aus den folgenden ständigen Mitgliedern zusammen:

• 1 ständiges Mitglied des Bundes
• 7 ständige Mitglieder der Länder
  • Baden-Württemberg (BW)
  • Bayern (BY)
  • Berlin (BE)
  • Hamburg (HH)
  • Mecklenburg-Vorpommern (MV)
  • Rheinland-Pfalz (RP)
  • Sachsen-Anhalt (ST)

Produktbeirat

Steckbrief

Besetzung: Bund, Alle Länder, FITKO, Bausteine
Stimmberechtigt: Bund, Länder (je eine Stimme)
Turnus: Mindestens 1-mal jährlich in Präsenz, nach Bedarf
Hervorgegangen aus: Fachgruppe FIM (gemeinsam mit dem Produktboard)

Der Produktbeirat ist ein strategisches Gremium, welches die Länder mit einbeziehen und das Produktboard unterstützen soll. Er wird asynchron und stetig über das strategische Anforderungsmanagement beteiligt und kann Empfehlungen jederzeit einbringen.

Aufgaben des Produktbeirats

• Produktboard bei Machbarkeitsanalysen neuer strategischer Anforderungen unterstützen.
• Vorschläge zur Weiterentwicklung von FIM einbringen.
• Bei erwarteten Auswirkungen auf Redaktionen mit fachlicher Expertise zur Seite stehen.
• Bei Bedarf eine nicht stimmberechtigte Vertretung in Produktboard-Sitzungen entsenden.

Koordinierende Ebene

Produktteam (FITKO)

Steckbrief

Besetzung: FITKO
Hervorgegangen aus: GK-FIM

Das Produktteam ist das zentrale Team von Produktmanager:innen der FITKO, das sich fortwährend mit der Weiterentwicklung von FIM und dem laufenden fachlichen und technischen Betrieb beschäftigt. Es verbindet die strategische mit der operativen Ebene in drei Schwerpunkten:

Koordinator

Übersetzung der strategischen Ziele des Produktboards, der AL-Runde und des IT-Planungsrats in die operative Umsetzung.

Moderator

Interne Moderation und Begleitung der Gremien und Arbeitstermine sowie externe Kommunikation zu Stakeholdern außerhalb der Redaktionen.

Impulsgeber

Kontinuierlich fachliche, strategische und organisatorische Impulse in die FIM-Community geben.

Aufgaben des Produktteams

• Strategisch bei IT-Architektur, Budgetplanung und Gremienarbeit unterstützen.
• Dienstleister, Servicepartner und Redaktionskoordination operativ steuern.
• FIM-Methodik sowie zentrales Anforderungs- und Fehlermanagement weiterentwickeln.
• Stakeholder, Communitys und fachliche Kommunikation koordinieren.
• Wissensmanagement, Schulungskonzepte und Zertifizierungen verantworten.

Servicepartner – Bausteine Leistungen, Prozesse und Datenfelder

Steckbrief

Besetzung: Baustein Leistungen, Baustein Prozesse, Baustein Datenfelder
Hervorgegangen aus: FIM-Bausteinen

Im Steuerungsansatz 2 arbeitet die FITKO mit Servicepartnern zusammen. Als Servicepartner fungieren die Bausteine Leistungen, Prozesse und Datenfelder. Diese werden von der FITKO betrieben und übernehmen Teile der Produktmanagementaufgaben, ohne die das Produkt nicht funktionieren würde. Dabei haben sie eine relevante Autonomie in ihrem Aufgabenbereich.

Hinweis

Per Beschluss des Produktboards FIM vom 27.04.2026 wird der Baustein Datenfelder ab dem 01.07.2026 von Niedersachsen an die FITKO übergeben. Somit zählt auch dieser zukünftig nicht als allgemeiner Servicepartner und wird gesondert aufgeführt.

Aufgaben der Bausteine Leistungen, Prozesse und Datenfelder

• Bausteinspezifischer Infrastruktur sowie Pflege von Baukästen, Katalogen und Arbeitsmitteln betreiben.
• Dienstleister, Vertragsmanagement und Vergabe im eigenen Aufgabenbereich operativ steuern.
• Redaktionen methodisch unterstützen und FIM-Qualitätskriterien sicherstellen.
• Am Anforderungsmanagement mitwirken sowie die FIM-Weiterentwicklung mitgestalten und umsetzen.
• FIM-Zertifizierungen fachlich bewerten und Entscheidungen über nicht-strategische Änderungen treffen.

Operative Arbeitsgruppen

Operative Arbeitsgruppen

Steckbrief

Besetzung: Gemäß Kompetenzen und Kapazität durch das Produktteam beauftragt
Turnus: Auf individuell abgestimmte Zeit befristet
Hervorgegangen aus: z. B. UAG Leistungen

Die operativen Arbeitsgruppen werden vom Produktteam eingesetzt und bearbeiten fachliche sowie inhaltliche Fragestellungen zu FIM. Mitglieder werden gemäß ihrer Kompetenzen und Kapazitäten durch das Produktteam beauftragt.

Aufgaben der operativen Arbeitsgruppen

• Änderungen der FIM-Methodik inklusive Priorisierungsvorschlägen erarbeiten.
• Methodische Fachexpertise aus der öffentlichen Verwaltung bündeln und externe Fachleute einbeziehen.
• Eng mit den Bausteinen zur Lösung methodischer Fragestellungen zusammenarbeiten.
• Unterteams zur Bearbeitung spezifischer, anlassbezogener Themenstellungen bilden.

Communitys

Im PM-Modell dienen Communitys maßgeblich der Meinungsbildung und dem Austausch innerhalb spezifischer produktrelevanter Gruppierungen. Demnach funktionieren sie als Resonanzraum und tragen Feedback zum Produkt FIM zusammen. Unterstützt werden sie vom Produktmanagement.

Es gibt jeweils für den Baustein Leistungen sowie zusammengefasst für die Bausteine Prozesse und Datenfelder zwei Formate, die sich an unterschiedliche Zielgruppen richten:

• Ersteller: Reserviert für operative Vertreter:innen des Bundes, der Länder, FITKO und Bausteine
• Nutzende: Offen für Methodenexpert:innen, Verwaltung, FIM-Coaches und andere Interessierte

Ersteller-Communitys

Produktmeetings Baustein Leistungen sowie Baustein Prozesse & Baustein Datenfelder

Steckbrief

Besetzung: FIM-Verantwortliche, bei Bedarf externe Dienstleister
Turnus: 1-mal im Monat
Hervorgegangen aus: Redaktionszirkel Baustein Leistungen

Das Produktmeeting dient der operativen Entscheidungfindung der Redaktionen, der Bausteine und des Produktteams. Bei Bedarf werden ebenso Gäste aus den Produkten 115 und PVOG eingebunden.

Aufgaben des Produktmeetings

• Vorschläge zur Weiterentwicklung der FIM-Methode einbringen und Arbeitsaufträge priorisieren.
• Bedarfe und Anforderungen erheben, aufnehmen und analysieren.
• Entscheidungen für Produktteam und Bausteine begleiten.
• Nutzendentests durchführen und Prototypen entwickeln.
• Konzepte, Lösungsvorschläge und Szenarien erarbeiten.

Nutzende Communitys

FIM-Communitys für Baustein Leistungen sowie Baustein Prozesse & Baustein Datenfelder

Steckbrief

Besetzung: Verwaltung, externe Dienstleister, Methodenexpert:innen und andere Interessierte
Turnus: 1-mal im Quartal
Hervorgegangen aus: z. B. ME-Austausch Datenfelder

Die Teilnehmenden des offenen Austauschs für FIM-Daten-Nutzende haben keine Entscheidungskompetenz. Der Austausch dient primär der informativen Transparenz und dem Erörtern von Erfahrungswerten für die Weiterentwicklung von FIM.

Aufgaben des offenen Austauschs für die Nachnutzung

• Best Practices austauschen.
• Neue Impulse aufnehmen.
• Feedback der Nachnutzenden von FIM einholen.
• FIM Marketing evaluieren.
• Über neue Entwicklungen in FIM informieren.

Anforderungsmanagement

Das Anforderungsmanagement ist ein strukturierter Prozess von der Bedarfsannahme bis zur Lieferung. Es hat eine reaktionsschnelle, partizipative und effiziente Produktentwicklung zum Ziel. Im Mittelpunkt steht die Einbindung von Bund, Ländern, Nutzenden, Communitys und weiteren Stakeholdern.

1. Dokumentieren

Anforderungen identifizieren und in GitLab erfassen.

2. Aufbereiten

Inhalte durch das Produktteam verständlich und lückenlos aufbereiten.

3. Priorisieren

Dringlichkeit zwischen Redaktionen und Produktteam abstimmen.

4. Zuordnen

Übergabe an Bausteine / operative Arbeitsgruppen zur Umsetzung vorbereiten.

Häufige Fragen für Mitwirkende

Was hat sich bei den Gremien und Arbeitsgruppen geändert?

Überleitung der Gremien und Arbeitsgruppen zum PM-Modell

Mit Einführung des PM-Modells sind die bisherigen Gremien und Arbeitsgruppen des FIM in neue Instanzen überführt worden. Nachfolgend wird die Zuordnung beschrieben.

Vor PM-Modell	PM-Modell (Heute)	Art der Überleitung
Fachgruppe FIM	Produktboard, Produktbeirat	Aufspaltung der Fachgruppe FIM
GK FIM	Produktteam	Umbenennung
z. B. UAG Leistungen	Operative Arbeitsgruppen	Einordnung in die operative Ebene
Redaktionszirkel Baustein Leistungen	Produktmeeting Baustein Leistungen	Umbenennung und Einordnung in Ersteller-Communitys
z. B. ME-Austausch Datenfelder	Offene Community	Einordnung in Nutzende-Communitys

Wo kann ich mich informieren?

Informationsmöglichkeiten

Möglichkeit	Kanal
Mitreden	Offener Austausch in regelmäßigen Terminen
Mitschreiben	GitLab & FIM-Doku (Backlogs, Decision Log, Übersicht der operativen Arbeitsgruppen)
Nachfragen	Anfrage ans Produktteam via ticket@fimportal.de

Wo und wie kann ich operativ mitarbeiten?

Möglichkeiten zur Mitarbeit

Möglichkeit	Kanal
Mitreden	Im offenen Austausch informieren, mitentscheiden und Feedback geben.
Mitwirken	Aktiv an Nutzendenbefragungen und Usability-Tests teilnehmen.
Mitarbeiten	An einer operativen Arbeitsgruppe teilnehmen und ein Thema befristet fokussieren.

Wie kann ich Anforderungen einbringen?

Anforderungen einbringen

Empfehlung

Direkt in GitLab – Anforderungen als neues Issue in der Übersicht operativer Arbeitsgruppen im Backlog FIM anlegen.

Alternativ können Anforderungen verbal in Terminen angesprochen werden. In diesem Fall überträgt das Produktteam die Anforderung ins GitLab.

Ziel ist es alle Anforderungen der operativen Ebene an einem Ort sichtbar zu machen.

Wer trifft welche Entscheidungen?

Entscheidungsebenen

• Strategische Entscheidungen: Liegen allein beim Produktboard. Ein Abstimmungsbedarf mit der operativen Ebene besteht nicht.
• Operative Entscheidungen: Werden vom Produktteam, den Bausteinen oder Redaktionen getroffen. Abstimmungen sind immer nötig, wenn Redaktionssysteme, Budget oder Abläufe betroffen sind.

Wie läuft der Entscheidungsprozess ab?

Ablauf Entscheidungsprozess

Wenn Abstimmungen zwischen Redaktionen, Produktteam und Bausteinen notwendig sind läuft der Entscheidungsprozess schematisch wie folgt ab:

1. Bedarf: Entscheidungsbedarf identifizieren und an das Produktteam kommunizieren.
2. Vorlage: Entscheidungsvorlage gemeinsam durch den Initiator und das Produktteam aufbereiten.
3. Versand: Vorlage an beteiligte Akteure, wie Redaktionen und die Bausteine versenden.
4. Diskussion: Das Produktteam moderiert die Diskussion und Abstimmung im offenen Austausch.
5. Dokumentation: Finale Entscheidung im operativen Beschlusstracking dokumentieren.

Wie erfahre ich von Entscheidungen?

Entscheidungsmitteilungen

Das Produktteam informiert aktiv bei:

• Neuen Anforderungen
• Priorisieren von Anforderungen
• Anfragen von Arbeitsständen
• Offenen Entscheidungsbedarfen
• Getroffenen Entscheidungen

Genutzt werden dabei die folgenden Kommunikationskanäle:

• Offene Austauschtermine der Bausteine
• Dokumentation in der GitLab und FIM-Doku
• Auskunft aus Anfrage

Wie kann ich ein Thema an das Produktboard eskalieren?

Eskalationsprozess

tipp

Grundsätzlich kann jede Redaktion, jeder Baustein oder das Produktteam ein Thema an das Produktboard eskalieren.

Eine Eskalation läuft schematisch wie folgt ab:

1. Meldung: E-Mail mit dem Betreff „Eskalation Thema XY" und einer Erläuterung an ticket@fimportal.de senden.
2. Weiterleitung: Das Produktteam nimmt das Thema auf und informiert den Vorsitz des Produktboards.
3. Agenda: Der Vorsitz des Produktboards und das Produktteam stimmen gemeinsam die Agenda der nächsten Produktboardsitzung ab.
4. Beirat: Bei Bedarf wird der Produktbeirat einberufen.
5. Entscheidung: In der nächsten Produktboardsitzung trifft das Produktboard eine Entscheidung über das Thema.
6. Dokumentation: Ergebnis im operativen Beschlusstracking dokumentieren und im offenen Austausch kommunizieren.