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Praxisleitfaden für den Einsatz des Marktstandards ODF in der öffentlichen Verwaltung

Überblick​

Gemäß Beschluss 2025/06 des IT-Planungsrats1 soll zukünftig beim Dokumentenaustausch zwischen Organisationen der öffentlichen Verwaltung der Marktstandard ODF (gem. ISO/IEC 26300) eingesetzt werden. Innerhalb einer Organisation bleibt die Wahl des Dokumentenformats unberührt.

In der öffentlichen Verwaltung wird häufig Microsoft Office eingesetzt, welches üblicherweise Office Open XML (OOXML) Dokumente erzeugt. OOXML wurde von Microsoft entwickelt und ist als ISO/IEC 29500 standardisiert.2

Obige Ausführungen lassen in Hinblick auf Dokumente, die mit anderen Organisationen der öffentlichen Verwaltung ausgetauscht werden, zukünftig folgende Optionen zu:

  • Erstellen von Dokumenten im ODF Format mit Microsoft Office oder einer anderen Office Suite, welche das Speichern von Dokumenten im ODF Format zulässt.
  • Wechsel der Office Suite: Wechsel zu einem Open-Source Produkt, welches das ODF Format nativ unterstützt (LibreOffice, Collabora Online, Apache OpenOffice o. Ä.)
Information

Diese Dokumentation bietet Empfehlungen und praktische Hinweise für den Einsatz des Marktstandards ODF beim Austausch von Dokumenten in der öffentlichen Verwaltung.

Folgende Dokumenttypen werden dabei betrachtet:

  • Textdateien (Word)
  • Tabellen (Excel)
  • Präsentationen (Powerpoint)

ODF als Austauschformat

Struktur dieser Dokumentation​

Die Dokumentation gliedert sich nach den unterschiedlichen Aufgabenstellungen:

  • Allgemeine Hinweise
    Enthält grundlegende Informationen, die für alle Dokumenttypen gelten.

  • Manueller Dokument-Transfer
    Dieser Bereich zeigt mögliche Schwierigkeiten beim Austausch von Dokumenten zwischen den Formaten OOXML und ODF auf. Die Übersichtsseite erläutert allgemeine Probleme; auf den Unterseiten werden die spezifischen Besonderheiten der einzelnen Dokumenttypen behandelt.

  • Verwendung von ODF mit Microsoft Office
    Anleitung zur Erstellung und Bearbeitung von ODF-Dokumenten mit Microsoft Office-Produkten.

  • Umstellung automatisierter Prozesse
    OOXML-Dokumente (vorwiegend Excel-Dateien) sind gelegentlich in automatisierte Prozesse eingebunden. Sollen diese zukunftsfähig gestaltet werden, ist eine Anpassung notwendig. Dieser Abschnitt beschreibt neben der langfristigen Umstellung der Prozesse auf ODF auch die Möglichkeit einer "On-the-fly-Konvertierung" als Brückenlösung. Er bietet eine empfohlene Vorgehensweise und praktische Ratschläge, die bei der Umstellung zu beachten sind.

  • Das Migrationsprotokoll dient als Referenz, wenn die eingesetzte Office Suite gewechselt werden soll.

  • Ein Executive Summary enthält Hinweise für Entscheider.

Mitwirkung und Feedback​

Dieser Praxisleitfaden lebt von den Erfahrungen aus der Praxis. Organisationen, die bereits Erfahrungen mit dem Einsatz von ODF gesammelt haben, sind herzlich eingeladen, diese zu teilen.

Senden Sie dazu eine E-Mail an it-standards@fitko.de.
Falls Sie über ein OpenCode-Konto verfügen, können Sie auch direkt ein Issue in diesem Projekt anlegen (öffnet in neuem Tab).

Footnotes​

  1. siehe IT-Planungsrat: Beschluss 2025/06 (öffnet in neuem Tab) ↩

  2. siehe z.B. Wikipedia-Artikel zu Office Open XML (öffnet in neuem Tab) ↩