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Entscheidungshilfe

Ist eine Dokumentationswebsite für Ihr Vorhaben geeignet?​

Diese Frage stellt sich besonders für Organisationseinheiten der FITKO, die im föderalen Kontext Produkte oder Standards für die öffentliche Verwaltung verantworten.

Diese Seite hilft Ihnen bei der Einordnung und zeigt typische Vorteile gegenüber:

  • Klassischen Dateiablagen
  • Rein dateibasierten Dokumentationsformaten

Vorteile im Überblick​

  • Durchsuchbarkeit: Wie in PDF oder Word, ergänzt um eine leistungsfähige Website-Suche
  • Barrierefreiheit: In der Regel leichter umzusetzen als in PDF oder Word
  • Leichterer Zugang: Web-Zugriff statt Dateiablage in SharePoint, Nextcloud oder Netzlaufwerken
  • Einarbeitung: In kurzer Zeit möglich, die meisten Bedarfe lassen sich in etwa einer Stunde beherrschen
  • Werkzeuge: Keine zwingende Notwendigkeit für lokal installierte Software, dadurch Entlastung des eigenen IT-Supports
  • Dateisicherungen: Zentral auf dem Server, lokale Kopien sind möglich, dadurch Verbesserung der Datensicherheit
  • Zusammenarbeit mehrerer Autor:innen: Keine „Haupt-Datei“, sondern eine zentral gehaltene Fassung, die dezentral (mit Git) bearbeitet werden kann
  • Qualitätssicherung: Review ohne Versand von Dateien per E-Mail durch Zugriff auf unveröffentlichte Fassungen, dadurch Vereinfachung der Abläufe
  • Aktualität: Webbasierte Dokumente lassen sich leichter unterjährig aktualisieren, ein „Datum der letzten Änderung“ macht das für Nutzende transparent
  • Austausch: Hilfsbereite Kolleg:innen aus verschiedenen Bereichen sind per Chat oft kurzfristig erreichbar
  • Betrieb: Zentral durch die FITKO, dadurch Entlastung des eigenen IT-Betriebs
  • PDFs weiterhin möglich: PDFs für die Ablage (z. B. E-Akte) sind weiterhin möglich und werden aus denselben Texten automatisch generiert, die auch auf der Website angezeigt werden

Abgrenzung: Kein Wiki im engeren Sinne​

Wikis und Docusaurus-Websites können auf den ersten Blick ähnlich wirken. In der Praxis unterscheiden sie sich jedoch häufig in redaktionellen Abläufen, Freigaben und insbesondere bei der strukturierten Ausgabe als PDF.