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Pflegeprozesse für verschiedene Parametertypen

Einführung​

Damit eine Nachnutzung von Onlinediensten ermöglicht wird, müssen sie landes- und satzungsrechtlichen Unterschieden gerecht werden. EfA-fähige Onlinedienst können nur in der Fläche genutzt werden, wenn sie durch die Verwendung von Parametern flexibel einsetzbar sind. Dies soll standardisiert und gleichartig für möglichst viele Dienste der öffentlichen Verwaltung erfolgen.

Jeder EfA-fähige Onlinedienst ermittelt dazu zur Laufzeit konkrete Werte für die von ihm benötigten Parameter aus zwei zentral zugänglichen Verzeichnisdiensten: dem PVOG und dem DVDV. Dabei verwendet er als Suchschlüssel primär Angaben zur Leistung und zum Gebiet (in der Regel Bundesland oder Kommune). Die so ermittelten Parameter-Werte steuern dann das Verhalten des Onlinedienstes so, dass die landes- und satzungsrechtlichen Besonderheiten für die Antragsstellung für die gewünschte Leistung im angegebenen Gebiet berücksichtigt werden.

Die Steuerung erstreckt sich dabei auf ...

  • Aspekte der Benutzerinformation, z.B. Informationstexte, Angaben zur zuständigen Behörde, Angaben zu landes- oder kommunal-spezifischen Leistungsdetails, etc.
  • Aspekte der Antrags-Steuerung, z.B. Ein-/Ausblenden von Eingabefeldern, die im gewählten Gebiet auszufüllen / nicht auszufüllen sind, gebiets-spezifisch verfügbare Elemente in Auswahl-Listen, etc.
  • Aspekte der Zuständigkeit und Adressierung von Organisationseinheiten als Anbieter der Behördenleistung, d.h. die Information, an welchen Adressaten der Onlinedienst den digitalen Antrag versendet
  • Aspekte der Abwicklung von Zahlungsdiensten, z.B. welcher Bezahldienstleister für die Leistung und in dem gewünschten Gebiet die Zahlung abwickelt sowie Zahlungs-Metadaten wie Kassenzeichen
  • ggf. weitere Aspekte

Aufgrund der heterogenen Natur der zu steuernden Aspekte sind die Prozesse zur Pflege der steuernden Daten ebenfalls heterogen festzulegen. So werden z.B. Daten zur Steuerung der Bezahlprozesse von einem anderen Personenkreis gepflegt werden müssen, als die informativen Angaben zu kommunal-spezifischen Leistungsdetails. Und diese wieder von anderen Personen als die Daten zur technischen Adressierung der Fachverfahren der zuständigen Behörden. Auch die technisch-organisatorischen Rahmenbedingungen der beiden Verzeichnisdienste PVOG und DVDV sind grundverschieden: Das PVOG erhält sein Daten aus den dezentralen Redaktionssystemen der Onlinedienst-Portale der Länder, d.h. die Datenpflege findet in diesen Redaktionssystemen durch zuständige Personen in den Ländern und Kommunen statt. Die Daten im DVDV hingegen werden ausschließlich von besonders berechtigten Personen der pflegenden Stellen gepflegt. Daher müssen die Informationen, die im DVDV abgelegt werden, zunächst von den Wissensträgern zusammengestellt und dann ihre Eintragung bei der pflegenden Stelle beauftragt werden.

Aufgrund dieser Heterogenität der Rahmenbedingungen sollen in den folgenden Abschnitten die grundlegenden Möglichkeiten der Datenpflege getrennt nach den Kategorien der Parameter betrachtet werden.

FIM-Prozess zur Bereitstellung von Stammdaten​

Viele der benötigten Parameter haben den Charakter von Stammdaten, die sich auf Behörden oder Leistungen beziehen. Bestes Beispiel sind die Angaben zu Name und Beschreibung der zuständigen Behörde sowie die Information, dass die betreffende Behörde in dem betreffenden Gebiet für die betreffende Leistung zuständig ist. Diese Daten sollten bereits im FIM-Prozess Leistungs-bezogen von den Landes- und Kommunal-Redaktionen erfasst, gepflegt und über die Landes-Portale als allgemeine Informationen der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden. Die Redaktionssysteme sollten diese Daten auch bereits an das PVOG weiterreichen, so dass sie überregional abrufbar sind.

Soll ein Onlinedienst in einem bestimmten Gebiet für eine bestimmte Leistung nachgenutzt werden, ist zunächst aus der Dokumentation des Onlinedienstes zu ermitteln, welche derartigen Stammdaten der Onlinedienst zur Laufzeit aus dem PVOG ermittelt. Dann ist organisatorisch sicherzustellen, dass der FIM-Prozess zur Pflege dieser Daten im Redaktionssystem des Landes soweit funktioniert, dass die benötigten Angaben in ausreichender Daten-Qualität (Korrektheit, Aktualität) vorliegen und bis in das PVOG weitergemeldet werden.

Der verantwortliche Personenkreis für diese Aufgabe muss dabei mit Bedacht festgelegt werden und ggf. für verschiedene Arten der Daten unterschiedlich geregelt werden. So können manche Angaben wie z.B. Rechtsgrundlagen von Leistungen von Landes-Redaktionen gepflegt werden, während andere Angaben wie z.B. Angaben zu Kontaktpersonen besser dezentral in den Kommunen gepflegt werden, oder zumindest dort erhoben und dann an die Landes-Redaktionen zur Eintragung weitergeleitet werden sollten.

Auch wenn es sich hier primär um die Datenpflege im Rahmen des FIM-Prozesses handelt, bietet es sich an, im Rahmen des Roll-Ins für einen Onlinedienst Hilfestellung durch das Roll-In-Team und/oder kommunale IT-Dienstleister zu organisieren.

Onlinedienst bezogene Parameter​

Im Zuge des Roll-Outs eines Onlinedienstes in einem Bundesland sollte frühzeitig vom Roll-Out-Team eine Entscheidung getroffen werden, wie viele verschiedene Datenobjekte vom Datentyp Onlinedienst (vgl. Abschnitt II.2.7.1 des XZuFi 2.2 Standards) im PVOG vorhanden sein müssen. Diese Frage ist am besten vom Roll-Out-Team in Zusammenarbeit mit dem Hersteller des Onlinedienstes zu beantworten. Je nach Architektur des Onlinedienstes kann diese Entscheidung von Bundesland zu Bundesland anders und auf Basis der spezifischen Rahmenbedingungen des Landes gefällt werden.

In der Regel gibt es zwei Alternativen:

  • genau ein Onlinedienst-Datenobjekt für das Bundesland. Diese Alternative ist möglich, wenn es in direkter Verbindung mit diesem Datenobjekt keine Parameter gibt, deren Werte sich von Kommune zu Kommune unterscheiden. In diesem Fall kann ein Bundesland-weit gültiges und nutzbares Datenobjekt angelegt und gepflegt werden.
  • jeweils ein Onlinedienst-Datenobjekt pro Kommune. Diese Alternative ist notwendig, wenn mindestens einer der Parameter, die dem Datenobjekt direkt zugeordnet sind, von Kommune zu Kommune mit einem anderen Wert zu belegen ist.

Mischformen sind denkbar, z.B. ein Onlinedienst-Datenobjekt, das für das gesamte Bundesland mit Ausnahme weniger Kommunen gültig ist, zusammen mit je einem Onlinedienst-Datenobjekt für jede dieser Ausnahme-Kommunen. In diesen Mischform-Szenarien sind dann Pflegekonzepte zu entwickeln, die ebenfalls auf einer Mischung der im Folgenden dargestellten Strategien basieren.

Welche Parameter direkt mit dem Onlinedienst Datenobjekt verbunden sind, kann dem Parameterkatalog bzw. der Kategorisierung entnommen werden. Betroffen sind alle XZuFi-basierte Standard-Parameter mit direktem Onlinedienst-Bezug und alle XZuFi-basierte Individual-Parameter mit direktem Onlinedienst-Bezug. Diese Parameter sind nicht im eigentlichen Sinne Teil des FIM-Prozess, da sie sich nicht direkt auf die Leistungen und Behörden beziehen. Sie können aber ebenfalls in den Redaktionssystemen der Ländern gepflegt und als XZuFi-Nachricht an das PVOG gemeldet werden - sofern diese Redaktionssysteme den XZuFi 2.2-Standard ausreichend unterstützen.

Bundesland-weit einheitliches Datenobjekt Onlinedienst​

Falls der Onlinedienst in dem betrachteten Bundesland so ausgerollt werden kann, dass nur genau ein Onlinedienst-Datenobjekt für das Bundesland angelegt werden muss, dann bietet es sich an, dass die Verantwortung für das Anlegen und die weitere Datenpflege der Landesredaktion übergeben wird. Roll-Out-Team, Hersteller und Landesredaktion sollten dazu ein "Mini-Projekt" aufsetzen, in dem Informationsbeschaffung, Wissensaufbau und Umsetzung der initialen Datenpflege durch die Landesredaktion umgesetzt werden. Die Landesredaktion muss im Anschluss die Datenpflege-Prozesse für zukünftige Änderungen etablieren.

Kommunal-spezifische Onlinedienst-Datenobjekte​

Es kann notwendig sein, für jede Kommune ein eigenes Onlinedienst-Datenobjekt im PVOG anzulegen. Diese Situation tritt z.B. ein, wenn es eine fachliche Anforderung ist, dass der Onlinedienst für jede Kommune einen individuellen Link zu einem kommunal-spezifischen Impressum anzeigen soll. Ein anderes Szenario ist, dass der Onlinedienst einen Bezahl-Dienstleister einbindet und dieser eine kommunal-spezifische Angabe des Parameters Bookingdata benötigt.

In dieser Situation bietet es sich an, dass eine hybride Strategie für das Pflegekonzept gewählt wird. So sollte das Roll-Out-Team zusammen mit dem Hersteller zunächst untersuchen, welche Parameter tatsächlich von Kommune zu Kommune abweichende Werte benötigen, bzw. welche Parameter in allen Onlinedienst-Datenobjekten Bundesland-weit identisch belegt werden sollen.

Dann sollte das Roll-Out-Team untersuchen, welche technischen Möglichkeiten bestehen, diese fachlich gemeinsamen Parameter-Werte anzulegen und zu Pflegen. Besitzt das Landes-Redaktionssystem z.B. einen internen Mechanismus, um eine Art Vorlage (Template) zu erzeugen und anschließend für alle Kommunen zu kopieren? Kann das Redaktionssystem ggf. sogar eine dauerhafte Vererbungs-Hierarchie für Redaktionssystem-interne Onlinedienst-Datenobjekte aufbauen, so dass eine Datenpflege von fachlich gemeinsamen Parameter-Werten in diesem Redaktionssystem-internen "Master"-Onlinedienst-Datenobjekt nur einmal erfolgen muss und sich dann automatisch auf alle an das PVOG gemeldeten kommunal-spezifischen Onlinedienst-Datenobjekte überträgt?

Sollte das Landes-Redaktionssystem keine technische Unterstützung für die fachlich gemeinsamen Parameter-Werte bieten, muss das Roll-Out-Team einen organisatorischen Prozess definieren, nachdem die fachlich gemeinsamen Parameter-Werte einheitlich in jedem kommunal-spezifischen Onlinedienst-Datenobjekt angelegt und gepflegt werden. Es bietet sich an, dafür entsprechende Anleitungen für die kommunalen Redakteure zu erstellen, die diese dann im Zuge ihres individuellen Roll-Ins befolgen. Es erscheint sinnvoll, dass dieser organisatorische Prozess die Hilfestellung kommunaler IT-Dienstleister mit einschließt. Wichtig ist, dass für den Fall einer späteren Änderung der fachlich-gemeinsamen Parameter-Werte auch entsprechende organisatorische Prozesse definiert werden, die sicher für Änderungen in jedem kommunal-spezifischen Onlinedienst-Datenobjekt sorgen.

In einem anschließenden Schritt muss das Roll-Out-Team dann eine Strategie und konkrete organisatorische Prozesse festlegen, wie die Informationen für die verbleibenden, kommunal-spezifischen Parameter mit direkter Verbindung zum Onlinedienst-Datenobjekt in das Landes-Redaktionssystem oder die kommunalen Redaktionssysteme eingepflget werden können, so dass sie schlussendlich an das PVOG weitergemeldet werden. Auch hier bietet es sich an, entsprechende Anleitungen zu erstellen, die entweder das Sammeln, Dokumentieren und Weitergeben der Informationen an die zentrale Landes-Redaktion oder das selbständige Einpflegen der Daten in die Redaktionssysteme der Kommunen beschreiben. Auch hier muss darauf geachtet werden, dass der Fall zukünftiger Änderungen mitgeregelt wird: Was müssen die kommunalen Redaktionen tun, wenn eine der initialen Informationen sich ändert?

Die genaue Ausgestaltung all dieser Prozesse ist abhängig von verschiedenen Faktoren:

  • Autonomie bei der Pflege der kommunal-spezifischen Informationen zur digitalen Verwaltung: Sind die Kommunen des Bundeslandes darauf ausgerichtet, eigenständig solche Informationen zu pflegen oder wird diese Aufgabe im betrachteten Bundesland an eine Landesredaktion delegiert?
  • Zugriff auf ein landeszentrales Redaktionssystem / Integration kommunaler Redaktionssysteme: Haben die Kommunen Zugriff auf technische Redaktionssysteme die direkt oder indirekt die benötigten Parameter-Werte verwalten können?
  • Handelt es sich um Informationen, die genuin aus dem Zuständigkeitsbereich der Kommunen stammen, wie z.B. einen individuellen Link zu einem kommunal-spezifischen Impressum oder handelt es sich um kommunal-spezifische Daten, die aufgrund Ihrer fachlichen Natur (möglicherweise) aber doch zentral abgestimmt und verwaltet werden, wie z.B. die Angabe des Parameters Bookingdata, die mit dem (zentralisierten) Bezahldienstleister abgestimmt werden muss.
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Dieser Abschnitt macht deutlich, warum kommunal-spezifische Onlinedienst-Datenobjekte vermieden werden sollten. Ihre Pflege erzeugt eine Prozesskomplexität, die den Roll-Out in einem Bundesland erheblich verzögern oder sogar unmöglich machen kann. Ein Onlinedienst Hersteller sollte daher bereits im fachlichen Design des Onlinedienstes Wege suchen, die eine Bundesland-einheitliche Parametrisierung der Parameter mit direkten bezug zum Onlinedienst-Datenobjekt ermöglicht.

DVDV-basierte Parameter​

Das Deutsche Verwaltungs-Dienst-Verzeichnis DVDV wird im Kontext der EfA-Parametrisierung für zwei Arten von Informationen genutzt:

  • technische Adressinformationen zur Adressierung von Fachverfahren in zuständigen Organisationseinheiten, die über OSCI/XTA angebunden sind.
  • technische und fachliche Stamm- und Adressdaten von Zahlungsdiensten, die über den Standard XBezahldienste angebunden sind.

Für die Pflege aller Daten im DVDV ist jeweils ein Eintragungskonzept zu erstellen. Der operative Pflegeprozess erfolgt immer über Bundesland-spezifische pflegende Stellen. Da die Pflegeprozesse damit außerhalb des Einflussbereichs der FITKO liegen, können hier nur wenige Hinweise zur Gestaltung des Pflegekonzepts gegeben werden:

  • Im Rahmen des Roll-Out/Roll-In müssen die Fachverfahren und ihre technischen Adressierungsinformationen identifiziert und dokumentiert werden, um sie dann an die zuständige pflegende Stelle weiterzugeben. Die pflegende Stelle trifft eine Entscheidung bezüglich der konkreten Ausprägung der Schlüssel, anhand derer die Adressierungsinformation im DVDV auffindbar sein wird - wobei diese Entscheidung nach Regeln erfolgt, die im Eintragungskonzept festgelegt sind. Dennoch dient es der Prozesssicherheit, wenn sich das Roll-Out/Roll-In-Team die Entscheidung für einen bestimmten Schlüssel-Wert (OrganizationKey) von der pflegenden Stelle bestätigen lässt, bevor dieser Wert im Element Kommunikationssystem des betreffenden Organisationseinheit-Elements im PVOG eingetragen wird.
  • Auch bezüglich der Stamm- und Adressdaten von Zahlungsdiensten gilt, dass die operative Datenpflege den pflegenden Stellen vorbehalten ist. Da im DVDV nur solche Bezahldienst-bezogenen Parameter gepflegt werden, die unabhängig von Leistung, Gebiet und zuständiger Organisationseinheit sind, kann der Pflegeprozess zentral vom Roll-Out-Team korrdiniert werden. Es ist sogar denkbar, dass jeder Zahlungsdienstleister die Eintragung seiner Daten direkt mit der pflegenden Stelle regelt. Das Roll-Out-Team muss dann nur noch den Vollzug der Eintragung überwachen und die Werte der Referenz auf den Bezahldienst an die betreffenden Redakteure weitergeben, so dass im PVOG die Eintragungen im DVDV referenziert werden können.
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Neben den oben genannten Informationen beherbergt das DVDV über den DVDV-Microservice auch noch kryptografische Zertifikate, die im Zusammenhang mit dem FIT-Connect Zustelldienst verwendet werden. Ihre Eintragung und das Auslesen dieser Zertifikate erfolgt aber transparent im Zuge des Self-Service-Prozesses für die Erstellung von FIT-Connect Zustellpunkten bzw. im Zuge der Nutzung der FIT-Connect APIs beim Versand der Antragsdaten. Daher braucht dieser Aspekt im Kontext des Pflegekonzeptes nicht betrachtet zu werden.

Parameter mit Bezug zum Antrags-Versand​

Bezüglich der Gestaltung des Pflegekonzepts sind die Parameter mit Bezug zum Antrags-Versand sicherlich diejenigen mit der höchsten Prozesskomplexität. Je nach verwendeten Kanälen handelt es sich um die Parameter Zustellungskanal (OSCI/XTA) und/oder Zustellungskanal (DestinationSignature).

Die besondere Herausforderung besteht darin, dass es sich um Parameter handelt, die in der Regel dezentral für jede zuständige Organisationseinheit bzw. für jedes Fachverfahren separat gepflegt werden müssen und die technischer Natur sind und daher nicht ohne Weiteres von den fachlich orientierten Datenredakteuren verwaltet werden können.

Ein Pflegekonzept muss für die Pflege dieser Parameter Prozesse vorsehen, die diese Rahmenbedingungen berücksichtigen. So müssen technische Experten zunächst dafür sorgen, dass die zu adressierenden Endpunkte der Fachverfahren identifiziert werden und deren Adressinformationen erfasst und dokumentiert werden. Dies kann einschließen, dass über den FIT-Connect Self-Service entsprechende Zustellpunkte erstellt werden und die Fachverfahren mit diesen Zustellpunkten technisch verknüpft werden. Die Adressinformationen, die bei diesen technischen Schritten anfallen, müssen dann an die zuständigen Redakteure bzw. im Fall von OSCI/XTA an die pflegenden Stellen jeweils verbunden mit den Angaben der Organisationseinheiten weitergegeben werden. Die Daten-Redakteure bzw. die Mitarbeiter der pflegenden Stellen können dann die technischen Adressinformationen in den Redaktionssystemen bzw. im DVDV eintragen. Dies setzt insbesondere bei den fachlich orientierten Daten-Redakteuren voraus, dass entsprechende Hilfestellungen in Form von Anleitungen oder sogar Ausbildungseinheiten angeboten werden.

Sinnvollerweise sollte es eine übergeordnete Stelle, z.B. das Roll-Out-Team oder die Landes-Redaktion, geben, die diesen Prozess begleitet und überwacht und so für eine ausreichende Datenqualität sorgt.