Organisatorische Handlungsempfehlungen

info

Diese Seite ist vorwiegend für organisatorisch orientierte Nutzende relevant.

Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen für Bürger:innen und Unternehmen erfordert die ganzheitliche Betrachtung aller von der Umsetzung betroffenen Verwaltungsbereiche.
Für ein konkretes Umsetzungsvorhaben werden bei dieser Betrachtung individuellen Zielsetzungen und Rahmenbedingungen abgeleitet. Daraus ergibt sich

• die Ausgestaltung der Organisationsstruktur und der (Betriebs-) Prozesse des Vorhabens
• die Auswahl der zu nutzenden Methodik sowie
• die bei der Entwicklung und dem Betrieb einzubeziehenden Rollen

Diese Seite bietet eine Hilfestellung bei der Ausgestaltung der individuellen Lösungsansätze für ein konkretes Vorhaben.

Organisationsstruktur

Die nachfolgend beschriebenen Rollen und Aufgaben in den vorgestellten Pflegebereichen von FIM- und XÖV-Vorhaben verdeutlichen das Erfordernis eines intensiven Zusammenspiels. Wie kann dieses organisiert werden?

Digitalisierungsvorhaben sollten es sich zum Ziel setzen, die zur Entwicklung und zum Betrieb erforderlichen Gremien frühzeitig zu etablieren und mit erforderlichen Rollen unter anderem im Kontext FIM und XÖV zu besetzen.

Die beteiligten Rollen für die Erstellung und Pflege von Datenschemas und Standards bei FIM und XÖV stehen in intensiver Beziehung, wie in der nachfolgenden Abbildung dargestellt und in den daran anschließenden Abschnitten näher erläutert.

Pflege des FIM-Stammdatenschemas

Im FIM-Stammdatenschema finden sich - gemäß FIM-Methodik - Datenfelder und Datenfeldgruppen. Diese werden entweder von Bundesredaktion und/oder Landesredaktionen auf Basis der jeweiligen gesetzlichen Regelungen für die konkrete OZG-Leistung modelliert.
Das FIM-Stammdatenschema eignet sich in den meisten Fällen nicht für den direkten Vollzugs-Einsatz in Online-Antragsdiensten.

Pflege des OZG-Referenzdatenschemas

Für den Einsatz im Vollzug ist auf Basis des FIM-Stammdatenschemas ein OZG-Referenzdatenschema zu erstellen und zu pflegen. Dies erfolgt meist im Kontext der Umsetzung von EfA-Online-Diensten im Auftrag der OZG-Themenfeldführung.
Um hier für den Online-Dienst eine Nachnutzung im Sinne von EfA überhaupt zu ermöglichen, ist es wichtig, bei der Erstellung und weiteren Pflege des OZG-Referenzdatenschemas möglichst alle Länder bzw. betroffenen Fachbehörden im Rahmen einer Standardisierung der Datenstrukturen einzubinden. Andernfalls kann eine länderübergreifende Nachnutzung scheitern oder nur für einige Länder möglich sein.

Pflege von XÖV-Standards

Ein XÖV-Standard spezifiziert üblicherweise Nachrichten für den Informationsaustausch zwischen Fachverfahren. Die Entwicklung oder Pflege (auch Betrieb) eines XÖV-Standards erfolgt durch eine betreibende Stelle im Kontext des IT-Planungsrats oder einer Fachministerkonferenz. In den Entwicklungs- und Pflegeprozess werden Fachexpert:innen aus Bund und Ländern beteiligt, um eine länderübergreifende Anwendung des XÖV-Standards im Vollzug zu ermöglichen.
In einem XÖV-Standard werden aber diverse erforderliche Aspekte nicht betrachtet, die für einen EfA-Online-Dienst erforderlich sind. Dazu gehören beispielsweise Feldbezeichnungen, Hilfetexte und Formularregeln.

Organisatorisches Pflege Zusammenspiel

Es ist ein intensives Zusammenspiel zwischen den drei Pflegebereichen erforderlich.
Im Bereich der Methodenkenntnisse wird sowohl FIM- als auch XÖV-Expertise benötigt. Die Expertise kann sich dabei auf eine oder mehrere Personen verteilen.

Ein weiteres Beispiel ist die Fach-Expertise, die in den beteiligten Ausprägungen (FIM-Stammdaten, OZG-Referenzdaten, XÖV-Standard) häufig unterschiedliche Kompetenzschwerpunkte aufweist.

Aus der Sicht des Digitalisierungsvorhabens müssen deshalb alle beschriebenen Pflege-Rollen einbezogen werden, um ein nutzbares Ergebnis zu erzielen. FIM-Stamminformationen können dabei als Orientierung und fachliche Begründung für einen XÖV-Standard genutzt werden. Dies ist ein analoges Vorgehen zu der Entwicklung von OZG-Referenzinformationen. In einem Gremium, welches sowohl FIM-Informationen als auch XÖV-Standards erstellt und pflegt, sollten sowohl regulatorische als auch vollzugsorientierte Fachexpert:innen einbezogen werden.

Entwicklung und Pflege von Datenstrukturen

Aus dem bisherigen Sachverhalt ergeben sich nun folgende Fragen:

• Wie können die Datenstrukturen mit den Möglichkeiten der FIM- und XÖV-Methoden entwickelt und gepflegt werden?
• Wie sollten Aktualisierungsprozesse ablaufen und etabliert werden?

Initialisierungs- und Betriebsprozesse

Changemanagement

Das Changemanagement spielt bei Standards, die eine direkte Umsetzung in Software-System finden, eine wichtige Rolle. Die definierten Prozesse sollen sicherstellen, dass Anforderungen zur Fortschreibung eines Standards gestellt, alle nutzenden Persone nüber Aktualisierungen informiert und angemessene Umsetzungsfristen realisiert werden können.

Demgegenüber stehen die Prozesse zur Fortschreibung von FIM-Stamminformationen. Sie sind eine Repräsentation der zugrundeliegenden Handlungsgrundlagen. Die Veröffentlichung fortgeschriebener Stamminformationen muss demnach eng an Änderungen der zugehörigen Handlungsgrundlage gekoppelt sein. Ziel ist es, FIM-Stamminformationen möglichst nah zum Verkündigungszeitpunkt einer Rechtsänderung bereitzustellen. D.h. bei Änderung der Handlungsgrundlagen oder Korrekturen von Fehlern werden FIM-Stamminformationen unmittelbar aktualisiert.
Alle Aktualisierungen der FIM-Stamminformationen werden zusammengefasst im FIM-Portal über RSS Feeds bekannt gegeben. Diese können nach Bedarf in E-Mail-Programme eingebunden werden.

XÖV-Standards und OZG-Referenzinformationen müssen den umsetzenden Nutzenden eine maximale Planbarkeit geben und eine möglichst problemlose Umsetzung unterstützen. Daher sollten, wenn möglich, fest definierte Aktualisierungsintervalle und Umsetzungszeiten definiert werden. In Zusammenspiel mit FIM-Stamminformationen kann dies bedeuten, dass man nicht jede Aktualisierung direkt berücksichtigt oder auch Versionen überspringt.

Anforderungsmanagement

Bei interoperablen FIM-/XÖV-Vorhaben ist der Aufbau eines koordinierten Anforderungsmanagements essentiell. Anforderungen lassen sich in verschiedene Kategorien aufteilen und müssen entsprechend unterschiedlich behandelt werden. Folgende Übersicht zeigt die Kategorien von Änderungsbedarfen mit den zur Bearbeitung der Anforderungen relevanten Rolle:

• Fachliche Änderungsbedarfe

  • Vollzugsanforderungen: Vollzugsexpert:innen

  • Fehlende oder unvollständige Konformatität zu Handlungsrundlagen: Rechtsexpert:innen

• Methodische Anforderungen

  • FIM-Methodik: GK FIM

  • XÖV-Rahmenwerk: KoSIT

• Sonstige Anforderungen

  • Organisatorische Vorhabensleitung

  • Prozessuale Vorhabensleitung

Vorhaben müssen sicherstellen, dass die Anforderungen kategorisiert und die geeigneten Expertenrollen bei der Bearbeitung eingebunden werden. Ob die Beantwortung einzeln, gebündelt, beziehungsweise durch einzelne fachkundige Personen oder über ein Gremium erfolgt, ist durch jedes Vorhaben selbst festzulegen.