Verantwortung für die Integrität von Parameterwerten

Die Festlegung von Verantwortlichkeiten in einem heterogenen System wie der Parametrisierung ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Diese Seite bietet einen Einblick in die verschiedenen Herausforderungen und Lösungsansätze, die notwendig sind, um die Integrität der Daten sicherzustellen und die Qualität der digitalen Dienste zu gewährleisten.

Parameter und Integrität

Die Integrität im Bereich der Informationssicherheit beschreibt die Korrektheit, Konsistenz und Vollständigkeit der Informationen über ihre gesamte Lebensdauer hinweg. Integrität bezeichnet dabei einerseits den Zustand der Informationen als solches wie auch den Prozess der Sicherstellung dieses Zustands. Im Kontext der Parametrisierung bedeutet dies, dass zu jedem Zeitpunkt

• alle Angaben zu einer Leistung korrekt sind,
• keine widersprüchlichen Angaben zu der Leistung gemacht werden und
• alle notwendigen Informationen vorhanden sind.

Diese Seite behandelt die Frage, wer für die Integrität der Parameter-Daten verantwortlich ist und schlägt eine mögliche Aufteilung vor.

Verantwortlichkeiten

Die Erstellung eines Parameter-Sets, also der Gesamtheit aller Parameter und ihrer Werte zur Steuerung eines Onlinedienstes, ist ein anspruchsvoller Prozess. Das Ergebnis ist ein komplexes Gebilde, das für die korrekte Funktion des Onlinedienstes konsistent sein und den rechtlichen Vorgaben der jeweiligen Behördenleistung sowie allgemeinen rechtlichen Normen wie der DSGVO und dem Digitale-Dienste-Gesetz entsprechen muss.

Um eine hohe Datenqualität sicherzustellen, müssen Verantwortlichkeiten klar definiert und Qualitätssicherungsprozesse etabliert werden. Dies ist besonders wichtig, da die Prozesse und Infrastrukturen, mit denen die Landessysteme ihre Datenpflege organisieren, von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sind. Es gibt zentralistische Ansätze, bei denen eine Landesredaktion einen großen Teil der operativen Datenpflege durchführt. Es gibt aber auch dezentrale Ansätze, bei denen kommunale Mitarbeiter die Daten pflegen. Innerhalb dieses Spektrums gibt es Modelle mit direktem Zugriff der kommunalen Mitarbeiter auf die zentralen Landesredaktionssysteme und Modelle, bei denen kommunale Redaktionssysteme dezentral genutzt werden und die dort gepflegten Daten zunächst an das Landesredaktionssystem übertragen werden, bevor sie an das PVOG weitergereicht werden. Die Hoheit für die Gestaltung der Datenpflegeprozesse und der Infrastrukturen in den Ländern und Kommunen liegt bei den Ländern und Kommunen.

Der Prozess der Datenpflege im Rahmen der Parametrisierung umfasst viele Beteiligte. Daher ist es sinnvoll, allgemein zwischen der Ausführungsverantwortung und der Ergebnisverantwortung zu unterscheiden.

• Die Ausführungsverantwortlichen sind dafür zuständig, die Daten nach Auftrag korrekt in die Systeme einzupflegen. Das bedeutet, sie müssen die Daten vollständig und im richtigen Format an den vorgesehenen Stellen im Redaktionssystem eintragen.

• Die Ergebnisverantwortlichen hingegen sorgen dafür, dass die eingepflegten Daten am Ende korrekt sind. Sie müssen den gesamten Prozess überblicken und gegebenenfalls organisatorische Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten rechtzeitig bereitgestellt werden.

Allgemeine Integritätsverantwortung

Die Frage nach der Verantwortung für die Integrität der Parameter-Daten kann nicht pauschal beantwortet werden. Vielmehr hängt sie von der Art der Daten und vom landesspezifischen Pflegekonzept ab.

Im Folgenden sollten die relevanten Kategorien der Parameter-Daten aufgezählt werden, für die jeweils eigene Regeln der Verantwortlichkeit zu erwarten sind:

• Daten, die primär genutzt werden, um dem Antragsteller zu informieren („Informationsdaten“), z.B. Informationstexte, Angaben zur zuständigen Behörde, Angaben zu landes- oder kommunal-spezifischen Leistungsdetails, etc.
• Daten zur Antrags-Steuerung, z.B. Ein-/Ausblenden von Eingabefeldern, die im gewählten Gebiet auszufüllen / nicht auszufüllen sind, gebiets-spezifisch verfügbare Elemente in Auswahl-Listen, etc.
• Daten der Zuständigkeit und Adressierung von Organisationseinheiten als Anbieter der Behördenleistung, d.h. die Information, an welchen Adressaten der Online-Dienst den digitalen Antrag versendet
• Daten zur Abwicklung von Zahlungsdiensten, z.B. welcher Bezahldienstleister für die Leistung und in dem gewünschten Gebiet die Zahlung abwickelt sowie Zahlungs-Metadaten wie Kassenzeichen
• Ggf. weitere Daten

Jede dieser Kategorien lässt sich weiter in Subkategorien unterteilen, z.B. Informationsdaten zur Leistung vs. Informationsdaten zur Behörde, weil es unterschiedliche Kompetenzbereiche gibt, die mit diesen Informationskategorien jeweils verbunden sind.

Vorschläge zur Pflegeverantwortung

Die Pflegekonzepte regeln die Datenpflegeprozesse auf verschiedenen Ebenen. Das vorliegende allgemeine Pflegekonzept legt grundlegende Leitlinien fest, ohne die Autonomie der Länder und Kommunen zu verletzen. Wo zentrale Vorgaben nicht möglich sind, werden konkrete Empfehlungen ausgesprochen. Länder und Kommunen müssen ergänzende Pflegekonzepte erstellen, um ihre spezifischen Prozesse und Vorgaben zu beschreiben.

Die Prozesse zur Pflege der steuernden Daten sind aufgrund ihrer Heterogenität unterschiedlich festzulegen. Beispielsweise werden Daten zur Steuerung der Bezahlprozesse von anderen Personen gepflegt als die Angaben zu kommunal-spezifischen Leistungsdetails oder die Daten zur technischen Adressierung der Fachverfahren.

Die Verzeichnisdienste PVOG und DVDV haben unterschiedliche technisch-organisatorische Rahmenbedingungen. Das PVOG erhält seine Daten aus den dezentralen Redaktionssystemen der Länder, während die Daten im DVDV ausschließlich von berechtigten Personen der pflegenden Stellen gepflegt werden. Informationen für das DVDV müssen von Wissensträgern zusammengestellt und zur Eintragung beauftragt werden.

Die folgenden Zuordnungen von Verantwortung bei der Pflege der verschiedenen Datenarten sind als Vorschläge zu verstehen.

Datenart	Ausführungsverantwortung	Ergebnisverantwortung	Kommentar
Informationsdaten zu Leistungen, die landesweit homogen angeboten werden	Landesredaktion	Landesredaktion	Innerhalb der Landesredaktion sollte eine Qualitätssicherung durch eine separate Abteilung oder Person durchgeführt werden, die dann auch die Ergebnisverantwortung hat.
Informationsdaten zu Leistungen, die regional unterschiedlich angeboten werden	Jeweils die betroffene Behörde; Ausführungsverantwortlichkeit beinhaltet inhaltliche Qualitätssicherung	Landesredaktion	Die Behörden sind die beste Quelle für diese Informationen. Die Landesredaktion sollte als externe Organisation die Qualitätssicherung übernehmen. Dabei muss sich die abschließende Qualitätssicherung ggf. auf die formelle Korrektheit beschränken.
Informationsdaten zur Behörde inkl. fachlicher Zuständigkeit	Jeweils die betroffene Behörde; Ausführungsverantwortlichkeit beinhaltet inhaltliche Qualitätssicherung	Landesredaktion	Die Behörden sind die beste Quelle für diese Informationen. Die Landesredaktion sollte als externe Organisation die Qualitätssicherung übernehmen. Dabei muss sich die abschließende Qualitätssicherung ggf. auf die formelle Korrektheit beschränken.
Informationsdaten zum Onlinedienst	Landesredaktion unterstützt durch das Roll-In Team	Land als Auftraggeber der Onlinedienst (Nach-)Nutzung	Dies bezieht sich auf alle Angaben, die tatsächlich den Onlinedienst betreffen, nicht aber Angaben wie Link zum regionalen Impressum, die nur aus technischen Gründen am Onlinedienst verortet sind, sich tatsächlich aber auf die Behörde beziehen.
Daten zur Antrags-steuerung	Landesredaktion unterstützt durch das Roll-In Team	Land / Landesbehörde als Auftraggeber der Onlinedienst (Nach-)Nutzung	Die Verantwortung sollte auf Landes-Ebene liegen, falls die Rechtsgrundlagen im gesamten Bundesland einheitlich sind. Falls es kommunale Abweichungen gibt, sollte die Ausführungsverantwortung bei den jeweils betroffenen Behörden, unterstützt durch das Roll-In-Team liegen.
Daten der technischen Adressierung	Jeweils die betroffene Behörde unterstützt durch den IT-Dienstleister des Fachverfahrens und das Roll-In Team	Land / Landesbehörde als Auftraggeber der Onlinedienst (Nach-)Nutzung	Die Empfehlung geht von regionalen bzw. kommunalen Fachverfahren aus. Im Fall von landesweit zentralisiert betriebenen Fachverfahren sollte die Ausführungsverantwortung bei der Landesredaktion (ebenfalls mit Unterstützung) liegen.
Daten zur Abwicklung von Zahlungsdiensten, die sich auf den Zahlungsdienstleister beziehen	Pflegende Stelle für das DVDV	Zahlungsdienstleister	Die Daten, die sich auf den Zahlungsdienstleister beziehen sind für alle Onlinedienste, die den Zahlungsdienst nutzen, identisch. Die beste Quelle ist der Zahlungsdienstleister selber, sie können aber nur von der Pflegenden Stelle eingetragen werden.
Daten zur Abwicklung von Zahlungsdiensten, die sich auf den Bezahlvorgang bzw. die Leistung und die Behörde beziehen	Jeweils die betroffene Behörde unterstützt durch den Zahlungsdienstleister und das Roll-In Team	Land / Landesbehörde als Auftraggeber der Onlinedienst (Nach-)Nutzung	Die Festlegung, welche Daten hier konkret einzutragen sind, muss zwischen dem Zahlungsdienstleister und der betroffenen Behörde eng abgestimmt werden.
Ggf. weitere Daten	Individuell zu bestimmen	Individuell zu bestimmen	Dies könnten z.B. Steuerdaten für die Kommunikation mit nicht-standardisierten Drittsystemen sein. Hier ist keine Empfehlung möglich.