Redaktionsprozess
Die Erstellung der FIM-Stamminformationen folgt einem bestimmten Vorgehensmodell, welches in der nachfolgenden Abbildung dargestellt ist. Dieses Vorgehensmodell bildet DIE Basis für die praktische Arbeit des FIM-Methodenexperten.
Die wichtigste Grundlage für die FIM-konforme Erstellung von FIM-Stamminformationen ist ein methodisch richtiger Zuschnitt der identifizierten Leistungen und Prozesse. FIM legt daher für den Baustein Leistungen und für den Baustein Prozesse ein Set an Zuschnittsindikatoren für jeden Schritt der Normenanalyse fest.
Normenanalyse
Der erste und oftmals nicht triviale Schritt besteht darin, die FIM-Stamminformationen in den Handlungsgrundlagen, z. B. in den Rechts- und Verwaltungsvorschriften, zu identifizieren, zu klassifizieren und in den Leistungskatalog, Prozesskatalog und ggf. auch Datenfeldkatalog aufzunehmen. Dieser Schritt wird auch als Normenanalyse bezeichnet. Hilfestellungen zur Normenanalyse bieten zum einen der baustein-übergreifende Leitfaden für die Identifikation von Verwaltungsleistungen und Prozessen im Rahmen der Normenanalyse (FIM-Zuschnittsindikatoren) und zum anderen die jeweiligen QS-Kriterien der Bausteine. siehe auch (Link einfügen)
FIM-Stamminformationen, d. h. Leistungen, Prozesse und Datenfelder, werden im Rahmen der Normenanalyse identifiziert. Die Normenanalyse umfasst dabei alle Handlungsgrundlagen, welche die Verwaltung binden. Handlungsgrundlagen ist in diesem Kontext ein Sammelbegriff für Rechts- und Verwaltungsvorschriften, Beschlüsse u. s. w.
Prozessklasse: Identifikation im Rahmen der Normenanalyse
Die Identifikation im Rahmen der Normenanalyse erfolgt meistens nach demselben Muster:
- Schritt: Welche Handlungsgrundlagen sind relevant? Welches Fachrecht ist betroffen? Relevant für den FIM-Baustein Leistungen: Leistungsebene „Leistungsgruppierung“
- Schritt: Was wird in den Handlungsgrundlagen geregelt (Regelungsgegenstände)? Relevant für den FIM-Baustein Leistungen: Leistungsebene „Leistungskennung“
- Schritt: Welche Handlungsformen & Verwaltungsverfahrensarten sind beim Regelungsgegenstand zulässig? Relevant für den FIM-Baustein Leistungen: Leistungsebene „Verrichtung" Relevant für den FIM-Baustein Prozesse: „Prozessklasse“
- Schritt: Welche Varianten kann es in den Verwaltungsverfahrensarten geben? Relevant für den FIM-Baustein Leistungen: Leistungsebene „Verrichtungsdetail"
Zuschnittsindikatoren
siehe auch Zuschnittsindikatoren im Querschnittsbreich
Damit eine Prozessklasse einerseits nicht zu kleinteilig wird, soll sie zumindest zwei Tätigkeiten (Prozessschritte) bündeln. Diese Tätigkeiten sind so zu wählen, dass sie jeweils einer bestimmten Referenzaktivitätengruppe (RAG) zugeordnet werden können. Die Tätigkeiten entsprechen folglich der „Flughöhe“ bzw. dem Detaillierungsgrad der Referenzaktivitätengruppen. Damit eine Prozessklasse andererseits nicht zu umfangreich wird, soll sie in mehrere Prozessklassen unterteilt, d. h. zugeschnitten, werden, wenn mindestens eine der folgenden Voraussetzungen zutrifft:
Zuschnittsindikator: Änderung des operativen Ziels, der Handlungsform oder der Verwaltungsverfahrensart
Der zweite Zuschnittsindikator ist der wichtigste Zuschnittsindikator für Prozessklassen und somit auch für Leistungsverrichtungen. Immer wenn sich das operative Ziel, die Handlungsform bzw. die Verwaltungsverfahrensart ändert, muss eine neue Prozessklasse im Prozesskatalog und damit eine neue Leistungsverrichtung im Leistungskatalog angelegt werden.
Sofern sich für eine Tätigkeit - aus Sicht des Verwaltungsrechts – das operative Ziel und die korrespondie-rende Handlungsform der Verwaltung sowie die Verfahrensart ändert, soll eine neue Prozessklasse für diese Tätigkeit gebildet werden. Die Handlungsformen sind bestimmte Instrumente, welche der Verwaltung für das Verwaltungshandeln zur Verfügung stehen. Sie ergeben sich aus dem Verwaltungsrecht: Das Verwaltungshandeln wird über bestimmte Merkmale klassifiziert, von denen vielfältige rechtliche Aspekte abhängen (z. B. Folgen von Fehlern, Folgen der Rechtswidrigkeit, Zuständigkeitsfragen, Rechtschutz). Die Handlungsformenlehre ist die „normative“ Brille beim Zuschnitt von Prozessklassen/Leistungsverrichtungen.
Hilfe:- „Antrag“ als Auslöser für einen Prozess deutet auf die Handlungsform „Verwaltungsakt“ hin
- „Bescheid“ als Ergebnis deutet auf ebenfalls auf die Handlungsform „Verwaltungsakt“ hin
- „Mitteilung“, „Warnung“ oder „Anzeige“ könnten hingegen die Handlungsform „Realakt“ (Tathandlung) implizieren.
Die Auswahl des operativen Ziels schränkt die möglichen Handlungsformen der Verwaltung ein. Die Handlungsform gibt wiederum den Rahmen für den Verwaltungsablauf vor und kann durch Angabe der entsprechenden Verwaltungsverfahrensart untersetzt werden, siehe
Der FIM-Baustein Prozesse stellt jeweils eine Codeliste für das operative Ziel, für die entsprechende Handlungsform sowie für die korrespondierenden Verfahrensarten im XRepository zur Verfügung.
Beispiele:
- Die Bearbeitung von Wohngeld Erstanträgen verfolgt das operative Ziel: „Herbeiführung einer konkreten Regelung eines Sachverhaltes, die ein Rechtsverhältnis oder eine rechtlich erhebliche Eigenschaft einer bestimmten Person oder eines nach allgemeinen Merkmalen bestimmbaren Personenkreises verbindlich feststellt“.
- Dieses operative Ziel schränkt die möglichen Handlungsformen der Verwaltung auf „Verwaltungsakt“ und „Verwaltungsakt – Allgemeinverfügung“ ein.
- Die Bearbeitung eines Wohngeld Erstantrages entspricht konkret der Handlungsform „Verwaltungsakt“, welche das Rechtsverhältnis einer bestimmten Person feststellt. In diesem Beispiel wird festgestellt, ob die Person „wohngeldberechtigt“ oder „nicht wohngeldberechtigt“ ist.
- Die Bewilligung/Ablehnung von Wohngeld erfordert den Erlass eines (feststellenden) Verwaltungsaktes entsprechend der Verfahrensart „Sozialverwaltungsverfahren nach SGB X".
Zuschnittsindikator: Änderung der Lebenszyklus-Phase
Sofern der abgeschlossene Sachverhalt anlassbezogen weiterbearbeitet wird, soll eine neue Prozessklasse für diese Tätigkeit gebildet werden.
Beispiele:
- „Anzeige Gewerbeanmeldung (bearbeiten)“ versus „Gewerbeabmeldung (bearbeiten)“
- „Erstantrag Wohngeld (bearbeiten)“ versus „Weiterleistungsantrag Wohngeld (bearbeiten)“
Zuschnittsindikator: Änderung der Periodizität
Sofern die Tätigkeiten in unterschiedlichen Zeitintervallen durchgeführt werden, sollen separate Prozessklassen für diese Tätigkeiten gebildet werden.
Beispiele:
- „Anzeige Gewerbeanmeldung (bearbeiten)“ versus „Statistikdaten zur Gewerbeanmeldung monatlich übermitteln“.
- „Monatsstatistik zum Sachverhalt A erheben“ versus „Jahresstatistik zum Sachverhalt A erheben“
Zuschnittsindikator: Änderung der Multiplizität
Sofern sich die Durchführung der Tätigkeiten nicht mehr auf einen konkreten Sachverhalt bezieht, sondern auf ein Mehrfaches dessen, soll eine neue Prozessklasse für diese Tätigkeit gebildet werden.
Beispiele:
- „Förderantrag bearbeiten“ versus „Förderanträge (Liste) statistisch auswerten“
Die Anwendung dieser Zuschnittsindikatoren zur Bildung von Prozessklassen erfolgt einmalig auf Basis der höherrangigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften (Normenhierarchie). Es ist möglich, dass die Normenanalyse nachrangiger Rechts- und Verwaltungsvorschriften durch Anwendung der Zuschnittsindikatoren zu einer abweichenden Bildung von Prozessklassen führt. Beispielsweise könnten auf Landesebene beim Vollzug einer Leistung zusätzliche Zeitintervalle festgelegt werden, wie z. B. eine monatliche Statisti-kerhebung als Ergänzung zu einer bundesrechtlich vorgeschriebenen Jahresstatistik. Des Weiteren könnten unterschiedliche organisatorische Rahmenbedingungen in den Vollzugsbehörden bei Anwendung der Zuschnittsindikatoren ebenfalls zu einer abweichenden Bildung von Prozessklassen führen. Daher wird der Zuschnitt von Prozessklassen im Prozesskatalog einmalig vorgenommen und gilt danach für alle Prozessausprägungen („Instanzen“) und Detaillierungsstufen in der Prozessbibliothek.
Anwendung
-
Bewilligung Wohngeld
-
Bewilligung Gewerberegister
