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Stammprozess

Ein Prozess in der FIM-Methodik ist die Beschreibung der Erbringung einer Verwaltungsleistung. Das heißt, jeder Prozess ist genau einer Leistung des Leistungskataloges (LeiKa) zugeordnet.

Merke

Stammprozesse werden in der Prozessbibliothek bereitgestellt. Ein Stammprozess besteht aus dem Prozesssteckbrief und im Regelfall aus einem Prozessmodell in grafischer Form. Die Attribute des Stammprozesses gelten für den Prozesssteckbrief als auch für das Prozessmodell. Der Prozesssteckbrief umfasst zusätzlich zu den allgemeinen Attributen des Stammprozesses beschreibende Attribute zum Prozess. Das Prozessmodell visualisiert eine abstrakte, allgemeingültige Sicht auf den Verwaltungsablauf. Es werden keine organisationsinternen Abläufe beschrieben oder auf die lokale technische Unterstützung des Prozesses Bezug genommen.

Anforderungen an Stammprozesse​

  • Valide und nachvollziehbare Abbildung der Handlungsgrundlagen
  • Möglichst leichte Verständlichkeit und hoher Wiedererkennungswert durch die Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung
  • Einfache Verwendung der Stammprozesse als Basis für detailliertere Referenz- und Lokalprozesse
  • Möglichst breite Unterstützung durch Software-Werkzeuge und Dienstleister im Bereich Prozessmodellierung
  • Damit die obengenannten Anforderungen erfüllt werden können, muss ein hohes Qualitätsniveau bei der Modellierung von Stammprozessen eingehalten werden. (Link zu Prozessbaukasten und QS-Kriterien)

Nutzung​

Ziel der FIM-Methodik ist die Unterstützung der ausführenden Stellen anhand der Beschreibung eines Prozesses, in welchem die bundesrechtlich erforderlichen Verfahrensschritte (Aktivitäten) zur Erstellung einer Leistung innerhalb der öffentlichen Verwaltung dargestellt werden. Der Stammprozess kann nachfolgend als Vorlage zur Erstellung von Referenzprozessen oder direkt zur lokalen Umsetzung (Lokalprozesse) verwendet werden. Damit liefert FIM einen wichtigen Ausgangspunkt für Maßnahmen zur Prozessoptimierung und -standardisierung beim Bund und in den Ländern. Der Stammprozess dient somit als ein Instrument, Rechtssprache in Vollzugssprache zu überführen. Ein Referenzprozess beschreibt die Aktivitäten für die Prozessdurchführung aus Sicht mehrerer Behörden. Der Referenzprozess gilt demzufolge für mindestens zwei Behörden (organisationsübergreifend) und kann auf Basis des zugehörigen FIM-Stammprozesses durch Dritte erstellt werden. Aus einem Stammprozess lässt sich sämtliche Kommunikation mit den Prozessteilnehmern ableiten. Der Stammprozess bildet somit die Basis für den Datenfeldkatalog. Oftmals enthält der Stammprozess bereits Vorgaben oder Hinweise auf die Gestaltung der Nachrichten zur Kommunikation und ist demnach unverzichtbar für die Erstellung der Stammdatenschemata. Durch die Ableitung aller eingehenden und erstellten Dokumente, durch die Ablaufdarstellung und die referenzierten Handlungsgrundlagen lassen sich aus dem Stammprozess präzisere und validere Stammtexte im FIM-Baustein Leistungen erstellen.

Attribute​

Für die Legende siehe: Darstellung Attribute

Der FIM-Stammprozess enthält Kernattribute wie z. B. „Prozessschlüssel“ und „Versionsnummer“, welche sowohl für den Prozesssteckbrief als auch für das Prozessmodell gelten. Ändert sich das Prozessmodell oder der Prozesssteckbrief, wird in jedem Fall auch die Versionsnummer geändert. Zusätzlich zu diesen Kernattributen gibt es Beschreibungsangaben zum Prozess, die im Prozesssteckbrief gebündelt werden. Der Prozesssteckbrief ist in FIM ein Pflichtelement; im XProzess-Standard hingegen nur ein optionales Element.

Kernattribute​

Prozessschlüssel (Kardinalität: 1)*

Eindeutiger Prozessschlüssel, welcher dem Leistungsschlüssel der jeweiligen Verwaltungsebene bzw. Detaillierungsstufe (Bund, Land, Kommune) entspricht.

Versionsnummer (Kardinalität: 1)*

Zur Nachverfolgung von Änderungen des Prozesses in der Prozessbibliothek. Die Versionsnummer ändert sich bei jeder Anpassung des Prozesssteckbriefes und/ oder des Prozessmodells. Hiervon ausgenommen sind Änderungen der Zustandsangaben.

Die Versionsnummer hat das Format: 00.00.00.
Spätestens wenn ein Prozess zur methodischen Freigabe eingereicht werden soll, erhöht sich die Arbeitsversion (00.00.01).
Beim Statuswechsel in „methodisch freigegeben“ wird der mittlere Teil erhöht und die Arbeitsversion auf 00 gesetzt (00.01.00).
Beim Statuswechsel in „fachlich freigegeben“ (jeweils bei Gold und Silber) wird der vordere Teil erhöht und mittlere Teil ebenfalls auf 00 gesetzt (01.00.00). Die Arbeitsversion wurde bereits bei der methodischen Freigabe auf 00 gesetzt.

Bezeichnung (Kardinalität: 1)

Die FIM-interne Bezeichnung des Prozesses entspricht der Leistungsbezeichnung I der zugeordneten FIM-Leistung nach dem Schema „Objekt + Verrichtung + Verrichtungsdetails“.

Name (Kardinalität: 1)

Jeder Prozess übernimmt den Namen seiner Prozessklasse aus dem Prozesskatalog.

Die Unterscheidung zwischen IST-Prozess und SOLL-Prozess (z. B. zukünftiger FIM-Stammprozess, der im Novellierungsverfahren erstellt wird) wird nicht im Namen kenntlich gemacht, sondern über das Attribut "Gültigkeitszeitraum".

Fachlich freigebende Stelle (Kardinalität in Abhängigkeit der Detaillierungsstufe)

Ermöglicht die Angabe der fachlich freigebenden Stelle des Prozesses (Prozesssteckbrief und Prozessmodell).

  1. Die fachlich freigebende Stelle des Prozesses muss für Stammprozesse und Lokalprozesse angegeben werden (Kardinalität: 1)
  2. Die fachlich freigebende Stelle des Prozesses kann (sofern möglich) für Referenzprozesse angegeben werden (Kardinalität: 0..1).

Prozesssteckbrief (Beschreibungsangaben)​

Der Prozesssteckbrief kann mitunter bereits erstellt werden, ohne dass bereits ein dazugehöriges Prozessmodell existiert.

Detaillierungsstufe (Kardinalität: 1)

Definiert den Bezug zu der föderalen Ebene des Prozesses sowie dessen Detaillierungsgrad. Die FIM-Prozessbibliothek Bund umfasst ausschließlich Stammprozesse, die auf Bundesrecht beruhen (Bundes-Stammprozesse). Die Detaillierungsstufe wird über eine Codeliste spezifiziert.

Definition (Kardinalität: 0..1)

Ermöglicht es, den Namen bzw. die Bezeichnung des Prozesses zu erläutern.

Beschreibung (Kardinalität: 0..1)

Ermöglicht eine kurze textuelle Beschreibung der wesentlichen Arbeitsschritte und Beteiligungen aus einer verwaltungsinternen Sicht. Sie soll einen prozessfremden Nutzer in die Lage versetzen, den wesentlichen Verwaltungsablauf nachvollziehen zu können. In der Beschreibung muss auf Prozessschritte hingewiesen werden, welche laut den Handlungsgrundlagen notwendig sind, aber nach Auffassung der obersten Fachbehörde nicht mehr modelliert werden sollen (zum Beispiel Wegfall der Prozessschritte geplant).

Auslöser (Kardinalität: 0..n)

Ermöglicht die Nennung der konkreten Auslöser für einen Prozess:

  • Datenbasierte Auslöser können durch Referenzierung auf Dokumentsteckbriefe über die Dokumentsteckbrief-ID angegeben werden.
  • Prozessbasierte Auslöser können durch Referenzierung auf den Prozessschlüssel der auslösenden Prozessklasse im Prozesskatalog angegeben werden.
  • Alternativ können Auslöser auch in textueller Form beschrieben werden, z. B. bei zeitlichen Auslösern.

Ergebnisse (Kardinalität: 0..n)

Ermöglicht die Nennung der Ergebnisse eines Prozesses:

  • Die datenbasierten Ergebnisse können durch Referenzierung auf FIM-Dokumentsteckbriefe über die Dokumentsteckbrief-ID angegeben werden.
  • Prozessaufrufe als Ergebnisse können durch Referenzierung auf den Schlüssel des aufgerufenen Prozesses angegeben werden.
  • Alternativ können Ergebnisse auch in textueller Form angegeben werden, falls z. B. die anzugebenen Dokumentsteckbriefe nicht im FIM-Baustein Datenfelder geführt werden sollen.

Prozessteilnehmer (Kardinalität: 0..n)

Ermöglicht die Beschreibung der Prozessteilnehmer und ihrer Rolle im Prozess. Die Angaben umfassen die Bezeichnung des Prozessteilnehmers in textueller Form und die Zuordnung der eingenommenen Rollen im Prozess aus folgender Auswahlliste:

  • Initiator: Bezeichnet den Auftraggeber eines Prozesses
  • Hauptakteur: Bezeichnet die Rolle des Durchführungsverantwortlichen aus Sicht des Ergebnisempfängers
  • Mitwirkender: Bezeichnet die Rolle, die an der Durchführung des Prozesses beteiligt ist, z. B. im Rahmen einer Stellungnahme, einer Auskunftserteilung oder im Rahmen einer Zustimmung, welche innerhalb eines mehrstufigen Verwaltungsaktes vorgeschrieben ist, jedoch keine Außenwirkung entfaltet
  • Ergebnisempfänger: Bezeichnet den Ergebnisempfänger eines Prozesses

Handlungsgrundlage (Kardinalität: 0..n)

Benennt die Bezüge zu einschlägigen Rechtsnormen, Urteilen und anderen begründenden Vorhaben (z. B. Standards, Normen). Die Angaben umfassen den Namen der Handlungsgrundlage (Kurzfassung und Abkürzung in Klammern), die Art der Handlungsgrundlage (z. B. Rechtsverordnung) sowie ggf. eine URI zum Verweis auf die einschlägige Handlungsgrundlage. Der Verweis kann bis auf Ebene der Paragraphen bzw. Abschnitte erfolgen ohne dabei auf die konkreten Fassungen (bzw. Versionen) einzugehen. Die Handlungsgrundlagen können umfassender sein als im Leistungssteckbrief. Die Aufnahme allgemeiner Handlungsgrundlagen zum jeweiligen Verwaltungsverfahren ist an dieser Stelle aber nicht erforderlich (z. B. VwVfG, § 16 SGB I).

Verwaltungspolitische Kodierung (Kardinalität: 0..n)

Ermöglicht die Angabe, auf welche Gebietskörperschaften sich ein Prozess bezieht.

  • Die Verwaltungspolitische Kodierung kann im Prozesssteckbrief angegeben werden.
  • Handelt es sich um Prozesse der Bundeseigenverwaltung (Leistungstyp 1), darf die Verwaltungspolitische Kodierung nicht ausgefüllt werden.
  • Die Angabe der Verwaltungspolitischen Kodierung bei Referenz- oder Lokalprozessen in länderspezifischen Systemen kann zusätzlich zum Prozessschlüssel und zur Versionsnummer als weiteres Schlüsselattribut verwendet werden.

Zielvorgaben (Kardinalität: 0..1)

Ermöglicht die Beschreibung von Zielvorgaben für den Prozess durch z.B. die fachlich verantwortliche Stelle.

Fallzahl (Kardinalität: 0..1)

Ermöglicht die Angabe der Anzahl, wie oft der Prozess pro Jahr gestartet bzw. initiiert wird. Als Quelle kann z. B. auch die „Fallzahl Jährlicher Zeitaufwand“ der Online-Datenbank des Erfüllungsaufwands OnDEA herangezogen werden, welche die Zahl der Fälle beschreibt, wie oft eine rechtliche Vorgabe pro Jahr Aufwand erzeugt.

Durchschnittliche Durchlaufzeit (Kardinalität: 0..1)

Ermöglicht die Angabe der mittleren Gesamtzeitdauer in [min / Fall] für die (behördenübergreifende) Erstellung der Leistung, die mit dem Eintreten des Startereignisses beginnt und mit dem Erreichen des Endereignisses endet. Als Quelle kann z. B. die Online-Datenbank des Erfüllungsaufwands OnDEA herangezogen werden.

Fachverfahren (Kardinalität: 0..1)

Ermöglicht die Nennung der für die Prozessausführung relevanten E-Government Komponenten, Register, zentralen IT-Lösungen. Die Benennung des Fachverfahrens im Stammprozess soll produktneutral erfolgen; in Referenz- oder Lokalprozessen kann stattdessen auch ein konkretes Software-Produkt angegeben werden.

Zustandsangaben​

Letzter Änderungszeitpunkt (Kardinalität: 1)

Datum und Zeitpunkt der letzten Änderung des Prozesses (Prozesssteckbrief oder Prozessmodell) durch den letzten Bearbeiter.

Letzter Bearbeiter (Kardinalität: 1)

Der letzte Bearbeiter des Prozesses (Prozesssteckbrief oder Prozessmodell).

Anmerkung zur letzten Änderung (Kardinalität: 0..1)

Ermöglicht dem letzten Bearbeiter, die letzte Änderung zu erläutern.

Status (Kardinalität: 1)

Gibt an, ob und wie die Prozessklasse im Rahmen des Editors zu verwenden ist.

StatusBeschreibung
in PlanungNur relevant für den FIM-Baustein Leistungen z. B. auf Ebene des Leistungsobjekts, um im FIM-Portal anzuzeigen, dass die dazugehörigen FIM-Leistungen demnächst bearbeitet werden sollen.
in BearbeitungEine Prozessklasse bzw. ein Stammprozess befindet sich gerade in Bearbeitung.
EntwurfOZG-Status: Eine bestimmte Arbeitsversion des Stammprozesses ist in der OZG-Informationsplattform veröffentlicht worden.
methodisch freigegebenEine Prozessklasse bzw. ein Stammprozess für eine FIM-Leistung vom Typ 1-3 ist vom FIM-Baustein Prozesse methodisch freigegeben worden. Eine Prozessklasse für eine FIM-Leistung vom Typ 4-5 ist vom FIM-Baustein Prozesse methodisch freigegeben worden. Ein Stammprozess für eine FIM-Leistung vom Typ 4-5 ist von der jeweiligen FIM-Landesredaktion methodisch freigegeben worden.
fachlich freigegeben (silber)OZG-Status: Eine Prozessklasse bzw. ein Stammprozess für eine FIM-Leistung vom Typ 2-3 ist vom OZG-Leistungsverantwortlichen stellvertretend fachlich freigegeben worden (koordiniert durch die FIM-Landesredaktion).
fachlich freigegeben (gold)Eine Prozessklasse bzw. ein Stammprozess ist von der obersten Fachbehörde fachlich freigegeben worden.
inaktivEine Prozessklasse bzw. ein Stammprozess ist nicht mehr gültig.

Freigabezeitpunkt (Kardinalität: 0..1)

Ermöglicht der Freigabeinstanz, das Datum und den Zeitpunkt der Freigabe der Prozessklasse anzugeben. Die Ausprägungen dieses Metadatums sind:

  • fachlich freigegeben am (silber oder gold)
  • methodisch freigegeben am

Gültigkeitszeitraum (Kardinalität: 0..1)

Sofern es eine Beschränkung der Gültigkeit gibt, ist der Gültigkeitszeitraum zu erfassen (Liste mit den Werten „gültig ab“, „gültig bis“).

Prozessmodell​

Das Prozessmodell visualisiert den im Prozesssteckbrief skizzierten Verwaltungsablauf und detailliert somit den Stammprozess. Das Prozessmodell nutzt zur Visualisierung die Elemente des Prozessbaukastens. Das Prozessmodell kann unabhängig vom Prozesssteckbrief geändert werden. Jegliche Änderungen im Prozessmodell bzw. im Prozesssteckbrief werden in den Zustandsangaben des Stammprozesses vermerkt.

Detaillierungsstufen​

Prozessbibliotheken mit Stammprozessen, die Bundesrecht ergänzen oder ändern oder auf Landes- bzw. Kommunalrecht beruhen, werden in länderspezifischen Redaktionssystemen erstellt (Landes-Stammprozesse, Kommunale Stammprozesse).
Sie werden perspektivisch im Sammelrepository veröffentlicht.

Der Stammprozess kann nachfolgend als Vorlage zur Erstellung von Referenzprozessen oder direkt zur lokalen Umsetzung (Lokalprozesse) verwendet werden. Damit liefert FIM einen wichtigen Ausgangspunkt für Maßnahmen zur Prozessoptimierung und -standardisierung beim Bund und in den Ländern.

Ein Referenzprozess beschreibt die Aktivitäten für die Prozessdurchführung aus Sicht mehrerer Behörden. Der Referenzprozess gilt demzufolge für mindestens zwei Behörden (organisationsübergreifend) und kann auf Basis des zugehörigen FIM-Stammprozesses durch Dritte erstellt werden. Die FIM-Modellierungsmethode gilt nicht für Referenz- und Lokalprozesse. Dennoch wird empfohlen, für diese Prozesse die Detaillierungsstufe als Ordnungskriterium zu übernehmen.