Textverarbeitung

Die Konvertierung von Textdokumenten aus dem .docx-Format (Microsoft Word) in das .odt-Format (Open Document Text) ist eine der häufigsten Aufgaben beim Umstieg auf ODF. Obwohl Textdokumente oft als einfach gelten, gibt es auch hier einige Herausforderungen zu beachten.

Spezifische Herausforderungen

Bei der Konvertierung von Word-Dokumenten können folgende Probleme auftreten:¹

• Komplexe Formatierungen: Dokumente mit aufwendigen Layouts, mehreren Spalten, Kopf- und Fußzeilen oder Inhaltsverzeichnissen können nach der Konvertierung anders aussehen.
• Schriftarten: Wenn die im Originaldokument verwendeten Schriftarten auf dem Zielsystem nicht verfügbar sind, werden sie durch andere Schriftarten ersetzt, was das Layout beeinträchtigen kann.
• Nachverfolgung von Änderungen: Die Funktion "Änderungen nachverfolgen" ist zwischen Word und ODF-Anwendungen nicht vollständig kompatibel. Kommentare und Änderungsvorschläge können verloren gehen.
• Eingebettete Objekte: Diagramme, Tabellen oder andere Objekte, die aus anderen Office-Anwendungen eingebettet wurden, werden möglicherweise nicht korrekt dargestellt.

Best Practices

Um die Konvertierung von Textdokumenten so reibungslos wie möglich zu gestalten, sollten Sie die folgenden bewährten Verfahren anwenden:

• Verwenden Sie Formatvorlagen: Anstatt direkter Formatierung sollten Sie durchgängig Formatvorlagen für Überschriften, Absätze und andere Textelemente verwenden. Dies erhöht die Kompatibilität.
• Standard-Schriftarten wählen: Verwenden Sie plattformübergreifend verfügbare Schriftarten wie Arial, Times New Roman oder Liberation Sans, um das Risiko von Layout-Änderungen zu minimieren.
• Änderungen vor der Konvertierung annehmen: Akzeptieren oder verwerfen Sie alle nachverfolgten Änderungen, bevor Sie das Dokument konvertieren.
• Dokumente überprüfen: Kontrollieren Sie das konvertierte Dokument sorgfältig, insbesondere in Bezug auf das Layout, die Formatierung und die Darstellung von Bildern und Tabellen.

Checkliste für die Konvertierung

Die folgende Checkliste kann Ihnen helfen, die wichtigsten Punkte bei der Konvertierung von Textdokumenten zu überprüfen:

• Sind alle Schriftarten korrekt dargestellt?
• Ist das Seitenlayout (Seitenränder, Spalten, etc.) intakt?
• Funktionieren Inhaltsverzeichnisse und Querverweise noch?
• Werden Bilder und Grafiken korrekt angezeigt?
• Sind Kopf- und Fußzeilen vollständig und korrekt formatiert?

Durch die Beachtung dieser Punkte können Sie die Qualität Ihrer konvertierten Dokumente erheblich verbessern.

Footnotes

1. Microsoft beschreibt die Unterschiede zwischen dem ODT- und dem DOCX-Format auf einer Support-Seite (öffnet in neuem Tab). ↩