Anmeldung von Tagesordnungspunkten für Sitzungen des Architekturboards
Die Vorbereitung von Sitzungen des FIT-AB wird über die Plattform openCode organisiert. FIT-AB-Mitglieder haben die Möglichkeit, über den Sitzungsmanagement-Tracker des Föderalen IT-Architekturboards auf openCode Sondersitzungen einzuberufen und Themen für die Tagesordnung von Regelsitzungen einzureichen (nur für FIT-AB-Mitglieder einsehbar).
Verfahren zur Anmeldung von TOPs
Neue Tagesordnungspunkte können im Sitzungsmanagement-Tracker des Föderalen Architekturboards auf der openCode-Plattform angemeldet werden. Hierbei wird unterschieden zwischen Tagesordnungspunkten für Regelsitzungen und der Anmeldung einer Sondersitzung.
| Neuen Tagesordnungspunkt für eine Regelsitzung anmelden |
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| Anmeldung einer Sondersitzung |
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Clickanleitung zur Anmeldung von TOPs
Schritt 1: Wenn Sie einen Tagesordnungspunkt für eine Regelsitzung oder eine Sondersitzung anmelden möchten, clicken Sie bitte unter Verfahren zur Anmeldung von TOPs den entsprechenden Button. Der Link führt Sie direkt zur jeweiligen Seite auf openCode:
Schritt 2: Füllen Sie die Vorlage vollständig aus und reichen Sie den TOP für die Regelsitzung/ die Anmeldung einer Sondersitzung durch das Clicken auf "Create issue" ein. Bei TOP mit Beschlussfassung des FIT-AB muss zur Einreichfrist der Entwurf des Beschlussvorschlages mit abgegeben werden:
Schritt 3 (optional): Das erstellte Issue, also der TOP für die Regelsitzung oder die angemeldete Sondersitzung, kann von allen FIT-AB-Mitgliedern eingesehen und kommentiert werden. Die Kommentare sind nur von FIT-AB-Mitgliedern einsehbar.
Schritt 4 (optional): Sie können Benachrichtigungen zum erstellten Issue aktivieren:
Schritt 5: Sie können in openCode das Issue-Board mit allen eingereichten TOPs bzw. angemeldeten Sondersitzung über "Plan" und "Issueboard" einsehen:
Anleitung für die erstmalige Registrierung auf openCode
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FIT-AB-Mitglieder legen Account auf openCode an.
Zum Einloggen wird eine Authenticator-App benötigt. Wir empfehlen für iOS „FreeOTP“ und für Android „Aegis“ -
FIT-AB-Mitglieder melden Usernamen per E-Mail an FIT-AB-Office
Tipp: Username kann hier geändert werden. -
FIT-AB-Office erteilt User Zugang zum Sitzungsmanagement auf OpenCode (erst nach Mitteilung des Usernamens möglich)
Timeline für Regelsitzungen
Eine detaillierte Prozessbeschreibung für Regelsitzungen ist hier einsehbar (nur für FIT-AB-Mitglieder): Prozess Regelsitzungen
3 Wochen vor Sitzung: Frist zur Einreichung von TOP. Bei TOP mit angestrebter Beschlussfassung des FIT-AB muss zur Einreichfrist ein Entwurf des Beschlussvorschlages im jeweiligen Issue des TOP auf OpenCode angegeben werden.
2 Wochen vor Sitzung: Bekanntgabe der Agenda durch Vorsitz
1 Woche vor Sitzung: Dokumentenfreeze: Erforderliche Unterlagen müssen eingereicht sein. Bei TOP mit Beschlussfassung des FIT-AB muss die Sitzungsunterlage einen Beschlussvorschlag beinhalten.
Timeline für Sondersitzungen
Eine detaillierte Prozessbeschreibung für Sondersitzungen ist hier einsehbar (nur für FIT-AB-Mitglieder): Prozess Sondersitzungen
5 Tage vor Sitzung: Dokumentenfreeze: Erforderliche Unterlagen müssen eingereicht sein
Priorisierung von Tagesordnungspunkten
- Sollten mehr Themen angemeldet werden, als in der verfügbaren Sitzungszeit behandelt werden können, entscheidet der Vorsitz über die Aufnahme von TOPs.
- Der Vorsitz priorisiert bei der Zusammenstellung der Agenda TOPs, die einen Beschluss des FIT-AB erwirken sollen sowie TOPs,die durch den IT-PLR oder die AL-Runde initiiert wurden.