Erstellung von Stamminformationen

Die Erstellung der FIM-Stamminformationen folgt einem bestimmten Vorgehensmodell, welches in der nachfolgenden Abbildung dargestellt ist. Dieses Vorgehensmodell bildet die Basis für die praktische Arbeit des FIM-Methodenexperten.

Die wichtigste Grundlage für die FIM-konforme Erstellung von FIM-Stamminformationen ist ein methodisch richtiger Zuschnitt der identifizierten Leistungen und Prozesse. FIM legt dazu ein Set an Zuschnittsindikatoren für jeden Schritt der Normenanalyse fest.

Phase 1: Identifikation der Leistung Die erste und oftmals nicht triviale Phase besteht darin, die FIM-Stamminformationen in den Handlungsgrundlagen, z. B. in den Rechts- und Verwaltungsvorschriften, zu identifizieren, zu klassifizieren und in den Leistungskatalog und in den Prozesskatalog aufzunehmen. Diese Phase wird auch als Normenanalyse bezeichnet. Hilfestellungen bieten das Harmonisierungskonzept und der Abschnitt Zuschnittskriterien. Ergebnisse der ersten Phase sind die Katalogeinträge für den Baustein Leitungen und für den Baustein Prozesse.

Phase 2: Erstellung der Stammprozesse Die zweite Phase besteht darin, die Stammprozesse zu erstellen. Ergebnisse hierbei sind der Prozesssteckbrief und ggf. das Prozessmodell in der Prozessbibliothek . Das Prozessmodell ist optional und wird unter Zuhilfenahme des Prozessbaukastens erstellt.

Phase 3: Erstellung der Stammdatenschemata Die dritte Phase besteht darin, die Stammdatenschemata zu erstellen. Die Ergebnisse bei dieser Phase sind das Stammdatenschemata und eventuelle Dokumentensteckbriefe. Das Stammdatenschema besteht aus Bauskastenelementen.

Phase 4: Erstellung der Stammtexte Die vierte und letzte Phase besteht darin, die Stammtexte zu erstellen. FIM-Stammtexte sind Informationstexte, die eine Leistung überblicksartig und in bürgernaher, verständlicher Sprache beschreiben. Das Ergebnis bei dieser Phase ist das ausgefüllte Formular für Stammtexte.

FIM-Stamminformationen, d. h. Leistungen, Prozesse und Datenfelder, werden im Rahmen der Normenanalyse identifiziert. Die Normenanalyse umfasst dabei alle Handlungsgrundlagen, welche die Verwaltung binden. Handlungsgrundlagen ist in diesem Kontext ein Sammelbegriff für Rechts- und Verwaltungsvorschriften, Beschlüsse u. s. w

Identifikation von Leistungen/Prozessen im Rahmen der Normenanalyse

Die Identifikation im Rahmen der Normenanalyse erfolgt meistens nach demselben Muster:

1. Schritt: Welche Handlungsgrundlagen sind relevant? Welches Fachrecht ist betroffen? Relevant für den FIM-Baustein Leistungen: Leistungsebene „Leistungsgruppierung“
2. Schritt: Was wird in den Handlungsgrundlagen geregelt (Regelungsgegenstände)? Relevant für den FIM-Baustein Leistungen: Leistungsebene „Leistungskennung“
3. Schritt: Welche Handlungsformen & Verwaltungsverfahrensarten sind beim Regelungsgegenstand zulässig? Relevant für den FIM-Baustein Leistungen: Leistungsebene „Verrichtung" Relevant für den FIM-Baustein Prozesse: „Prozessklasse“
4. Schritt: Welche Varianten kann es in den Verwaltungsverfahrensarten geben? Relevant für den FIM-Baustein Leistungen: Leistungsebene „Verrichtungsdetail"
5. Schritt: Anwendung der Zuschnittsindikatoren

Schritt 1: Handlungsgrundlagen identifizieren

Die Ermittlung der relevanten Handlungsgrundlagen ist essentiell für die Normenanalyse. Daher müssen die relevanten Handlungsgrundlagen immer angegeben werden - so konkret wie möglich (z. B. Gesetz, Paragraf und ggf. der konkrete Absatz, der das Verwaltungsverfahren regelt). Doch was gehört alles dazu? Und wie können sie fachlich voneinander abgegrenzt werden?

Welche Arten von Handlungsgrundlagen sind relevant?

Handlungsgrundlagen können dabei nicht nur allgemeine Gesetze und Fachgesetze sein, sondern auch juristische Kommentare, Gerichtsurteile, Rechtsverordnungen oder Verwaltungsvorschriften. Im Zweifelsfall wird den Empfehlungen der Fachseite gefolgt. Die Codeliste der möglichen Handlungsgrundlagenarten ist im XRepository veröffentlicht, z. B.

• EU-Beschluss, EU-Verordnung, EU-Richtlinie (Umsetzung in nationales Recht), Gesetz, Rechtsverordnung, Satzung, Verwaltungsvorschrift, Geschäftsordnung, Beschluss, Standard / Norm, Verwaltungsakt als Basis für den Vollzug, Allgemeinverfügung, Rechtsaufsichtliche Weisung, Fachaufsichtliche Weisung, Innerdienstliche Weisung, Verwaltungsrechtliche Willenserklärung, Vertrag – öffentlich-rechtlich, Vertrag – privatrechtlich

Praxis-Tipp

Akzeptiert wird alles, was schriftlich/elektronisch vorliegt und die Verwaltung bindet – auch Verwaltungsvorschriften! Handlungsgrundlagen ist ein Sammelbegriff für Rechts- und Verwaltungsvorschriften, Beschlüsse u. s. w... Im Leistungssteckbrief werden ausschließlich Rechtsvorschriften im Modul „Rechtsgrundlagen“ aufgenommen, nicht die Verwaltungsvorschriften.

Nicht immer sind die für eine vollständige Identifikation relevanten Informationen komplett im Fachgesetz enthalten. Vielmehr ergänzen bzw. konkretisieren Fachgesetze nur die allgemeinen Gesetze, weshalb auch ein Blick in das allgemeinere Gesetz erforderlich sein kann. Wenn die Regelungen nicht eindeutig sind oder Zweifel bestehen: Immer die Fachseite fragen.

Beispiel:

• Förderleistungen: Für jede Zuwendung aus Bundesmitteln gilt die Handlungsgrundlage § 44 Bundeshaushaltsgesetz. Hier ist aber noch nicht das jeweils spezifische Förderverfahren geregelt. Dieses geht erst aus dem entsprechenden Fachgesetz, der Rechtsverordnung, der Verwaltungsvorschrift oder beispielsweise dem Urteil eines Gerichts hervor, z. B.: Handlungsgrundlagen für die Kulturelle Filmförderung, Produktionsförderung für Kinderfilme und Kinderkurzfilme:
  • § 44 Bundeshaushaltsordnung (Allgemeines Gesetz)
  • §§ 91 - 99 Filmförderungsgesetz (Fachgesetz)
  • §§ 14, 16 ff der Richtlinie für die kulturelle Filmförderung der BKM (Verwaltungsvorschrift)

Praxis-Tipp

Fachgesetz konkretisiert allgemeines Gesetz. Und manchmal: Fachgesetz verdrängt allgemeines Gesetz.

Welches Fachrecht ist betroffen? Abgrenzung durch Leistungsgruppierung!

Die Leistungsgruppierung ist die oberste Gliederungsebene im Leistungskatalog und daher wichtig für die Systematisierung von FIM-Leistungen. Häufig korrespondiert die Leistungsgruppierung mit dem Fachrecht, so dass dadurch eine fachliche Eingrenzung der Normenanalyse erleichtert wird. Die Liste der Leistungsgruppierungen ist über das FIM-Portal erhältlich. Die Frage dabei ist: Welche ist die oberste Gliederungsebene für den vorliegenden Leistungszuschnitt?

Leistungsgruppierung	Leistungssteckbrief	Prozessklasse
Staatsangehörigkeit (Staatsangehörigkeitsrecht: Staatsangehörigkeitsgesetz..)	Einbürgerung und Miteinbürgerung Genehmigung	Antrag auf Einbürgerung und Miteinbürgerung bearbeiten
Staatsangehörigkeit (Staatsangehörigkeitsrecht: Staatsangehörigkeitsgesetz..)	Deutsche Staatsangehörigkeit Feststellung	Feststellung der deutschen Staatsangehörigkeit bearbeiten (Hinweis: Auslöser: Antrag oder von Amts wegen)
Aufenthaltstitel (Aufenthaltsrecht: Aufenthaltsgesetz..)	Aufenthaltserlaubnis zum Zweck der Erwerbstätigkeit Erteilung	Antrag auf Aufenthaltserlaubnis zum Zweck der Erwerbstätigkeit bearbeiten
Sozialleistungen (Sozialrecht: SGB…)	Wohngeld Bewilligung	Erstantrag auf Wohngeld bearbeiten
Fahrerlaubnis (Straßenverkehrsrecht: Straßenverkehrsgesetz, Fahrerlaubnis-Verordnung)	Fahrerlaubnis Erteilung	Antrag auf Fahrerlaubnis bearbeiten
Fahrerlaubnis (Straßenverkehrsrecht: Straßenverkehrsgesetz, Fahrerlaubnis-Verordnung)	Führerschein Ausstellung wegen Ablauf der Gültigkeit	Antrag auf Ausstellung eines Führerscheins bearbeiten
Förderprogramme (Bundeshaushaltsordnung…)	Produktionsförderung Kinderfilme und Kinderkurzfilme Bewilligung	Antrag auf Produktionsförderung Kinderfilme und Kinderkurzfilme bearbeiten

Jede FIM-Leistung muss in eine Leistungsgruppierung einsortiert werden. Warum? Die Leistungsgruppierung ist ein fixer Bestandteil des Leistungsschlüssels, der eine FIM-Leistung eindeutig identifiziert.

Praxis-Tipp

Da die Leistungsgruppierung ein fixer Bestandteil des Leistungsschlüssels ist, muss ein Änderungsbedarf an der Leistungsgruppierung gemeldet werden. Dieser beinhaltet die Neuanlage der Leistung (mit der geänderten Leistungsgruppierung) und das Löschen der alten Leistung.

Die konkrete Bezeichnung der FIM-Leistung hingegen ist von der Leistungsgruppierung nicht abhängig.

Schritt 2: Was wird in den Handlungsgrundlagen geregelt?

Um die Handlungsgrundlagen richtig verstehen zu können, müssen diese über eine Art Normenhierarchie in Beziehung gesetzt werden. Das höherrangige Recht ist dabei zuerst zu analysieren, d. h. grundsätzlich zuerst das Gesetz, dann die Rechtsverordnung, anschließend die Verwaltungsvorschrift.

Welche Regelungsgegenstände gibt es? Abgrenzung der Leistungskennungen!

Bei der Normenanalyse ist ein Blick in das Inhaltsverzeichnis sehr hilfreich und wichtig, um die nächste Gliederungsebene im Leistungskatalog zu befüllen, die sogenannten Leistungskennungen. Dabei ist die Frage zu stellen, welche konkreten Regelungsgegenstände sich z. B. aus dem Inhaltsverzeichnis ergeben? Ein Regelungsgegenstand steht für eine Leistungskennung. Auf einen Regelungsgegenstand beziehen sich in der Regel mehrere FIM-Leistungen (z. B. Bewilligung, Verlängerung). Daher werden die Regelungsgegenstände als weitere Gliederungsebene im Leistungskatalog geführt.

Die Leistungskennung liefert den ersten Teil der Leistungsbezeichnung. Sie sollte entsprechend den Handlungsgrundlagen benannt werden.

Leistungsgruppierung	Leistungskennung
Staatsangehörigkeit	Einbürgerung und Miteinbürgerung (NICHT: Antrag auf Einbürgerung und Miteinbürgerung) Deutsche Staatsangehörigkeit (NICHT: Antrag auf Deutsche Staatsangehörigkeit)
Aufenthaltstitel	Aufenthaltserlaubnis zum Zweck der Erwerbstätigkeit Aufenthaltserlaubnis zum Zweck der Ausbildung Niederlassungserlaubnis
Sozialleistungen	Wohngeld
Fahrerlaubnis	Fahrerlaubnis Führerschein
Schifffahrt	Fahrerlaubnis auf Bundeswasserstraßen
Förderprogramme	Produktionsförderung Kinderfilme und Kinderkurzfilme

Die Zusammensetzung aus Leistungsgruppierung und Leistungskennung ergeben das sogenannte Leistungsobjekt. Das Leistungsobjekt bezieht sich eindeutig auf den fachlichen Regelungsgegenstand und stellt somit das eindeutige Objekt dar, auf welches sich die FIM-Leistungen und FIM-Stammprozesse beziehen.

Schritt 3: Welche Handlungsformen und Verwaltungsverfahrensarten sind für den Regelungsgegenstand zulässig?

Wurden die Regelungsgegenstände (Leistungsobjekte) korrekt ermittelt, stellt sich im nächsten Schritt die Frage, welche FIM-Leistungen zu diesem Regelungsgegenstand existieren.

Die Antwort auf diese Frage liefert der FIM-Baustein Prozesse. Der in diesem Leitfaden einleitenden Definition folgend ist die FIM-Leistung in der Regel ein Ergebnis eines Verwaltungsprozesses (z. B. Bewilligung, Genehmigung, Zulassung, Befreiung). Zwischen dem Leistungskatalog und dem Prozesskatalog gibt es daher auf dieser Gliederungsebene eine eineindeutige Beziehung (1:1–Beziehung). Das heißt zu jedem Eintrag im Prozesskatalog (Prozessklasse) gibt es einen Eintrag im Leistungskatalog (Leistungssteckbrief der Leistungsverrichtung, im Folgenden nur als Leistungsverrichtung bezeichnet).

Im FIM-Baustein Prozesse gibt es bereits eindeutige Zuschnittsindikatoren für Prozessklassen. Diese sind nun auch für die Bildung von Leistungsverrichtungen verbindlich anzuwenden:

Handlungsformen & Verwaltungsverfahrensarten: Die wichtigsten Zuschnittsindikatoren für Leistungsverrichtungen und Prozessklassen

Die Handlungsformen sind bestimmte Instrumente, die der Verwaltung für das Verwaltungshandeln zur Verfügung stehen. Sie ergeben sich aus dem Verwaltungsrecht: Das Verwaltungshandeln wird über bestimmte Merkmale klassifiziert, von denen vielfältige rechtliche Aspekte abhängen (z. B. Folgen von Fehlern, Folgen der Rechtswidrigkeit, Zuständigkeitsfragen, Rechtschutz). Die Handlungsformenlehre ist die „normative“ Brille beim Zuschnitt von Leistungsverrichtungen/Prozessklassen. Die in der nachfolgenden Abbildung durch Striche verbundenen Merkmale ergeben den Begriff der jeweils unten genannten Handlungsform.

Eine detaillierte Übersicht der möglichen Handlungsformen ist im XRepository veröffentlicht.

Aus der jeweils für die Leistungsverrichtung/Prozessklasse zulässigen Handlungsform leiten sich die möglichen Verwaltungsverfahrensarten ab. Ist also die für die Leistungsverrichtung/Prozessklasse zulässige Handlungsform identifiziert, stehen die erlaubten Verwaltungsverfahrensarten fest und ein erster Zuschnitt kann vorgenommen werden: Wenn sich für eine Leistungsverrichtung/Prozessklasse die Handlungsform und die Verwaltungsverfahrensart ändert, muss eine neue Leistungsverrichtung/Prozessklasse zum selben Leistungsobjekt angelegt werden. Dabei gilt grundsätzlich: Eine Leistungsverrichtung/Prozessklasse kann niemals zwei verschiedene Handlungsformen beinhalten.

Praxis-Tipp

Der wichtigste Zuschnittsindikator lautet: Immer wenn sich die Handlungsform und die Verwaltungsverfahrensart ändert, muss eine neue Leistungsverrichtung/Prozessklasse angelegt werden!

Handlungsformen im Detail: Verwaltungsakt und Realakt

Im Verwaltungsrecht spielen alle Handlungsformen der Kategorie „Rechtsakt“ (z. B. Verwaltungsakt oder Verwaltungsvertrag) eine wesentliche Rolle. Handlungsformen im Bereich des tatsächlichen Verwaltungshandelns (Realakte) hingegen sind im Verwaltungsrecht weniger relevant, dafür aber häufiger in der Verwaltungspraxis oder im Bereich des informellen Verwaltungshandelns anzutreffen. Realakte können beispielsweise sein:

Eine Art Fragenkatalog Codeliste Operative Ziele der Tätigkeiten hilft beim Bestimmen der Handlungsform. Auch bestimmte Schlüsselwörter können bei der Einordnung unterstützen:

• „Antrag“ als Auslöser für einen Prozess/eine Leistung deutet auf die Handlungsform „Verwaltungsakt“ hin
• „Bescheid“ als Ergebnis deutet auf ebenfalls auf die Handlungsform „Verwaltungsakt“ hin
• „Mitteilung“, „Warnung“ oder „Anzeige“ könnten hingegen die Handlungsform „Realakt“ (Tathandlung) implizieren.

Der Verwaltungsakt: Die häufigste Handlungsform, die für die Identifikation von Leistungsverrichtungen relevant ist, ist der Verwaltungsakt. Für Verwaltungsakte sollten grundsätzlich Stammtexte erstellt werden. Aus Verwaltungsakten ergeben sich meist weitere Leistungen wie zum Beispiel Zahlung, Widerspruchsverfahren, Rückforderung, die als eigene Verrichtung angelegt werden, aber nicht immer Stammtexte bekommen müssen und oft auch nicht OZG-relevant sind.

Der Realakt: Zudem kommt es immer mal wieder vor, dass die Mitteilungspflichten in Form von Anzeigen (z. B. Gewerbeanmeldung) als Stammtext beschrieben werden. Hierbei handelt es sich in der Regel um die Handlungsform „Realakt“. Realakte können sein:

• Mitteilungen, Hinweise, Auskünfte, Belehrungen, Auszahlung eines Geldbetrags, Beseitigung eines Verkehrshindernisses, Inbetriebnahme einer kommunalen Einrichtung.

Aus der jeweils für die Leistungsverrichtung/Prozessklasse zulässigen Handlungsform leiten sich die möglichen Verwaltungsverfahrensarten ab. Ist also die für die Leistungsverrichtung/Prozessklasse zulässige Handlungsform identifiziert, stehen die erlaubten Verwaltungsverfahrensarten fest und ein erster Zuschnitt kann vorgenommen werden. Wenn sich für eine Leistungsverrichtung/Prozessklasse die Handlungsform und die Verwaltungsverfahrensart ändert, muss eine neue Prozessklasse sowie eine neue Leistungsverrichtung zum selben Leistungsobjekt angelegt werden.

Die der Leistungsverrichtung/ Prozessklasse zugrundeliegende Handlungsform und Verwaltungsverfahrensart legen den strukturierten Ablauf und die möglichen Endzustände fest. Die Endzustände eines Verwaltungsakts sind zum Beispiel sowohl ein positiver Bescheid in Form einer Zulassung/Bewilligung/Genehmigung als auch ein negativer Bescheid in Form einer Ablehnung/Versagung. Zum positiven Bescheid (z. B. Erteilungsbescheid der Fahrerlaubnis) wird mitunter noch eine zusätzliche Urkunde (z. B. Führerschein) ausgestellt, deren Aushändigung ein weiterer Endzustand ist. Der Endzustand eines Realakts ist hingegen zum Beispiel nur die Auskunfts- bzw. Informationserteilung oder der ausgezahlte Geldbetrag auf Grundlage eines Bewilligungsbescheids.

Während alle möglichen Endzustände aus Prozesssicht zu erfassen sind, wird der Output einer Leistungsverrichtung meistens nur positiv formuliert (z. B. Bewilligung, Genehmigung, Zulassung, Befreiung). Die Verrichtungskennung ist ein einzelnes Substantiv. Eine Liste der möglichen Verrichtungskennungen kann über das FIM-Portal bezogen werden. Die Verrichtungskennung liefert den zweiten Teil der Leistungsbezeichnung und hat einen festen Bestandteil im Leistungsschlüssel.

Leistungsgruppierung	Leistungskennung	Leistungskennung	Handlungsform
Staatsangehörigkeit	Einbürgerung und Miteinbürgerung Deutsche Staatsangehörigkeit	Genehmigung Feststellung, Genehmigung (des Verzichts)	Verwaltungsakt (rechtsgestaltend) Verwaltungsakt (feststellend)
Aufenthaltstitel	Aufenthaltserlaubnis zum Zweck der Erwerbstätigkeit Aufenthaltserlaubnis zum Zweck der Ausbildung Niederlassungserlaubnis	Erteilung	Verwaltungsakt (rechtsgestaltend)
Sozialleistungen	Wohngeld	Bewilligung	Verwaltungsakt (feststellend)
Fahrerlaubnis	Fahrerlaubnis Führerschein	Verrichtungen betreffen nur die Fahrerlaubnis an sich, der Führerschein kann hier ein Ergebnis sein: Erteilung Verländerung Erweiterung Ausstellung (wegen Ablauf der Gültigkeit)	Verwaltungsakt (rechtsgestaltend) Realakt
Förderprogramme	Produktionsförderung Kinderfilme und Kinderkurzfilme	Bewilligung, Auszahlung, Rückforderung	Verwaltungsakt (feststellend) Realakt Verwaltungsakt (befehlend)

Praxis-Tipp

Die Verwaltung unterscheidet zwischen „Bewilligung“ und „Auszahlung“ bei Leistungen, die mit einer Zuwendung in Zusammenhang stehen. Hier greift der Zuschnittsindikator „Änderung der Handlungsform“ von Verwaltungsakt zum Realakt. Im Leistungskatalog müssen beide Einträge als Leistungssteckbriefe geführt werden, aber nur die „Bewilligung“ wird später mit einer Leistungsbeschreibung für die Portale versehen. Im speziellen Fall der Förderleistungen muss zudem noch die Leistung „Rückforderung“ (wenn Förderauflagen nicht eingehalten werden) als Katalogeintrag aufgenommen werden. Da es sich hier um einen Verwaltungsakt handelt, den der Bürger NICHT aktiv per Antrag auslöst, ist die „Rückforderung“ aber ebenso wie „Auszahlung“ nicht OZG-relevant und wird weder in den Portalen angezeigt noch mit einer eigenen Leistungsbeschreibung versehen. Für die Leistungsbeschreibung reicht ein Hinweis im Modul „Voraussetzungen“.

Praxis-Tipp

Wichtig ist auch: Im Zuge der Normenanalyse und Aufnahme einer Leistung in den Leistungskatalog müssen immer die beiden Module Typisierung und Rechtsgrundlage benannt werden. Ohne diese beiden Metadaten kann die Leistung nicht im FIM-Baustein Leistungen angelegt werden.

Konkret anzugeben sind bei den Rechtsgrundlagen: Paragraf(en)/Artikel, Titel des Gesetzes und Kurztitel in Klammern. Wenn vorhanden, kann der Link zur Norm (Fundstelle) auf www.gesetze-im-internet.de angegeben werden.

Schritt 4: Gibt es Varianten in den Verwaltungsverfahren bzw. Leistungsverrichtungsdetails?

Das Verrichtungsdetail spezifiziert/detailliert die Verrichtungskennung insbesondere in Bezug auf mögliche Varianten im FIM-Stammprozess durch unterschiedliche Zielgruppen oder Ausnahmen innerhalb einer FIM-Leistung. Verrichtungsdetails sind in der Regel zusätzliche Pfade im FIM-Stammprozess.

Leistungskennung	Verrichtungskennung	Verrichtungsdetail
Aufenthaltserlaubnis zum Zweck der Erwerbstätigkeit	Erteilung	- zur Ausübung einer hochqualifizierten Beschäftigung, - zum Zweck der Forschung
Wohngeld	Bewilligung	- Mietzuschuss - Lastenzuschuss
Führerschein	Ausstellung	- wegen Ablauf der Gültigkeit, - wegen Umtausch EU-Führerschein

Beispiel:

• Förderprogramme Produktion Kinderfilme und Kinderkurzfilme Bewilligung: In diesem Fall haben wir kein Verrichtungsdetail. Die unter Abschnitt V "Produktionsförderung" geordneten Leistungen sind:
  • §13 Förderung für programmfüllende Spielfilme und Dokumentarfilme
  • §14 Förderung für Kinderfilme
  • §15 Förderung für Kurzfilme
• Sie sind rechtlich zwar im gleichen Abschnitt geregelt und für sie gelten die gleichen Voraussetzungen und das gleiche Antragsverfahren, in der Praxis werden sie aber weder in einem gemeinsamen Antrag beantragt noch müssen die gleichen Nachweise beigefügt werden.
• Das sonst als Verrichtungsdetail geltende Detail „Kinderfilme und Kinderkurzfilme“ wird hier also auf die Ebene der Leistungskennung eingeordnet, da es aus Prozesssicht unterschiedliche Antragsverfahren sind.

Schritt 5: Zuschnittsindikatoren anzuwenden

Ergänzende Zuschnittsindikatoren für einen einheitlichen Zuschnitt

Mit der Identifikation der Handlungsform und der Verwaltungsverfahrensart sind die meisten FIM-Leistungen und FIM-Stammprozesse, die in den Handlungsgrundlagen stecken, bereits eindeutig identifiziert. Die nachfolgenden Zuschnittsindikatoren sollen jedoch insbesondere bei Verwaltungsabläufen, die keinem klar strukturierten Verwaltungsverfahren folgen, ergänzend angewendet werden.

Zuschnittsindikator: Änderung der Lebenszyklus-Phase

Sofern der abgeschlossene Sachverhalt anlassbezogen weiterbearbeitet wird, soll eine neue Prozessklasse für diese Tätigkeit gebildet werden.

Beispiele:

• „Anzeige Gewerbeanmeldung (bearbeiten)“ versus „Gewerbeabmeldung (bearbeiten)“
• „Erstantrag Wohngeld (bearbeiten)“ versus „Weiterleistungsantrag Wohngeld (bearbeiten)“

Zuschnittsindikator: Änderung der Periodizität

Sofern die Tätigkeiten in unterschiedlichen Zeitintervallen durchgeführt werden, sollen separate Prozessklassen für diese Tätigkeiten gebildet werden.

Beispiele:

• „Anzeige Gewerbeanmeldung (bearbeiten)“ versus „Statistikdaten zur Gewerbeanmeldung monatlich übermitteln“.
• „Monatsstatistik zum Sachverhalt A erheben“ versus „Jahresstatistik zum Sachverhalt A erheben“

Zuschnittsindikator: Änderung der Multiplizität

Sofern sich die Durchführung der Tätigkeiten nicht mehr auf einen konkreten Sachverhalt bezieht, sondern auf ein Mehrfaches dessen, soll eine neue Prozessklasse für diese Tätigkeit gebildet werden.

Beispiele:

• „Förderantrag bearbeiten“ versus „Förderanträge (Liste) statistisch auswerten“

Die Anwendung dieser Zuschnittsindikatoren zur Bildung von Prozessklassen erfolgt einmalig auf Basis der höherrangigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften (Normenhierarchie). Es ist möglich, dass die Normenanalyse nachrangiger Rechts- und Verwaltungsvorschriften durch Anwendung der Zuschnittsindikatoren zu einer abweichenden Bildung von Prozessklassen führt. Beispielsweise könnten auf Landesebene beim Vollzug einer Leistung zusätzliche Zeitintervalle festgelegt werden, wie z. B. eine monatliche Statisti-kerhebung als Ergänzung zu einer bundesrechtlich vorgeschriebenen Jahresstatistik. Des Weiteren könnten unterschiedliche organisatorische Rahmenbedingungen in den Vollzugsbehörden bei Anwendung der Zuschnittsindikatoren ebenfalls zu einer abweichenden Bildung von Prozessklassen führen. Daher wird der Zuschnitt von Prozessklassen im Prozesskatalog einmalig vorgenommen und gilt danach für alle Prozessausprägungen („Instanzen“) und Detaillierungsstufen in der Prozessbibliothek.

Anwendung

• Bewilligung Wohngeld

• Bewilligung Gewerberegister

Kein Zuschnitt an Behördengrenzen

In der Praxis werden Leistungs- und Prozesszuschnitte oft pro zuständige Behörde geklärt. Das ist nicht sinnvoll, da es häufig vorkommt, dass sich zwei oder mehrere Behörden einen gemeinsamen Regelungsgegenstand teilen. Generell gilt, dass – wenn ein Verwaltungsverfahren behördenübergreifend durchgeführt wird (z. B. bei mehrstufigen Verwaltungsakten mit Beteiligungen anderer Behörden oder bei Stellungnahmen, Auskunftsersuchen…) - die FIM-Leistung bzw. der FIM-Stammprozess auch behördenübergreifend erfasst werden muss.

Wie geht man mit Mehrfachzuständigkeiten um, z.B. bei Nachweisen? In diesem Fall kann es sein, dass der Leistungszuschnitt einer Behörde nur diejenigen Leistungen umfasst, die hier geregelt werden, obwohl sie zum gleichen Regelungsgegenstand gehören und augenscheinlich – nicht tatsächlich – Teil des Verwaltungsverfahrens sind. Dieser Fall findet sich häufig bei beizulegenden Nachweise/Bescheinigungen.

Grundsätzlich aber gilt dabei: Nebenbestimmungen sind keine eigenen Leistungen, es können sich daraus aber Leistungen (für andere Adressaten) ergeben.

Für Leistungsbeschreibungen gilt: Wenn Bescheinigungen beizubringen sind, dann werden sie ohne weitere Klärung mit aufgenommen. Ausnahme: Wenn Details zur Bescheinigung im Fachgesetz selbst geregelt sind, wird die dahinterliegende Leistung zur Bescheinigung mitgeklärt, auch wenn sie eine andere Zuständigkeit berührt. Trotzdem: Nicht an den Behördengrenzen schneiden!

Beispiel: Filmförderung Produktionsförderung für Kinderfilme und Kinderkurzfilme Bewilligung

• § 17 Nr. 3 der Richtlinie für die kulturelle Filmförderung der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien verweist auf die „BAFA6-Bescheinigung“ nach § 51 FFG, die bei Antrag bei der Filmförderungsanstalt vorgelegt werden muss
• Die BAFA-Bescheinigung gliedert sich wiederum in die Leistungen
  • vorläufige Projektbescheinigung und
  • Bescheinigung nach Filmförderungsgesetz oder Ursprungszeugnis
• Da das BAFA eine eigenständige Behörde ist und die Rechtsaufsicht über diese Leistungen innehält, wird sie in diesem Zuschnitt nicht aufgeführt, obwohl sie der Logik nach in den Zuschnitt „Filmförderung“ gehört. An dieser Stelle muss man sicherstellen, dass die Leistungen in den Zuschnitt für das BAFA mitaufgenommen werden und die zwangsläufig recherchierten Informationen über deren Zuschnitt für die Nachnutzung dokumentiert werden